Когда образуется задолженность
Дебиторская задолженность появляется, когда одна сторона уже выполнила обязательства, а другая ещё нет. Например:
- Производитель изготовил и отгрузил партию товара, но покупатель по условиям договора перечислит деньги только через месяц.
- ИП заказал сайт и внес предоплату, а подрядчик пока ничего не сделал.
- Руководитель выдал подотчётному лицу деньги на заправку картриджей, но сотрудник ещё не ходил в сервисный центр.
- Компания переплатила налоги и подала заявление в ФНС с просьбой зачесть переплату в счёт будущих платежей.
Задолженность будет считаться погашенной, когда покупатель внесёт в полном объеме деньги за товар, подрядчик сделает и передаст ИП готовый сайт, сотрудник заберёт картриджи из сервиса и отчитается перед руководителем, а инспекция зачтёт налоговую переплату.
В повседневной жизни мы становимся дебиторами, если покупаем шубу в рассрочку, рассчитываемся за продукты с кредитки, договариваемся оплачивать доп. занятия ребенка не наперёд, а в последних числах каждого месяца.
Отличия дебиторской задолженности от кредиторской
Кредиторская задолженность — это когда компания что-то должна контрагентам, сотрудникам или государству. Причины образования долга бывают разные:
- получили товар, но заплатите продавцу позже;
- покупатель заказал товар и рассчитался заранее;
- задерживаете зарплату сотрудникам;
- получили от ФНС требование об уплате налога, потому что просрочили очередной платёж.
В бизнес-процессах одна и та же компания часто выступает и кредитором, и дебитором. ИП из нашего примера выше внёс предоплату за сайт. На этом этапе он кредитор, а исполнитель — дебитор. Если исполнитель выполнит обязательства и передаст результаты своего труда, то предприниматель станет дебитором — до тех пор, пока не оплатит полную стоимость работ.
Виды дебиторской задолженности
Финансовая стабильность компании во многом зависит от того, насколько быстро возвращаются долги. Краткосрочная дебиторка относится к оборотным активам — это когда обязательства по договору исполняются в течение года. Если срок погашения больше года, то речь идет о долгосрочной задолженности — и это скорее внеоборотный актив.
По срокам погашения дебиторка делится на нормальную — если сроки уплаты по договору не нарушены, и просроченную — когда сроки прошли, а денег так и нет.
Также задолженность бывает сомнительной — то есть не обеспеченной банковской гарантией, залогом или поручительством, и безнадёжной — когда сроки исковой давности прошли, фирма-должник ликвидирована, юр. лицо вычеркнуто из ЕГРЮЛ.
Управление задолженностью
Идеальный вариант, когда у компании нет просроченной, сомнительной и безнадёжной дебиторской задолженности. Недополученная прибыль это всегда плохо — так вы рискуете остаться без оборотных средств и погрязнуть в кредиторской задолженности. Поэтому хоть дебиторка и приятнее собственных долгов, лучше всегда держать руку на пульсе и следить за средствами, которые ещё не у вас в кармане. Для этого:
- Регулярно проверяйте, кто и в каком объеме не рассчитался с вами. Инвентаризация долгов проводится перед годовым отчётом и в любое другое время по желанию.
- Напоминайте контрагентам и клиентам о датах платежей. Возможно, партнёры просто забыли о сроках.
- Если у контрагента финансовые трудности, он не в состоянии вовремя исполнить обязательства в полном объеме, но готов рассчитываться частями — подумайте о реструктуризации. Возможно, так вы быстрее вернёте свои деньги. Ведь процедура взыскания длительная и несёт в себе судебные издержки.
Хорошо, если в компании чётко отлажены процессы по управлению задолженностью. Тут важно всё спланировать, замотивировать ответственных сотрудников и проконтролировать ход работы. Эльба помогает отслеживать, какие контрагенты не оплатили счета, и автоматически напоминать им об оплате.
Минимизация рисков
Для снижения рисков невозврата дебиторской задолженности перед заключением договора проверьте контрагента на благонадёжность. Чем крупнее сделка, тем тщательней нужно анализировать возможные риски. Для этого пробейте потенциального партнера по всем возможным сервисам, таким как:
- ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
- Федресурс.
- Государственный ресурс бухгалтерской отчётности.
- Сведения о ЮЛ с задолженностью по уплате налогов.
- Прозрачный бизнес.
- Электронное правосудие.
Так можно проверить статус партнёра, легальность работы, наличие или отсутствие долгов и судебных разбирательств. Возможно, компания находится в стадии ликвидации, объявлена банкротом, зарегистрирована по массовому адресу и похожа на фирму-однодневку. Тогда лучше сто раз подумать, прежде чем принимать решение о сотрудничестве.
Статья: Что такое должная осмотрительность и зачем её проявлять при выборе контрагента
Взыскание дебиторской задолженности
Если сроки по договору прошли, а должник всё равно не платит, то направьте письменную претензию по почте с уведомлением. Или вручите бумагу лично — тогда нужно, чтобы дебитор подписал копию. Так вы подтвердите, что пытались решить вопрос мирным путём. Если в досудебном порядке вразумить должника не получилось, то можно идти в суд. К сожалению, даже в этом случае нет гарантии, что вы вернёте свои деньги. Если фирма стала банкротом, а взять с неё больше нечего, то не поможет даже судебное разбирательство.
Долг можно продать коллекторскому агентству или бюро. Так вы потеряете часть средств, но зато взысканием будет заниматься покупатель долга.
Помимо этого, дебиторскую задолженность страхуют — чтобы не взыскивать долг самому в случае неуплаты. Процедура не бесплатная, да и страховщики берут на себя обязательства не по каждой сделке, так как заведомо невозвратные долги им тоже не нужны.
Срок исковой давности
Общепринятый срок исковой давности по таким делам — три года. Дату считают:
- со дня, следующего за крайним числом оплаты по договору;
- с момента выставления кредитором требования об уплате;
- установленного кредитором числа — если дата не прописана в договоре.
Срок можно обнулить, если составить акт сверки взаиморасчётов. Документ должен подписать ИП или директор организации-должника. Тогда три года отсчитываются заново — с момента подписания акта.
Списание задолженности
Кредитор списывает долг, когда признает его нереальным к взысканию. Делается это после инвентаризации, на основании письменных разъяснений и приказа руководителя.
Списанная как убыток задолженность отражается в балансе в течение пяти лет — на случай, если у должника появятся средства.
Статья актуальна на
