Многие сотрудники стараются сходить в отпуск летом, поэтому в моменте возрастают расходы на персонал. Если не подготовиться, придётся брать деньги, которые выделяли на другие цели.

Вы избежите этого, если создадите резерв на отпускные. Откладывайте деньги каждый месяц, чтобы равномерно распределить финансовую нагрузку и оптимизировать налоги.

Резерв на отпускные — это оценка будущих расходов на оплату отпусков. Компания учитывает суммы заранее, даже если сотрудники пока не ушли в отпуск.

Если не создавать резерв, отпускные неожиданно ударят по бюджету. Например, летом пять сотрудников одновременно возьмут отпуск — и на их выплаты срочно понадобятся деньги. С резервом этого не произойдёт, потому что фирма откладывала средства на эту цель.

Для работодателей

Эльба подготовит документы и отчёты за сотрудников в два клика

В бухучёте резерв на отпускные формируют все организации — ПБУ 8/2010. Он позволяет заранее учитывать будущие расходы.

От формирования резервов освобождён малый бизнес, который имеет право на упрощённый бухгалтерский учёт. Они делают это по собственному желанию.

В налоговом учёте резерв — не обязанность, а право для компаний на общей системе налогообложения, которые применяют кассовый метод. Порядок формирования резерва прописывают в учётной политике — ст. 324.1 НК РФ.

Резерв рассчитывают одним из трёх способов:

Индивидуальный расчёт — самый точный. Подходит для организаций, где до 10 сотрудников. Сумму считают отдельно по каждому сотруднику с учётом положенного количества дней отпуска, среднедневного заработка (СДЗ) и страховых взносов.

Например, менеджеру Иванову в 2026 году положено 28 дней отпуска. СДЗ — 2350 ₽. Считаем:

  • 28 х 2350 = 65 800 ₽ — отпускные;
  • 65 800 х 30% = 19 740 ₽ — взносы;
  • 65 800 + 19 740 = 85 540 ₽ — резерв.

Если в организации десять таких сотрудников, на резерв выделят 855 400 ₽.

Групповой расчёт — компромиссный вариант. Метод проще и быстрее первого, но уступает в точности. Подходит фирмам, где работает больше 10 человек.

Сотрудников объединяют по отделам или функциям: продажи, офис, производство. Сначала определяют резерв для отдельных групп, а потом суммируют полученные значения.

Например, в отделе продаж 12 сотрудников, которым в 2026 году положено 336 дней отпуска. СДЗ для группы — 2740 ₽. Считаем:

  • 336 х 2740 = 920 640 ₽ — отпускные;
  • 920 640 х 30% = 276 192 ₽ — взносы;
  • 920 640 + 276 192 = 1 196 832 ₽ — резерв.

Нормативный метод — самый простой. Его используют, если нет времени и возможности точно рассчитать резерв. Определяют по доле отпускных в фонде оплаты труда за прошлый год. Полученный процент применяют к текущему ФОТ.

Например, в 2025 году доля отпускных в ФОТ — 8%. В 2026 году компания планирует потратить на зарплаты и премии 5,7 млн ₽. Тогда резерв: 5 700 000 х 8% = 456 000 ₽.

Чтобы создать резерв в бухгалтерском учёте, сначала установите периодичность. Строгих правил в этом вопросе нет — выбирайте удобный для себя вариант. Резерв можно формировать каждый месяц, квартал или раз в год.

Ежемесячный расчёт даёт наиболее точную картину. Вы всегда видите, сколько денег должны сотрудникам за неиспользованные отпуска.

Например, в январе сотрудник заработал 2 дня отпуска, его СДЗ — 2000 ₽. Откладываете в резерв 5200 ₽ с учётом взносов. В феврале он снова заработал два дня отпуска. Пересчитываете резерв и добавляете ещё 5200 ₽. К лету накопите сумму, которой хватит на отпускные без нагрузки на бюджет.

Квартальный подход сокращает объёмы расчётов, но сохраняет высокую точность. В этом случае резерв пересчитывают в конце марта, июня, сентября и декабря.

Годовым расчётом пользуются фирмы, которые сдают отчётность раз в год. Резерв обычно формируют на 31 декабря. По возможности используйте ежемесячный или квартальный подход — при годовом возникает разница с реальными выплатами, что нарушает нормы ПБУ 8/2010.

Когда определитесь, зафиксируйте периодичность в учётной политике. Укажите в документе:

  • как часто рассчитываете резерв;
  • какой метод используете — по каждому сотруднику, по группам или нормативный;
  • на каком счёте учитываете резерв.

Если нет опыта в бухгалтерии, делегируйте составление учётной политики квалифицированному специалисту. Мы рассказываем о правилах в общих чертах, чтобы вы знали, в каком направлении двигаться.

Для отражения резерва в бухгалтерском учёте используют счёт 96 «Резервы предстоящих расходов» и типовые проводки.

Как отражают начисление резерва

Резерв — это будущие обязательства компании перед сотрудниками. Его отражают как расход, который пока не выплачен. В бухгалтерском учёте делают проводку: Дт 20 / 23 / 25 / 26 / 44 — Кт 96.

Счёт по дебету выбирают по подразделению, в котором работают сотрудники:

  • 20 — основное производство;
  • 23 — вспомогательное;
  • 25 — общепроизводственные расходы;
  • 26 — общехозяйственные;
  • 44 — расходы на сбыт.

В кредите используют счёт 96 «Резервы предстоящих расходов». Для удобства создают субсчёт — например, 96.01 «Резерв на оплату отпусков».

Как списывают отпускные из резерва

Когда сотрудник уходит в отпуск, отпускные выплачивают из резерва. Операцию отражают двумя проводками:

  • Дт 96.01 — Кт 70 — начислены отпускные;
  • Дт 96.01 — Кт 69 — начислены страховые взносы.

Эти записи показывают, что отпускные не влияют на текущие расходы — средства были зарезервированы ранее.

Как списывают остатки резерва

Неиспользованный резерв списывают в конце года. Например, если сотрудник не ушёл в отпуск и ему не выплатили отпускные. Деньги списывают в прочие доходы, операцию отражают проводкой: Дт 96.01 — Кт 91.1.

Что делать, если не хватило резерва

Если не хватило выделенного резерва, недостающую часть доначисляют за счёт нераспределённой прибыли прошлых лет. Операцию отражают проводкой: Дт 84 — Кт 96.

В налоговом учёте резерв на отпускные делаете по своему усмотрению. Порядок оформления схож с бухгалтерским учётом.

Чтобы включить резерв в налоговые расходы, нормы фиксируют в учётной политике:

  • метод расчёта — по каждому сотруднику, по группам или нормативный;
  • предельную сумму резерва на год;
  • долю ежемесячных отчислений от ФОТ.

Без корректировки учётной политики налоговая не признает расходы, доначислит налоги и выпишет штраф.

Отчисления в резервы по отпускным уменьшают базу налогообложения по налогу на прибыль. Например, если в январе начислили 30 000 ₽, но выплатите эти деньги только в июле, расходы признаете уже в первом квартале. Это делает налоговую нагрузку равномерной в течение года.

Доверьте отчётность Эльбе

Сервис напомнит, что пора платить налоги, подготовит уведомления и декларации

По итогам года сравните сумму резерва и фактические выплаты. Если резерв больше, включите излишек в доходы. Если меньше, недостающую часть учтите в расходах. Остаток можете перенести на следующий год, если продолжите пользоваться резервом.

Если решили не использовать резерв в новом году, зафиксируйте это в учётной политике. Остаток на конец года включите в налогооблагаемую базу.

Компании регулярно инвентаризируют резерв на отпускные, чтобы в учёте отразить реальную сумму обязательств перед сотрудниками.

Инвентаризацию проводят минимум один раз в год — на конец отчётного или налогового периода. Обычно — 31 декабря. Если резерв рассчитывают ежемесячно или ежеквартально, суммы пересчитывают в конце каждого квартала.

Во время инвентаризации сравнивают остаток по счёту 96 «Резервы предстоящих расходов» с фактической потребностью в отпускных. Для расчёта нужно:

  • определить, сколько дней отпуска накопили сотрудники;
  • рассчитать среднедневной заработок;
  • прибавить сумму страховых взносов.

Полученную сумму сравнивают с остатком резерва в бухгалтерии. Если его не хватает, доначисляют необходимую сумму. В противном случае излишек списывают в прочие доходы.

Для фиксации результатов инвентаризации оформляют акт по форме ИНВ-17 или на собственном бланке. В нём указывают:

  • дату проверки;
  • остаток резерва на счёте;
  • расчёт фактических обязательств;
  • разницу между расчётами и остатком.

К акту прикладывают справку-расчёт по каждому сотруднику, чтобы подтвердить точность расчётов.

  1. Резерв на отпускные помогает избежать кассовых разрывов — заранее откладываете средства, чтобы к отпускному сезону выплаты не ударили по бюджету.
  2. В бухгалтерском учёте резерв формируют все организации, кроме малого бизнеса, который вправе применять упрощённый учёт. В налоговом учёте резерв создают по своему усмотрению.
  3. Сумму резерва рассчитывают индивидуально, по группам сотрудников или нормативным методом.
  4. Для учёта используют счёт 96 и отражают операции стандартными проводками со счетами 20, 23, 25 и др.
  5. В конце отчётного периода проводят инвентаризацию резерва, сравнивают расчёты с фактическими выплатами и корректируют остаток.

30 дней Эльбы за 0 ₽

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно