При бухгалтерском аутсорсинге всю бухгалтерию или отдельные участки передают для ведения сторонней компании или одиночному внештатному специалисту. Заказчик и аутсорсер заключают договор возмездного оказания услуг, их взаимоотношения регулируются гражданским законодательством.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Аутсорсинговые компании предлагают разные объемы бухгалтерских услуг. Это может быть:
- Бухгалтерское консультирование — разовая экспертная поддержка по запросу, либо постоянная поддержка как дополнение к другим услугам.
- Полный аутсорсинг — всю бухгалтерию в компании ведет аутсорсер.
- Выборочный аутсорсинг — аутсорсеру передаются часть задач, как правило, наиболее рутинных и трудозатратных.
- Управление бухгалтерией — главный бухгалтер-аутсорсер управляет бухгалтерией, а простые учетные функции выполняют штатные сотрудники.
Условия у аутсорсинговых компаний бывают схожими или значительно отличаются. Так, полный аутсорсинг может включать не только бухгалтерские услуги, но и кадровый учёт, юридический консалтинг, подготовку к налоговым проверкам, налоговую оптимизацию и др. Отдельные компании оказывают экспресс-помощь, когда целая команда оперативно включается в ваши дела в экстренной ситуации — например, если не успеваете вовремя подготовить отчёты.
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга
У аутсорсинга много плюсов:
- Команда профессионалов, где каждый специализируется на своей области:расчёт зарплат, налогов, подготовка и сдача отчётов, проверка контрагентов, кадровый учёт. При таком подходе снижается риск ошибок — узкоспециализированный специалист сделает всё лучше, чем сотрудник, который разрывается на несколько задач одновременно.
- Легкая заменяемость кадров. Если один специалист заболеет или уйдет в отпуск, его тут же заменит другой. Аутсорсинговые компании набирают достаточно кадров, чтобы ни одна из клиентских задач не простаивала.
- Экономия на налогах, взносах, отпускных, выходных пособиях, обучении, а также оборудовании для рабочего места и специализированном ПО. Аутсорсинговые услуги обходятся дешевле по сравнению со штатным сотрудником. Аутсорсеры предлагают разные тарифы — клиент выбирает только то, что ему действительно нужно. Оплачивается выполнение конкретных услуг, а не полный рабочий день специалиста, когда нагрузка может большой или почти отсутствовать.
- Быстрая смена аутсорсера. Если качество услуг не устраивает, договор можно быстро расторгнуть и заключить с другой, более надежной, фирмой. Заменить штатную единицу за один день проблематично — процедура увольнения или сокращения не такая быстрая, а Трудовой кодекс неплохо защищает работников от произвола работодателя.
- Страхование рисков. Аутсорсеры обычно страхуют свою ответственность на внушительные суммы. Если из-за ошибок вы понесете убытки, то их возместят в полном объеме. Чтобы не попадать в неприятные ситуации и не портить себе репутацию, аутсорсинговые компании сразу набирают сильные кадры и налаживают многоуровневую систему контроля.
- Возможность в любой момент заказать услугу. Консультацию или иную услугу можно получить в день обращения. На рынке много предложений — всегда найдется аутсорсер, который оперативно поможет решить внезапно возникшую проблему.
Перечисленные плюсы могут легко превратиться в минусы, если довериться первой попавшейся компании. Лучше рассмотреть несколько вариантов и тщательно проанализировать всю доступную информацию. Вас должны насторожить слишком хвалебные и однообразные отзывы в интернете — они могут быть заказными.
Внимательно читайте договор перед подписанием — там должно быть чётко прописано, сколько и за что вы платите, застрахованы ли риски. Плохо, когда договор без подробностей или содержит размытые формулировки. Возможно, аутсорсер вводит вас в заблуждение и в случае ошибок или срыва сроков будет увиливать от ответственности.
Недостатки бухгалтерии на аутсорсинге
Не каждый бизнес готов запускать на внутреннюю кухню посторонних, и этому есть объяснение. Аутсорсинг, при всех своих преимуществах, имеет и весомые минусы:
- Вероятность понести убытки из-за ошибок и низкой квалификации. Даже если с аутсорсером подписан договор на полное ведение бухгалтерии, это не освобождает компанию от налоговой, административной, гражданской и даже уголовной ответственности. Опытные аутсорсеры понимают, что ошибки возможны даже в идеально отлаженной системе. Поэтому страхование рисков — это главный показатель того, что перед вами надежная команда. С одиночного фрилансера в случае чего спросить будет сложнее, поэтому следите, чтобы ответственность была прописана в договоре.
- Риск утечки данных через третьих лиц. Тут главное не гнаться за дешевизной и выбирать аутсорсера с хорошей репутацией.
- Репутационные риски. Отношения с контрагентами могут разладиться, если в документах будут регулярно всплывать ошибки. Некоторые аутсорсеры берут на себя сбор первичной документации — тут тоже важна корректность общения с вашими партнерами.
- Плата за дополнительные услуги. У штатного сотрудника обязанности прописаны в должностной инструкции. Функции аутсорсера обозначены в договоре, за все что сверх этого придется платить.
- При расторжении договора возможны проблемы с передачей базы данных. Поэтому порядок действий при прекращении сотрудничества тоже должен быть прописан в договоре.
- Не всегда можно контролировать процессы. Аутсорсинговые компании стараются предоставлять доступ к базам, программам и аналитике, чтобы можно было в любой момент оценить, как обстоят дела. Но так делают не все.
Плюсы и минусы одиночного бухгалтера-фрилансера
Если у вас небольшой бизнес, бухгалтерию и подготовку отчётов в ведомства можно передать на аутсорсинг одиночному специалисту. В этом случае вы также оплачиваете только услугу, экономите на отпускных и больничных, в любой момент можете отказаться от сотрудничества и найти другого исполнителя. Но порядок в вашем бизнесе будет напрямую зависеть от профессионализма и ответственности фрилансера. Если случится форс-мажор, в напряженный период сдачи отчётности вы рискуете остаться в одиночестве и недоумении — особенно если вам не успели передать дела. Конечно, внезапная болезнь или несчастный случай могут произойти и со штатным сотрудником. Поэтому услугами фрилансеров пользуются, так как это выгодней по деньгам.
Кому подходит и не подходит бухгалтерский аутсорсинг
Многое зависит от специфики бизнеса и предпочтений собственника. Иногда руководителям важно все видеть своими глазами и контролировать каждый шаг работника. Также для передачи дел на аутсорсинг нужно, чтобы все дела велись в белую. Если используются сомнительные схемы, то аутсорсинговая компания вряд ли согласиться в этом участвовать.
Аутсорсинг обычно выгоден:
- ИП и микропредприятиям. Нанимать штатного бухгалтера бывает нерационально из-за небольшого объёма учёта.
- Стартапам. Силы направляются на развитие бизнеса — на налоги и отчёты не хватает времени или нет желания этим заниматься.
- Крупному бизнесу. Рутинные задачи отдаются на аутсорсинг, чтобы разгрузить штатных сотрудников.
- Сезонному бизнесу. Содержать штат бухгалтеров круглый год невыгодно.
- Иностранным компаниям. Чтобы не разбираться в тонкостях нашего законодательства, проще довериться профессиональной команде.
ИП, у которых нет бухучёта и сложной отчётности, порой просто бессмысленно передавать задачи на аутсорсинг. Проще и дешевле пользоваться бухгалтерским сервисом для сдачи отчетности, таким как Эльба. Сервис поможет без ошибок заполнить и отправить документы, напомнит о сроках сдачи отчётности, проинформирует о важных изменениях в законодательстве.
Статья актуальна на
