ЕФС-1 можно сдать в электронном виде, чтобы не ехать в отделение или на почту. Рассказываем, как это сделать и меняются ли сроки сдачи.
Какие отчёты заменил ЕФС-1
В 2023 году ЕФС-1 заменил отчёты, которые раньше сдавали в упразднённые ПФР и ФСС. Форма состоит из двух разделов, но её редко заполняют целиком. Обычно отправляют несколько подразделов в зависимости от ситуации.
Какие отчёты заменил ЕФС-1:
| Разделы ЕФС-1 | Какой отчёт заменили |
| Подраздел 1 и подраздел 1.1 раздела 1 | СЗВ-ТД |
| Подраздел 1 и подраздел 1.2 раздела 1 | СЗВ-СТАЖ |
| Подраздел 2 раздела 1 | Раздел 5 ОДВ-1 |
| Подраздел 3 раздела 1 | ДСВ-3 |
| Раздел 2 | 4-ФСС |
Когда и куда сдавать ЕФС-1
Срок сдачи ЕФС-1 зависит от причины и заполненных разделов:
- подраздел 1.1 раздела 1 — до 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе или подаче заявления о способе ведения трудовой книжки;
- подраздел 1.1 раздела 1 — не позже следующего рабочего дня после кадрового мероприятия: приёма, увольнения, приостановления или возобновления трудового или гражданско-правового договора;
- подраздел 1.2 раздела 1 — до 25 января года, следующего за отчётным годом;
- подраздел 2 раздела 1 — вместе с подразделом 1.2 до 25 января, если есть сотрудники с правом на досрочную пенсию;
- подраздел 3 раздела 1 — до 25 числа месяца, следующего за истёкшим кварталом;
- раздел 2 — до 25 числа месяца, следующего за истёкшим кварталом.
Единый отчёт сдают в отделение Социального фонда по месту регистрации ИП или организации. Обособленные подразделения отчитываются по месту расположения, когда сами выплачивают зарплату. Если нет, то данные по ним включаются в отчёт головной компании.
При подаче в электронном виде не ищите своё отделение. Отчёт автоматически попадёт в нужный СФР. Срок сдачи не меняется.
Эльба подготовит документы и отчёты за сотрудников в два клика
Кто обязан сдавать в электронном виде
Если в организации работает не более 10 человек, единый отчёт в электронном виде сдают по желанию. Например, чтобы тратить меньше времени. Никто не запрещает сдавать лично в отделение, если так удобнее.
Когда организация расширяется до 11 сотрудников и более, сдача в электронном виде становится обязательной. Если подадите отчёт в бумажном виде, вас оштрафуют на 1000 руб. за нарушение порядка предоставления данных.
Как сдать ЕФС-1 в электронном виде бесплатно
Чтобы удалённо сдать ЕФС-1, оформите электронную подпись (УКЭП) в любой ИФНС или удостоверяющем центре. Она нужна, чтобы заверить данные — работает как обычная подпись на бумажных документах.
Затем выберите способ подачи, заполните нужные разделы через специальные программы, подпишите полученной ЭП и отправьте отчёт на проверку.
Через сервис СФР
У СФР есть сервис для страхователей как личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Он позволяет получать уведомления от Фонда, читать новости об изменениях и сдавать отчёты в электронном виде.
Порядок сдачи ЕФС-1 через сервис СФР:
- Авторизуйтесь в личном кабинете страхователя через верифицированный аккаунт на Госуслугах.
- Скачайте программу для заполнения отчётов СФР. Если она уже установлена, проверьте, что пользуетесь последней версией.
- Заполните нужные разделы единого отчёта, заверьте документ электронной подписью.
- Загрузите в личный кабинет страхователя сформированный файл и отправьте в СФР на проверку.
В течение следующего рабочего дня СФР пришлёт уведомление о получении отчёта. Статус проверяйте в личном кабинете. Если найдут ошибки, пришлют сообщение в ЛК с пояснениями и требованием скорректировать данные.
Через оператора ЭДО
Если работать через оператора ЭДО, получится не только удалённо подать отчёт, но и ускорить заполнение разделов.
В Эльбе автоматизирован налоговый и кадровый учёт, поэтому предприниматели справляются без штатного бухгалтера.
Как это работает:
- Регистрируетесь в Эльбе и активируете тариф «Премиум».
- Ведёте налоговый и кадровый учёт, вносите информацию о кадровых мероприятиях и зарплатах.
- Система напоминает о приближающемся сроке сдачи единого отчёта и предлагает сформировать ЕФС-1 в пару кликов.
- Проверяете документ, подписываете ЭП и отправляете в СФР на проверку.
- Дожидаетесь окончания проверки и развиваете бизнес без штрафов от СФР, налоговой и других органов.
На тарифе «Премиум» доступно 15 консультаций с опытными бухгалтерами. Например, если хотите оптимизировать налоговую нагрузку или сменить режим налогообложения.
Штрафы за нарушение сроков
За нарушение сроков сдачи единого отчёта штрафуют должностных лиц или работодателя:
| Раздел | Штраф |
|---|---|
| Подраздел 1 раздела 1 | Должностное лицо штрафуют на 300-500 руб. За первое нарушение штраф могут заменить предупреждением |
| Подраздел 1.2 раздела 1 | 500 руб. за каждого сотрудника, информация о котором должна была быть в отчёте |
| Подраздел 2 раздела 1 | |
| Подраздел 3 раздела 1 | |
| Раздел 2 | 5% от исчисленных взносов за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не менее 1000 руб. и не более 30% |
Не откладывайте это на последний момент, сдавайте отчёт с запасом 5-10 дней. Останется время на исправление ошибок, если СФР пришлёт требование.
Коротко
- ЕФС-1 с 2023 года заменил ряд отчётов, которые сдавали в упразднённые ПФР и ФСС.
- Срок сдачи ЕФС-1 зависит от причины и заполненных разделов. Сдача в электронном виде не влияет на утверждённые сроки.
- Если в организации работает 11 и более человек, то ЕФС-1 можно сдавать только в электронном виде. Для этого оформите электронную подпись — в ИФНС или удостоверяющем центре.
- Единый отчёт в электронном виде сдаётся через ЛК страхователя на сайте СФР или оператора ЭДО. Если выбрать Эльбу, подготовка любого раздела займёт не больше минуты.
- Штраф за нарушение сроков зависит от разделов, которые нужно было сдать. Он может быть за каждого сотрудника или в целом за весь ЕФС-1.
