Раньше в магазине продавщица записывала выручку в тетрадь — что продала и за сколько. ФНС физически не могла проверить каждую транзакцию, но ситуация сильно изменилась с появлением фискального накопителя. Расскажем подробнее, что такое фискальный накопитель и зачем он нужен бизнесу.
Что такое фискальный накопитель
Фискальный накопитель — это устройство, которое записывает, хранит и отправляет информацию обо всех операциях через кассовый аппарат.
Устройство запоминает информацию о каждом чеке для контроля доходов и обеспечения правильной уплаты налогов.
Федеральный закон № 54-ФЗ предписывает компаниям и ИП использовать ККТ, то есть кассу с фискальным накопителем (ФН) при каждой финансовой операции — получении аванса, продаже, возврате средств. И не важно, каким способом покупатель совершил оплату: наличными, картой или через систему СБП — продавец должен внести операцию в ККТ и выдать фискальный чек.
Самозанятые и некоторые предприниматели могут не использовать кассу. Подробный список сфер, в которых ИП освобождены от этой обязанности, можно найти в п. 2 ст. 2 № 54-ФЗ. Например, освобождены предприниматели на системе налогообложения ЕСХН и торгующие продуктами на рынке.
Как работает фискальный накопитель
В обработке фискальных данных участвует несколько сторон:
- Продавец — реализует продукцию и вносит информацию в ККТ.
- Оператор фискальных данных (ОФД) — занимается приемом и шифровкой данных, отправляет их в налоговую и гарантирует защиту информации.
- ФНС — получает фискальные данные, отслеживает доходы организации и контролирует соблюдение налогового законодательства.
- Покупатель — получает чек и в случае необходимости может вернуть товар.
Когда продавец вносит данные о товаре или услуге в кассу, накопитель записывает, шифрует и сохраняет информацию. К каждой операции ФН прибавляет фискальный признак — идентификатор, который определяет подлинность чека.
Кассу нужно подключить к интернету, чтобы ФН передал данные ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую.
Даже если касса временно не подключена к интернету, данные о продажах всё равно сохранятся в течение 30 дней. Если пройдёт больше времени, фискальный накопитель блокируется, а ФНС оштрафует организацию за нарушение правил использования кассовой техники на 5 000 — 10 000 ₽, в соответствии с ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ. Как только интернет-соединение восстановится, данные автоматически будут переданы ОФД.
Если ККТ поддерживает отправку электронных чеков, то касса автоматически формирует и отправляет покупателю фискальный документ. А продавец может напечатать и передать ему бумажный чек.
Представьте, что у вас небольшое кафе. Клиент заказал кофе и пирожное. Кассовый аппарат фиксирует операцию. Накопитель шифрует эти данные, записывает их, добавляет фискальный признак и передает информацию ОФД. После этого касса печатает чек для клиента.
Виды фискальных накопителей
Накопители различаются по:
- Объему памяти. Для малого бизнеса и крупной торговой сети нужен разный объем.
- Совместимости с разными ККТ. Есть универсальные и специализированные устройства.
- Сроку действия. Различают ФН на 15 и 36 месяцев.
- Модели и производителю.
Как выбрать фискальный накопитель
С 2021 года предприниматели могут регистрировать только кассы с накопителями ФН-М — они работают со всеми форматами данных, в том числе маркировкой.
Полный перечень моделей ФН можно посмотреть на сайте ФНС. Здесь же можно проверить, какой накопитель подходит вам.
Выбор устройства зависит от системы налогообложения.
- Компании и ИП, которые оказывают услуги и находятся на системах налогообложения ПСН, УСН или ЕСХН, могут применять ФН на 36 месяцев. Исключение — реализация подакцизных товаров и сезонный характер работы.
- Компании и ИП, которые используют ОСНО или совмещают её со специальным режимом налогообложения, продают подакцизные товары или имеют сезонный характер работы, могут использовать ФН на 15 месяцев.
Срок действия фискального накопителя
В зависимости от модели, накопитель может хранить фискальные данные 15 или 36 месяцев, после его нужно заменить. Работа с «просроченным» ФН — нарушение закона.
Узнать срок работы ФН можно двумя способами. Первый вариант — ввести модель и заводской номер вашего ФН в реестр ФНС. Второй способ подходит, если накопитель уже установлен: тогда можно распечатать отчёт о состоянии ФН из онлайн-кассы.
Когда фискальный накопитель вставлен в кассу, его уже нельзя использовать на другом ККТ — он привязывается к одному устройству навсегда.
Замена фискального накопителя
Если закончился срок действия накопителя или заполнилась память в устройстве, нужно его поменять. Для этого:
- Выключите кассовый аппарат и отключите от сети.
- Извлеките старый фискальный накопитель.
- Вставьте новый ФН в отсек.
- Введите данные о новом фискальном накопителе в кассовый аппарат и зарегистрируйте его в ФНС через личный кабинет налогоплательщика или с помощью ОФД.
- Настройте кассовый аппарат для корректной работы.
Работа без фискального накопителя
Ст. 14.5 КоАП РФ регулирует административные нарушения, которые связаны с использованием ККТ и накопителей. Штраф за отсутствие ФН рассчитывается исходя из выручки компании, но не менее 30 000 ₽. Если сумма выручки более 1 000 000 ₽ или компания неоднократно совершала это правонарушение, то дополнительное наказание — приостановка деятельности на срок до 3 месяцев.
Проблемы с фискальным накопителем
При появлении ошибок ККТ сообщит о проблеме на чеке:
| Код ошибки | Что обозначает | Как исправить |
|---|---|---|
| 210 | Плохое соединение ФН с кассой, нарушен обмен данными | После долгого простоя кассы нужно включить ККТ и подождать 15-20 минут до использования. Если не помогло — вытащить и заново вставить ФН. |
| 212 | Неверное состояние накопителя | Проверьте, успешно ли касса и ФН прошли регистрацию в ФНС.Если накопитель зарегистрирован, но выдаёт ошибку 212, он сломан — нужна замена |
| 213 | Неисправимая поломка ФН | При всех 4 ошибках нужно перезагрузить кассу. Если не поможет — заменить чип |
| 214 | Регистрационный номер ФН имеет неверный формат | |
| 215 | Истечение срока работы накопителя | |
| 216 | Переполнена память устройства | |
| 217 | Неверная передача данных в ФНС | Проверьте корректность даты и времени на кассе |
| 231 | ФН не соответствует системе налогообложения бизнеса | Проверьте корректность системы налогообложения в настройках кассы |
| 232 | В одном чеке слишком много позиций | Разбейте покупку на 2 чека |
| 233, 236 | Нет подключения к интернету | Перезагрузите роутер для стабильного соединения |
| 235, 237 | ФН заблокирован | Найдите и отправьте ОФД документ, который не был получен оператором в течение 30 дней |
Где купить фискальный накопитель
Чаще всего при покупке и регистрации онлайн-кассы компания одновременно приобретает ФН. Для замены накопителя можно найти устройство у операторов фискальных данных, в специализированных магазинах и даже на маркетплейсах.
Фискальный накопитель — важный элемент кассы, который обеспечивает соответствие бизнеса требованиям законодательства. Его использование поможет вам избежать проблем с налоговой службой и обеспечить бесперебойную легальную работу компании.
