Чтобы оценить реальную эффективность работников, компании часто используют программы учёта рабочего времени. В статье расскажем, для чего ещё нужны такие программы, какие у них есть плюсы и минусы, а ещё — как выбрать ту, что подходит вам.

С помощью специального ПО компании решают четыре важные задачи: соблюдают закон и защищают чувствительные данные, контролируют проекты и отслеживают эффективность сотрудников.

  1. Соблюдать закон, начислять зарплату и вести кадровый учёт. Работодатель обязан вести учёт рабочего времени по статье 91 ТК РФ, иначе получит штраф до 50 000 рублей по статье 5.27 КоАП РФ.
    Чтобы соблюдать закон, нужны программы учёта рабочего времени с бухгалтерскими функциями, например, «Контур.Экстерн». С ее помощью бухгалтеры магазина косметики рассчитывают зарплату сотрудникам, включая дни отпусков, больничных и праздников. В программе есть электронный документоооборот и распознавание первички, поэтому бухгалтеры и кадровики экономят свое время и деньги компании.
  2. Контролировать ход проектов. С помощью программ для учёта рабочего времени руководитель сможет увидеть задачи сотрудников: какие в работе, какие завершены, где не хватает информации.
    Например, проектные менеджеры CRM-агентства ставят задачи на тексты для email-рассылок, отрисовку дизайна и вёрстку писем. Система отправляет уведомления, когда сотрудники начинают и заканчивают задачу, оставляют комментарии или прикладывают файлы. Затем менеджеры смотрят потраченные часы и выставляют счета клиентам.
  3. Анализировать эффективность работы. С помощью программ можно формировать отчёты в разных срезах. Например, посмотреть задачи по человеку, отделу или группе. А ещё — за день, месяц или квартал.
    Например, руководитель отдела продаж онлайн-школы видит информацию по сделкам: статусы, суммы, контакты клиентов. Он каждый день считает выполнение плана продаж: если работники отстают от плана, просит маркетологов привлечь ещё лидов.
  4. Предотвращать утечки данных. ПО помогает отслеживать действия сотрудников на рабочем месте и, в том числе, выявлять подозрительную активность.
    Например, Контур.Staffcop может предупредить, если сотрудник открыл папку с паспортом директора компании, к которой у него не должно быть доступа. А ещё отправит уведомление, если будет несоответствие доступа между программой и CRM: допустим, в CRM сотруднику нельзя просматривать контакты клиентов, а в программе учёта — можно.

Чтобы вести учёт рабочего времени, компании используют специальные программы.

Онлайн-таблицы: Excel, Google Таблицы. Подходят для учёта времени специалистов, которые каждый месяц отрабатывают разное количество часов на сменном графике или почасовой оплате. Офисные сотрудники по умолчанию отрабатывают 8 часов в день, поэтому их часы считать бессмысленно, но можно отмечать начало и конец рабочего дня.

Бухгалтерские программы: Они подтягивают информацию из карточек работников, штатного расписания, табелей и других источников. А ещё учитывают отпуска и больничные, праздники и отгулы. Таким образом, подсчёт времени — это дополнительная, а не основная функция. Эльбы с этим тоже помогает. 

CRM-системы: «Битрикс24», «Мегаплан» и Эльба. Подходят для тех, кто работает с клиентами.

Например, менеджеры по продажам ставят задачи на подготовку коммерческого предложения и заключение договора, а проектные менеджеры — на написание отчётов по работе и выставление счетов. CRM-системы отслеживают задачи, время на них, начало и конец рабочего дня. А еще хранят информацию по клиентам — договор, карточка проекта и так далее.

Лучшие CRM‑системы для малого бизнеса в 2025 году

Ведите клиентов и бухгалтерию в одном сервисе

Забудьте про таблички и громоздкие CRM. Новый раздел Проекты в Эльбе их заменит

Попробовать бесплатно

Таск-менеджеры: «ЛидерТаск», Kaiten, «ПланФикс». Помогают фиксировать задачки, чтобы они не терялись в чатах или блокнотах. Сотрудники автоматизируют регулярные задачи: например, можно поставить ежемесячную задачу с подготовкой бухгалтерской документации или ежедневную на синхронизацию с командой.

Тайм-трекеры: «Яндекс Трекер», «Инсайдер», «Мяудза». Подходят для учёта времени компаниям, которые продают часы сотрудников — маркетинговым агентствам, ИТ-компаниям. Тайм-трекеры отслеживают время на задачи с учетом перерывов, делают скриншоты и трансляции с рабочего экрана сотрудников. А потом компании выставляют счета по затраченным часам.

Программы для мониторинга действий сотрудников: Контур Staffcop, «Инсайдер», CrocoTime. Подходят тем, кто хочет защитить свои и клиентские чувствительные данные: программные коды ИТ-продуктов, техническую документацию, коммерческие отчёты и так далее. Сервисы записывают экраны сотрудников и предупреждают о подозрительных действиях.

Программы помогают со смежными задачами: сохранить важные данные по проекту, выставить счета для клиентов или проанализировать, чем на самом деле занимаются сотрудники на работе.

Преимущества

Быстрые отчёты. В программе можно смотреть статусы задач в реальном времени или настраивать автоматические отчёты в нужных срезах. Например, увидеть, какие задачи сотрудник выполнил за неделю, сколько времени у него ушло на каждую и сколько часов он работает каждый день.

Скорость подключения. Программу можно использовать сразу после оплаты или подключить бесплатный пробный период. Так сотрудники успеют познакомиться с сервисом: поймут, как удобно им пользоваться, каких функций не хватает, как быстро отвечает техподдержка и стоит ли покупать именно это решение.

Техподдержка и полезные гайды. Пользователи могут задавать вопросы в чате технической поддержки или искать ответы в базе знаний. Если компания не работает с зарубежными клиентами, техподдержка и база знаний должны быть на русском языке, чтобы сотрудники не тратили время на перевод.

Точная оценка загрузки. В программах можно отслеживать задачи сотрудников и сколько времени они на них тратят, смотреть скриншоты или трансляции с рабочих экранов. Есть программы, которые записывают каждое действия сотрудника, а потом создают наглядный отчёт, на что уходит рабочее время.

История задач. Позволяет смотреть завершенные и открытые задачи, видеть комментарии по ним и вложенные файлы. Это помогает, когда нужно погрузить в проект нового сотрудника, попрощаться со старым или вспомнить, почему в прошлом задачу решили именно таким образом.

Автоматизация рутинных задач. С помощью ПО можно настроить регулярные задачи для синхронизации с командой, подписания документов или для любых других дел, которые повторяются. Система автоматически создает задачу, поэтому сотрудник не тратит время на ее заполнение и не забывает про важные дела.

Доказательства в суде. Сохранять отчёты по работе и использовать их в суде, если сотрудник не выполняет свои задачи или виноват в утечке данных. В конфликтных ситуациях суд чаще встает на сторону работника, а подробный отчет со статистикой поможет добиться справедливого решения.

Недостатки

Сопротивление сотрудников. С 2024 года наказание за утечки ужесточили: теперь компании придётся заплатить штраф от 500 000 до 10 млн ₽, или лишиться свободы на срок до 10 лет. Программы для учёта рабочего времени и расследования утечек оберегают сотрудников от таких рисков.

Стоимость. Программы стоят дороже, если нужны дополнительные функции — кибербезопасность, бухгалтерия, хранилище данных или интеграции с календарями, почтой, другими сервисами. Лучше заплатить больше, но не переживать из-за утечек чувствительной информации.

Технические требования. Компании-разработчики размещают их на сайте продукта и в лицензионном соглашении, а специалисты делают акцент при установке сервиса. Если технические требования не соблюдены, программа может работать несовершенно. Например, следить за задачами, но не показывать отчет по ним.

Лучше всего выбирать программу от российских разработчиков: так вы избежите возможные блокировки и переносы данных.

  • стоимость за одного сотрудника;
  • репутация на рынке;
  • разграничение доступов и шифрование важных данных;
  • отзывы пользователей и знакомых;
  • бесплатный тестовый период;
  • понятный интерфейс, с которым можно разобраться за 10–15 минут;
  • уведомления о задачах в программе, по почте, в мессенджерах;
  • предупреждения об утечке;
  • разные представления рабочей области: доска, список задач, диаграмма;
  • интеграции с рабочими сервисами: календарями, программами для видеоконференций и так далее;
  • техподдержка, которая отвечает на вопросы хотя бы за 1 рабочий день;
  • отчёты со статистикой по задачам в нужном разрезе;
  • версии для разных устройств: ПК или смартфонов на IOS, Android;
  • объём хранилища для данных.