Работодатель должен компенсировать дни больничного, которые выпали на отпуск сотрудника. Рассказываем, как это оформить и что делать с выплатами.
Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска
Если сотрудник заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске, дни отдыха не сгорают. Компания продлевает или переносит отпуск — как решит работник.
Сотрудник сообщает о болезни руководителю в удобной форме: отправляет письмо по электронной почте, пишет в мессенджер или звонит по телефону.
Отказать в продлении или переносе отпуска нельзя. Это будет нарушением прав работника и приведёт к административной ответственности.
Эльба подготовит документы и отчёты за сотрудников в два клика
Какие документы нужны для подтверждения
Сотрудник должен подтвердить, что действительно заболел во время отпуска. Он должен обратиться к врачу для оформления электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН).
Социальный фонд России (СФР) направит уведомление работодателю. Дальше решаете с сотрудником, что делать: переносить или продлевать отдых.
Если работник отдыхал за границей, для подтверждения подойдут иностранные документы о болезни — например, медицинское заключение или справка от врача. Для получения больничного пособия после возвращения из отпуска необходимо переоформить иностранные документы на российские.
Как оформить продление отпуска
Дни больничного можно отгулять сразу после планового окончания отдыха. Отпуск продлевается на продолжительность ЭЛН.
Например, Денис брал отпуск на 14 дней — с 03.03.2025 по 17.03.2025. Через несколько дней он почувствовал себя плохо, обратился в больницу. Врач оформил листок нетрудоспособности на 5 дней.
Денис решил продлить отпуск, поэтому не вышел на работу 17.03. Он отдохнёт ещё пять дней и вернётся 24.03, потому что 22 и 23 марта — выходные.
Документы оформлять не нужно. Работодатель по желанию выпускает приказ в свободной форме о продлении отпуска.
Необходимо внести корректировки в табель учёта — отметить дни болезни и новый период отдыха.
Как оформить перенос отпуска
Неиспользованные из-за больничного дни отпуска можно перенести на другой период. При условии, что в течение года один из отрезков будет 14 дней и более. Если текущий отпуск был 14-дневным и больше нет дней отдыха, переносить нельзя.
Как оформить:
-
Получите заявление от сотрудника. Документ составляется в свободной форме. В тексте работник указывает, сколько дней и на какой период перенести.
-
Оформите приказ о переносе отпуска. В любой форме или утверждённой локальным актом организации. В тексте ссылайтесь на заявление работника. В конце поставьте подпись, ознакомьте с приказом сотрудника — он также должен расписаться в документе.
- Скорректируйте график отпуска. Отразите в таблице, когда сотрудник будет догуливать отпуск. В пояснениях укажите, что перенесли из-за больничного.
- Пересчитайте отпускные. Из-за переноса отпуск сокращается — следовательно, ранее вы выплатили работнику больше положенного. Можете договориться, чтобы сотрудник добровольно вернул деньги организации или предложите компромисс — зачесть разницу в счёт будущей зарплаты.
- Пересчитайте НДФЛ и взносы. С отпускных удерживают НДФЛ и платят страховые взносы. Так как их размер уменьшился, образовалась переплата в бюджет. Подайте отчёты-корректировки в налоговую. На едином налоговом счёте (ЕНС) отразится переплата, которую можно вернуть на счёт или оставить на будущие бюджетные платежи.
Нужно ли оплачивать больничный, открытый в отпуске
Если больничный во время отпуска открыт по правилам через медицинское учреждение, дни нетрудоспособности оплачиваются в общем порядке. Первые три дня — за счёт работодателя, остальное — через СФР. Пособие рассчитывают в течение 10 рабочих дней, а выплачивают в день ближайшей зарплаты
Больничный не оплачивается, если сотрудник находился в отпуске за свой счёт, по беременности или уходу за ребёнком, в учебном отпуске.
Компенсация за временную нетрудоспособность рассчитывается по среднедневному заработку за последние два года. Не забывайте учитывать текущий стаж сотрудника.
Чтобы быстро рассчитать компенсацию, воспользуйтесь онлайн-калькулятором.
Что делать с отпускными
В зависимости от решения сотрудника может потребоваться перерасчёт отпускных.
При переносе отпуска необходимо пересчитать сумму, а разницу в пользу организации зачесть в будущие выплаты работнику. За оставшиеся дни отпуска нужно будет заплатить перед началом отдыха, но уже заново рассчитать сумму, потому что изменится расчётный период.
Если договорились о переносе на этот же месяц, можно ничего не пересчитывать, потому что расчётный период и средний заработок сохранятся.
При продлении отпуска ничего не делайте, потому что ранее уже выплатили сотруднику отпускные в полном размере.
