1. Акт составили, а про другие документы забыли
Акт сдачи-приёмки работ считается основным документом, которым «закрывается» исполнение сделки. Но иногда требуются и другие. Например, договор может обязывать провести осмотр объекта, освидетельствование или экспертизу работ и результатов. Либо нужно сопровождать акт составлением и подписанием отчёта о выполненных работах, предоставлением технических документов.
Как избежать проблемы:
1. Чётко соблюдайте порядок сдачи работ, который указан в договоре.
2. Вовремя составляйте, направляйте, подписывайте все исполнительные документы.
2. Подписали акт другим числом
Абсолютно неважно, что послужило причиной подписания акта задним или будущим числом — если это обнаружится, документ будет недостоверным. Если заказчик откажется платить, не избежать споров по мелочам, затрат на экспертизу, юристов и судебный процесс.
Заодно подписание документа задним числом будет считаться подделкой документа, а за неё штрафуют по ст. 19.23 КоАП.
3. Акт подписан не тем, кем нужно
Кто и как подписывает акт — указывают в договоре. Если это не оговорено, акт подписывает руководитель компании, лично предприниматель или лицо, которое имеет право такой подписи по доверенности. На практике же бывает, что акты подписывает кто угодно, но не тот, кто должен: бухгалтеры, мастера и т.д.
Отдельный разговор — комиссионный порядок приёмки работ. В этом случае в акте должны стоять подписи всех членов комиссии. И пока порядок не соблюден, работы считаются не принятыми, даже если составлен акт.
4. Акт «забраковала» бухгалтерия
Акт выполненных работ относится к первичным документам учёта. После его подписи через какое-то время он передается в бухгалтерию — она-то и должна сделать расчёт с исполнителем. И вот тут могут возникнуть проблемы. Бухгалтеру важно, чтобы к сделке, акту и взаиморасчётам не придралась налоговая инспекция. И если такая вероятность есть, акт придётся переделывать. К сожалению, заказчик может воспользоваться ситуацией и тянуть время. Чтобы быстрее получить оплату, всегда интересуйтесь причиной задержки взаиморасчёта. Если заказчик отмалчивается — готовьте и направляйте письменную претензию.
5. Нарушения формы и содержания акта
Многие акты составляют в свободной форме. Для них нет установленного порядка, кроме того, который указан в договоре. На практике часто используют типовые формы или образцы из интернета.
Однако есть сделки, в которых закон обязывает применять унифицированные формы. Пример — формы КС2 и КС3, которые используют в строительстве. Замена таких форм на свободные — нарушение закона, что уже делает акты недействительными. Неправильное заполнение унифицированных форм — тоже нарушение.
Даже если используется свободная форма, в акте должны быть отражены:
1. Вид договора, по которому составляется акт.
2. Место и дата составления документа.
3. Стороны сделки и их представители, уполномоченные подписывать акт.
4. Перечень и описание выполненных работ.
5. Срок выполнения работ — установленный договором и фактический.
6. Другие сведения, определённые условиями договора о порядке сдачи и приёмки работ (объем, качество работ, мероприятия по оценке работ и пр.)
7. Цена и стоимость работ, НДС.
8. Сведения об авансовом платеже, его зачёт в окончательную оплату, итоговая сумма, подлежащая выплате исполнителю.
9. Выявленные недостатки.
10. Наличие/отсутствие претензий, их суть.
11. Подписи сторон.
Форму и содержание акта можно определить договором — приложением к нему. В этом случае стороны обязаны использовать согласованный вариант. Этот способ уменьшает вероятность претензий сторон друг к другу по поводу акта.
Статья актуальна на
