Расскажем, для каких органов, когда и какую отчётность сдают работодатели по своим сотрудникам. А ещё подскажем, как не попасть под штрафы.
Что такое кадровая отчётность и зачем она нужна
Кадровая отчётность — обязательная часть документооборота, в которой отражают сведения о трудовой деятельности работников. Эти документы нужны, чтобы соблюдать нормы законодательства, точно рассчитывать выплаты, учитывать стаж.
Кадровый учёт и кадровая отчётность — в чём разница
Эти два понятия часто путают, хотя у них разное назначение и задачи.
Кадровый учёт — внутренняя система, с помощью которой работодатель отслеживает всё, что связано с сотрудниками: кого приняли на работу, кого уволили, кто в отпуске, как менялись должности, оклады и другие условия.
Кадровая отчётность — следующий этап: на основе сведений, которые работодатель собрал в процессе учёта, заполняют отчёты и передают их в госорганы.
Если просто, кадровый учёт — то, что ведётся внутри компании, а кадровая отчётность — та информация, которую подают государству. Один специалист может заниматься и тем, и другим, но сами процессы — разные.
Для кого обязательна кадровая отчётность
Вести документацию обязаны компании и ИП, которые заключают трудовые договоры с сотрудниками или взаимодействуют со специалистами по договору ГПХ.
Конкретный перечень документов зависит от организационно-правовой формы, отрасли, численности сотрудников и других характеристик. Узнать, какие формы необходимо сдавать именно вашему бизнесу, можно на официальном сайте Росстата по ИНН.
Какую кадровую отчётность и в какие сроки сдавать в 2025 году
Отчётность по сотрудникам подают в разные ведомства. Рассмотрим подробнее.
Отчётность в СФР
Работодатели направляют отчёт по форме ЕФС-1 — Приказ СФР от 17.10.2023 № 2281. В нём отражают каждое трудовое событие в жизни сотрудника: приём на работу и увольнение, перевод в другое подразделение или должность, присвоение категории или разряда.
Подавать такие отчёты нужно не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, если они попадают под страхование — п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
ЕФС-1 можно подать бесплатно и в электронном виде — рассказали об этом здесь.
Сроки сдачи отчёта зависят от конкретной ситуации:
- если сотрудника приняли на работу или уволили либо с ним заключили или расторгли договор ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после такого решения;
- если были другие кадровые изменения или работник подал заявление по трудовой книжке — не позднее 25 числа следующего месяца.
Подробнее о сроках сдачи — в таблице.
| Вид отчёта | Трудовой договор | Договор ГПХ |
|---|---|---|
|
Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 — сведения о трудовой деятельности |
Если трудовой договор заключают, прекращают, приостанавливают или возобновляют — не позднее следующего дня после издания приказа |
Сдают два раза — при заключении и прекращении договора не позднее следующего рабочего дня |
|
Подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 — сведения о страховом стаже |
Раз в год не позднее 25 января, на работников, которые в отчётном году:
Не позднее трёх календарных дней с момента подачи заявления и по итогам года не позднее 25 января — сведения о работнике, который выходит на пенсию или в отпуск по БиР и уходу за ребёнком |
Раз в год не позднее 25 января подают сведения на подрядчиков, у которых есть право на досрочную пенсию |
|
Раздел 2 формы ЕФС-1 — взносы на травматизм |
Раз в квартал по всем работникам не позднее 25 числа месяца, следующего за квартальным |
Раз в квартал не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием квартала, — если в договоре ГПХ есть пункт об оплате взносов на травматизм |
Отчётность в ФНС
Налоговая также запрашивает кадровые документы:
Расчёт по страховым взносам (РСВ). В отчёте указывают сведения о страховых взносах за работника и подрядчика по договору ГПХ.
6-НДФЛ. В форме указывают сведения о доходах и налогах физлиц.
Персонифицированные сведения о физлицах (ПСВ). В отчёт включают персональные данные о сотрудниках и суммы выплат за отчётный период.
Как заполнить эти формы — смотрите в наших статьях:
Информацию подают по всем сотрудникам, которые числились у работодателя в отчётный период, даже если они уволились или по ним не было выплат.
| Вид отчёта | Срок сдачи |
|---|---|
|
РСВ |
Раз в квартал, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным. Если выплат по ГПХ не было, сдают нулевой отчёт |
|
6-НДФЛ |
Раз в квартал, не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием квартала, если:
|
|
ПСВ |
Раз в месяц не позднее 25 числа месяца после отчётного периода. Если выплат по ГПХ не было, сдают нулевой отчёт |
Сведения в Центр занятости
Данные подают через онлайн-сервис «Работа в России». Компании и ИП отчитываются об открытых вакансиях, квотах на инвалидов, банкротстве, сокращении или ликвидации предприятия и переводе сотрудников на удалённую работу. Также сведения подают, если бизнес не вёл деятельности.
Подробно об отчётах в ЦЗН мы писали здесь.
Эльба подготовит документы и отчёты за сотрудников в два клика
Отчётность в Росстат
Форма отчётности зависит от вида экономической деятельности компании. С 1 января 2025 года вступили в силу новые формы и указания по их заполнению — Приказ Росстата от от 31.07.2024 № 338.
В большинстве случаев в службу статистики направляются две формы: 7-травматизм и 1-Т (условия труда).
Если компания или ИП в течение нескольких месяцев не работали, отчёт сдавать всё равно нужно, но с указанием периода, когда деятельность не велась.
| Вид отчёта | Что указывают | Срок сдачи |
|---|---|---|
|
Сведения о просроченной задолженности по зарплате |
Не позднее 2 рабочего дня, следующего за отчётным |
|
|
Информация о численности и заработной плате |
Если в штате до 15 сотрудников — раз в квартал не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Если более 15 человек — раз в месяц не позднее 15 числа |
|
|
П-4 (НЗ) — сдают компании, в которых работают более 15 человек и которые не входят в состав МСП |
Данные о неполной занятости, численности персонала в режиме простоя и других формах незанятости |
Раз в квартал не позднее 8 числа месяца, следующего за отчётным. По итогам четвёртого квартала — не позднее 10 числа после окончания квартала |
|
1-Т — если организация не сдаёт форму П-4 |
Сведения о численности и зарплате |
Раз в год не позднее 31 января |
|
Информация об условиях работы, компенсации за работу во вредных или опасных для здоровья условиях труда |
Раз в год не позднее 21 января |
|
|
Сведения о травмах на рабочем месте или профессиональных заболеваниях |
Раз в год не позднее 1 марта |
Представители малого бизнеса не подают сведения в Росстат по установленным формам. Для них разработана система ЦАП — единая аналитическая цифровая платформа.
Отчётность в военкомат
Отчитываться в военкоматы обязаны только организации, у ИП такой обязанности нет. Среди основных отчётов:
- карточка учёта организации в военкомате — форма № 18, она может отличаться в зависимости от региона;
- сведения о численности работающих и забронированных граждан в запасе — форма № 6;
- план работы по ведению воинского учёта и бронированию граждан в запасе.
Также в военкомат подают информацию о принятых и уволенных сотрудниках, работниках, которые не встали на воинский учёт и любых изменениях в сведениях военнообязанных.
Список отчётов и точные сроки сдачи зависят от региона, рекомендуем уточнить их в своём военкомате или местной организации.
Уведомления и отчёты в МВД
Если бизнес принимает на работу иностранного гражданина или увольняет его, нужно отчитаться по формам № 7 и 8 — Приказ МВД России от 30.07.2020 № 536.
Работодатель должен регулярно сообщать ведомству информацию о фактических выплатах иностранцам — специалистам высокой квалификации.
Ответственность за нарушение сроков или несдачу отчётов
Штрафы за несвоевременную подачу
Размер штрафов зависит от ведомства. Так, если нарушить сроки подачи сведений в СФР или налоговую, то должностное лицо оштрафуют на сумму до 500 ₽ за каждого сотрудника, чьи данные не передали.
За нарушение сроков сдачи РСВ налоговая оштрафует на 5% от суммы неуплаченных взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не менее 1000 ₽ и не более 30% от суммы взносов.
Если подать РСВ или ПСВ на бумаге, штраф — 200 ₽ за каждый документ.
Санкции за отсутствие обязательных кадровых отчётов
При отказе предоставить первичные данные в Росстат должностному лицу и ИП грозит штраф в размере от 10 до 20 тыс. ₽ в первый раз и от 30 до 50 тыс. ₽ за повторное нарушение. Для юрлица санкции более суровые: от 20 до 70 тыс. ₽ при первом нарушении и от 100 до 150 тыс. ₽ при повторном.
Если не предоставить в военкомат список сотрудников, подлежащих воинскому учёту, заплатить придётся 40-50 тыс. ₽ должностным лицам и 350-400 тыс. ₽ компаниям.
Примеры ошибок, за которые наказывают
Чаще всего наказывают за несвоевременную подачу сведений — такое часто случается из-за элементарной забывчивости. Например, если бизнес не отчитался вовремя в Росстат по уволенным сотрудникам или не подал в положенные сроки информацию в налоговую по доходам подрядчиков по ГПХ.
Как правильно подготовить кадровую отчётность
На первый взгляд, вся отчётность по кадрам выглядит сложно. Но главное здесь — вести работу структурно и не забывать о сроках. Тогда со временем будет чёткое понимание, что, когда и куда сдавать.
Чтобы избежать проблем, важно наладить внутренние процессы и использовать надёжные инструменты для подготовки и отправки отчётов.
Большинство форм кадровой отчётности нужно подавать в электронном виде. Используйте программы и сервисы, которые соответствуют требованиям ФНС, Росстата, СФР и Минтруда.
Среди таких систем:
- Контур.Эльба и Контур.Экстерн — для сдачи отчётности по сотрудникам.
- ИСОП и региональные платформы — для передачи данных в службы занятости.
- Сервисы Росстата — для заполнения и сдачи П-4, 1-Т и других форм через систему Web-сбор.
Чтобы отчитаться в госорганы, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Также для подготовки отчётов можно использовать официальные источники и электронные сервисы:
ФНС России — раздел «Отчётность» содержит формы, инструкции по заполнению РСВ, требования к форматам и сроки сдачи. Через личный кабинет можно отправить данные по сотрудникам в налоговую.
Социальный фонд России (СФР) — на сайте доступны актуальные формы ЕФС-1, инструкции и приказы. Регулярно публикуются методические рекомендации.
Росстат (система Web-сбор) — через сервис можно узнать перечень обязательных форм по ИНН, сдать формы П-4, 1-Т, ЗП-культура, ЗП-образование и другие. Есть инструкции по заполнению и актуальные шаблоны.
