Подготовили для предпринимателей краткое пособие по работе с кассовыми чеками.
Онлайн-кассы давно стали обязательными практически для любого бизнеса, а в 2025 году правила работы изменились. Появились новые ставки НДС, стала обязательной фискализация СБП, ввели новые теги и требования к качеству печати.
Ошибки в работе с чеками — частая причина штрафов, блокировки касс и претензий клиентов. Даже небольшая неточность в реквизитах приведёт к штрафу до 10 000 ₽. Повторный факт неприменения ККТ грозит приостановкой работы на 90 дней.
Что такое кассовый чек и зачем он нужен
После приёма оплаты предприниматель обязан выдать кассовый чек. Это первый документ, который создаёт онлайн-касса в момент расчёта. Чек фиксирует факт покупки и содержит информацию о платеже: дату, сумму, название товара или услуги, данные продавца.
Чек формирует онлайн-кассе и отправляет в налоговую через оператора фискальных данных — п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 года № 54-ФЗ.
Чек защищает и клиента, и предпринимателя. Для покупателя это подтверждение оплаты и основание для возврата товара или гарантийного обслуживания. Без чека сложнее доказать факт покупки.
Для бизнеса это инструмент прозрачной работы. Данные о продажах поступают в налоговую в реальном времени. Это помогает учитывать выручку и соблюдать требования законодательства, упрощает учёт и снижает риски при проверках.
Чеки выдают все предприниматели и организации, которые принимают оплату от клиентов. Это касается как наличных, так и безналичных расчётов по карте, через QR-код или банковским переводом.
От выдачи чека освобождены:
- Самозанятые на НПД. Они формируют электронный чек в приложении «Мой налог» без онлайн-кассы.
- ИП на патенте, если ведут деятельность из списка в п. 2.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ.
- Бизнес в отдельных сферах: при разносной торговле, приёме вторсырья.
- Предприниматели и организации в труднодоступных или отдалённых местностях без интернета или связи.
- ИП и компании, которые не работают с физлицами и не рассчитываются наличными или картой.
Освобождённые от кассы предприниматели выдают покупателям другие документы, подтверждающие оплату. Например, квитанцию об оплате или товарный чек. Главное, чтобы были реквизиты из ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ.
В какой форме выдают кассовые чеки
Чаще всего чек выдают на бумаге — его печатают после оплаты и передают в руки покупателю. Если клиент отказывается, всё равно распечатайте и предложите документ.
Чтобы сэкономить на расходных материалах, предложите клиентам электронные чеки. Они имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Для этого запросите у покупателя согласие и контакт: телефон или email.
С 01.03.2025 появился ещё один вариант — сервис «Мои чеки онлайн» от ФНС. Если покупатель согласился и оставил контакт, укажите эти данные и отправьте чек — покупатель увидит его в приложении «Мои чеки онлайн». Документ содержит все обязательные данные и хранится в приложении или на сайте ФНС.
Что изменилось в 2025 году
Новые ставки НДС. С 1 января появились ставки НДС 5 и 7%. Ставку 5% применяют на УСН при годовом доходе от 60 млн до 250 млн ₽, ставку 7% — при доходе от 250 млн до 450 млн ₽.
Их нужно отображать в чеке. Для этого проверьте, поддерживает ли ваше кассовое ПО реквизиты для новых ставок, и обновите прошивку. Без обновления касса выдаст чек с ошибкой, а расчёты будут некорректными.
Новые правила расчётов через СБП. С 1 марта при оплате через Систему быстрых платежей (СБП) нужно пробивать чек — её приравняли к другим способам расчёта. Отсутствие чека при переводе через СБП — нарушение.
Упрощение регистрации и перерегистрации ККТ через ОФД. Например, при смене адреса достаточно сформировать отчет на кассе и передать своему оператору фискальных данных. Заявление заполнять больше не нужно.
Новый способ выдачи чеков. С 1 марта чек можно выдавать через сервис «Мои чеки онлайн». Если клиент согласен и оставил контакт, он сможет получить чек в приложении «Мои чеки онлайн».
Новые теги. С 1 сентября вступят в силу новые требования к детализации чеков:
- Для интернет-продаж и маркетплейсов — признак интернет-расчёта (тег 1125), адрес сайта (тег 1187) и контакт покупателя (тег 1108).
- Появились теги 1082 и 1234-1238 — сумма и сведения о безналичной оплате. Они введены для пилотного проекта между ФНС и банками — по включению ID-банковской транзакции в чек при оплате через POS-терминал. Пока деталей по заполнению нет. Если вы не участник пилотного проекта, заполнять их не нужно.
При продаже маркированных товаров тоже появились нововведения. В уведомлении о реализации с осени нужно будет указывать:
- номер ФД (тег 2040), касса заполнит его сама.
- при продаже через интернет указывают часовую зону, где произошел расчет в теге 1011 «часовая зона» а также признак интернет-расчёта (тег 1125).
Требования к качеству чеков. С 1 сентября ужесточат требования к печати:
- Размер QR-кода — не менее 20х20 мм.
- Высота шрифта — от 2 мм.
- Межстрочный интервал — от 0,5 мм.
- Контрастность должна позволять без проблем сканировать QR-код.
Чеки-коррекции. В ФФД 1.05 в чек коррекции тег 1179 заполняют, если коррекцию осуществляют по предписанию ФНС. Чек-коррекции должен содержать номер предписания налоговой, как и в остальных версиях ФФД.
Маркировка товаров и кассовые чеки
Если продаёте товары с обязательной маркировкой — например, лекарства, обувь или парфюмерию — нужно передавать код маркировки в систему «Честный знак» — так фиксируется вывод маркированного товара из оборота.
Кассир сканирует код, отправляет запрос в систему и получает ответ о статусе. Если проверка пройдена, ККТ добавляет в чек специальный тег и признак [М+]. Покупатель видит, что товар легален. Процесс автоматический, работает с ФФД 1.2.
Ответственность за нарушения при работе с чеками
Административная ответственность за нарушения в работе с ККТ указана в ст. 14.5 КоАП РФ.
Если предприниматель не использует онлайн-кассу там, где это требуется, штраф составит до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 000 ₽. Организации штрафуют на 75-100% от суммы расчёта, но не меньше 30 000 ₽.
За повторные нарушения наказание строже. Если сумма неучтённых расчётов превысит 1 млн ₽, работу приостановят на срок до 90 дней. Руководителя могут дисквалифицировать на срок до двух лет.
Не относитесь к ошибкам с чеками как к мелочам. Штрафы, снятие с учета и потеря доверия клиентов — реальные риски. В долгосрочной перспективе это подрывает финансовую стабильность.
Коротко
- В 2025 году изменились правила работы с чеками. Появились новые ставки НДС — 5 и 7%, стала обязательной фискализация платежей через СБП, ввели новые теги и требования к чекам.
- Выдавайте чек при любой оплате, включая расчёты через СБП. В кафе и ресторанах пробивайте чек до получения оплаты.
- Выдавайте чеки удобным способом: бумажным, электронным — по email или СМС — или через сервис «Мои чеки онлайн» при согласии клиента.
- Проверяйте, есть ли в чеке все обязательные реквизиты: дата, время, сумма, данные продавца, тип расчёта, QR‑код и другие, предусмотренные 54‑ФЗ.
- Если продаёте маркированные товары, настройте ККТ на добавление в чек кодов маркировки.
- Соблюдайте требования по качеству печати: QR‑код должен быть читаемым, размером не менее 20х20 мм, шрифт — от 2 мм, с хорошим контрастом.
- За нарушение правил штрафуют и блокируют кассы. За повторное нарушение приостанавливают деятельность на срок до 90 дней.
