Кассовый разрыв — не просто временное отсутствие денег на счетах компании, а признак системных ошибок в управлении отчётностью. Разберём ключевые заблуждения, которые приводят к нему, и дадим рекомендации по предотвращению.
Отсутствие платёжного календаря
Предприниматели не всегда ведут чёткий график поступлений и списаний денег. Но если не контролировать движение средств, выплаты будут хаотичными, а финансовая нагрузка — непредсказуемая.
Например, может случиться так, что в один и тот же день надо будет рассчитаться с поставщиком, оплатить налог и выплатить зарплаты.
Платёжный календарь поможет синхронизировать поступления и списания, предусмотреть лимиты на периоды с низкой доходностью и наладить финансовую дисциплину. Неважно, где вести, — главное, чтобы было удобно и наглядно:
Календарь или приложение. В них можно создавать напоминания о предстоящих платежах. Итоговые цифры придётся считать вручную, но это лучше, чем ничего.
Excel или Google таблицы. Не требуют дополнительных затрат, можно создать свой шаблон с датами, приходом и расходом. Из минусов — ведётся тоже вручную, и можно что-то забыть. Например, не занести в документ поступление из банка или ближайшие платежи в ФНС.
Специализированные сервисы. Например, Контур.Пульс. Этот онлайн-инструмент для анализа финансов помогает прогнозировать кассовый разрыв и контролировать сложные проекты. Сервис интегрируется с банками и бухгалтерией, поэтому денежные потоки учитываются автоматически.
Забытая дебиторка
Другая ошибка, которая приводит к кассовому разрыву, — бесконтрольное накопление дебиторской задолженности. Компания отгружает товары, отражает выручку в учёте, но реальные деньги не поступают — возникает иллюзия прибыли.
Кроме того, просроченная дебиторка увеличивает риск безнадёжного долга и создаёт угрозу для выполнения собственных обязательств. Бывает, что партнёры не могут выплатить крупную сумму, и с ними приходится судиться.
Чтобы этого не происходило, нужно отслеживать сроки погашения долгов и напоминать о них контрагентам. Учёт дебиторки тоже можно вести в сервисах и приложениях.
Отсутствие финансовой подушки
Даже идеальный платёжный календарь не защитит от внеплановых ситуаций: срыва поставок, ухода ключевого клиента, скачка курса валют, поломки оборудования. Иногда всё происходит одновременно, и без резервного фонда компания может только:
- остановить производство;
- взять экстренный кредит под огромный процент;
- задержать обязательные выплаты с последующими штрафами.
Непредвиденные расходы нельзя спрогнозировать и записать в платёжный календарь. Чтобы покрыть их, компании приходится экстренно изымать деньги из оборотного капитала и замораживать текущие операции. Единственная защита — подушка безопасности и закрепление в учётной политике правила ежемесячного внесения процента от выручки на непредвиденные расходы.
Продумайте такую систему, чтобы откладывать от 5% прибыли в резервный фонд. Задача — накопить сумму, которой хватит на полгода расходов без выручки.
Слишком быстрое расширение
Слишком быстрое расширение бизнеса, особенно за счёт заёмных средств, может привести к катастрофическому кассовому разрыву.
Из-за резкого расширения компания может оказаться в ловушке, когда оборотные средства съедаются финансированием новых проектов, а старые не генерируют их в достаточном объёме. В результате предприниматель рискует оказаться на грани банкротства даже с перспективной бизнес-моделью и растущей клиентской базой.
Решение — поэтапное увеличение масштабов деятельности. При этом каждый новый объект должен окупаться до того, как будет открыт следующий. Также нужно разработать стресс-тесты денежных потоков, чтобы оценить риски при расширении.
Для стресс-тестирования подойдут методы:
Моделирование сценариев — создание разных ситуаций, чтобы понять, как они влияют на бизнес.
Анализ чувствительности — оценка того, как изменение важных параметров, например, закупочных цен на товары для маркетплейса, скажутся на финансовых результатах.
Исторический анализ — разбор прошлых кризисов и их последствий, чтобы выявить слабые места бизнеса.
Эльба займется налоговой рутиной, а вы — развитием бизнеса. Для новых ИП год Эльбы бесплатно
Неправильное планирование закупок
Часто компании закупают сырьё и товары с избытком — на скидках или из страха дефицита. Либо, наоборот, не успевают пополнить запасы. В первом случае деньги превращаются в неликвидный остаток, который не работает на бизнес, но требует затрат на хранение. Во втором — срочные закупки разрушают финансовую стабильность.
Решение — внедрить систему управления запасами. Например, Контур.Эльбу. Она улучшит точность учёта товарных остатков, ускорит обработку заявок и общую эффективность работы с запасами. С ней будет удобно проводить инвентаризацию.
Дезорганизация финансов
Если в компании нет ответственного за финансы и единого плана трат, деньги начинают расходоваться хаотично и появляются кассовые разрывы.
Например, предприниматель даёт отсрочки всем клиентам, складские запасы создаются «на всякий случай», а бухгалтерия ведёт учёт операций, не управляя будущими платежами.
Решение — назначить ответственного за бюджет, утвердить порядок расходов и регулярно сверять планы. Тогда финансы станут опорой для роста, а не источником проблем.
Как правильно выходить из кассовых разрывов
Главное — не паниковать. Есть небольшой пошаговый план, как быстро вернуть контроль над деньгами:
- Соберите дебиторскую задолженность. Обзвоните клиентов, которые должны. Можно предложить им небольшую скидку за быструю оплату — это срабатывает лучше угроз и повышает вашу репутацию.
- Договоритесь об отсрочках. Свяжитесь с поставщиками и честно объясните ситуацию. Большинство компаний идёт навстречу и может согласиться сдвинуть сроки платежей. Главное — сразу оплатите аренду, налоги и зарплату.
- Остановите все дополнительные траты. Сюда могут входить несрочные закупки, рекламные бюджеты, покупка новой техники. Важно сосредоточиться только на том, что приносит деньги прямо сейчас.
- Возьмите в долг правильно. Если своих средств не хватает, может помочь небольшой овердрафт в банке или займ у партнёра. Избегайте дорогих кредитов — они усугубят проблему.
Каждое действие обязательно фиксируйте в платёжном календаре, чтобы избежать цепной реакции неплатежей.
Кассовый разрыв неприятен, но это не конец бизнеса. Считайте его сигналом к тому, что пора менять подход к финансам.
Сервис напомнит, что пора платить налоги, подготовит уведомления и декларации
