В каких случаях можно удержать излишне выплаченные деньги

Удерживать деньги разрешено, если:

  • Сотрудник не отработал аванс: уволился раньше, чем отработал полученное. Редкая ситуация, потому что обычно сотрудники получают аванс 25 числа в размере близком к 50% от зарплаты. 
  • Остались неизрасходованные подотчётные. Здесь всё понятно: вы выдали сотруднику деньги на покупку нового МФУ, а он не купил, потому что заболел. Значит, он должен вернуть деньги. 
  • Остался неотработанный отпуск. Например, работник отгулял 28 дней до конца года, а сам уволился посередине года. В этом случае удерживать задолженность нужно из денег, которые полагаются работнику при окончательном расчёте в момент увольнения. Если этих денег не хватает для погашения переплаченных отпускных, работодатель не вправе взыскивать сумму долга принудительно — Определение ВС РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3.
  • Произошла счётная ошибка. Если при заполнении платёжки вы случайно добавили ещё один ноль или перепутали суммы сотрудников — это поправимо, деньги можно удержать. Но если переплата возникла из-за неправильной трактовки закона, формально вы должны простить её. Работодатель может попробовать договориться с работником о возврате, но никаких законных мер воздействия в данном случае нет, только добрая воля сотрудника — п. 3 ст. 1109 ГК РФ.

Как и в каком размере можно удержать деньги

Сначала предложите работнику добровольно вернуть переплату. В свободной форме сообщите о счётной ошибке, попросите вернуть указанную сумму и укажите срок. Дополнительно отметьте, что в случае отказа деньги будут удержаны из заработной платы.

Если работник откажется вернуть деньги, издайте приказ об удержании переплаты. Сотрудник должен расписаться в приказе и поставить отметку, что против основания и суммы удержаний он не возражает. Если возражает, ему остаётся только обжаловать решение работодателя в суде. 

Порой работодателям приходится обращаться в суд, чтобы оформить удержание. Например, если работник получил зарплату на карточку, а после получил её второй раз в кассе. В этой ситуации зарплата начислена без ошибок, а переплата возникла из-за недобросовестных действий работника.

Из зарплаты (со всеми надбавками и бонусами) удерживают максимум 20% по ст. 138 ТК РФ. Если сотрудник должен больше, работодатель выбирает: можно разбить сумму на несколько месяцев или попросить работника написать заявление с просьбой удержать переплату в большем размере. 

Удерживать без спроса больше 20% — это и нарушение закона, и подталкивание сотрудника к конфликту. Если с сотрудником хорошие отношения, они могут испортиться, если напряжённые — в худшем случае он обратится в трудовую инспекцию и навлечёт проверку. О таких болезненных вопросах лучше договариваться явно.

Если компания обнаружила переплату, когда уже сдала отчётность, придётся подавать уточнённые декларации по налогам и страховым взносам. 

Если излишне перечисленные деньги вы удержите после вынесения решения судом, корректировки надо будет сделать на дату такого решения.

Когда переплату нельзя вернуть

Если ситуация не попала в перечень из ТК РФ, излишне выплаченные деньги вернуть не получится.

Например, если при расчете зарплаты вы необоснованно предоставили сотруднику вычет по НДФЛ. Или если при расчёте среднего заработка учли выплаты, которые не следовало включать в расчёт — например, материальную помощь или компенсацию стоимости проезда. Такая ситуация относится к неверному истолкованию норм права, поэтому переплата останется у сотрудника.

Точно так же нельзя будет вернуть деньги в случае, когда, к примеру, премию начислили одному работнику, а выплатили его однофамильцу. Или когда уже уволенному сотруднику выплатили аванс за следующий месяц.

Ещё одна ситуация, в которой работодатель не сможет вернуть переплату даже через суд — когда сотруднику начислили зарплату в соответствии с предписанием трудовой инспекции, а это предписание в последующем было признано судом незаконным и отменено.

Статья актуальна на