Если у вас нет стационарной точки продаж, а чеки всё равно нужны — обратите внимание на облачную кассу. Это легально, удобно и экономит деньги на оборудовании. Рассказываем, как она работает, кому подходит и как подключить.
Что такое облачная касса
Облачная касса (ОК) — это простой и современный способ регистрировать продажи для онлайн-бизнеса или выездных услуг.
В отличие от обычной кассы, облачная размещается на сервере у провайдера, а вы подключаетесь к ней через интернет. Устанавливать кассовое оборудование в офисе или на точке продаж не нужно — всё работает удалённо.
Физическую кассу можно представить как стационарный телефон: стоит в одном месте — чтобы позвонить, нужно быть рядом. А облачная, как сотовый — работает через интернет, и ею можно пользоваться в любом месте — из офиса, с ноутбука или смартфона.
Облачная касса и онлайн-касса — не одно и то же. Второе — это широкое определение кассовых аппаратов, которыми пользуется бизнес. А ОК — это одна из разновидностей онлайн-кассы.
В законе термин «облачная касса» не используется. Вместо него применяется формулировка «контрольно-кассовая техника, расположенная вне места расчётов» — это указано в 54-ФЗ.
Как работает облачная касса
Работа облачной кассы условно делится на шесть шагов:
- Покупатель оплачивает товар или услугу через сайт, мобильное приложение или при выездном обслуживании — например, курьером.
- Информация о платеже поступает в ОК, расположенную в дата-центре провайдера.
- Касса автоматически формирует фискальный чек, фиксируя данные о продаже в фискальном накопителе.
- Чек передаётся оператору фискальных данных (ОФД), который направляет его в налоговую.
-
Покупатель получает чек в электронном виде — по email, SMS или через QR-код в зависимости от указанных контактных данных.
На экране устройства покупателя должен отображаться QR-код с данными кассового чека. Это требование ФЗ № 54-ФЗ.
- Данные о продажах сохраняются в фискальном накопителе облачной кассы, обеспечивая их сохранность и доступность для контроля.
Процесс полностью автоматизирован и соответствует требованиям Закона № 54-ФЗ. Облачная касса фискализирует продажи без использования физического кассового аппарата.
Кому подходит облачная касса
Облачная касса — это удобный вариант, если принимаете оплату удалённо или не работаете в постоянной торговой точке.
Интернет-магазины и онлайн-сервисы
Если продаёте товары или услуги через сайт, мобильное приложение или социальные сети, ОК поможет автоматически формировать фискальные чеки при каждой онлайн-оплате. Это актуально для e-commerce, онлайн-курсов, подписочных сервисов и других цифровых продуктов.
Выездные услуги
Курьеры, мастера, водители такси и другие специалисты, работающие на выезде, используют облачную кассу через мобильное приложение. Это позволяет пробивать чеки на месте и не носить с собой громоздкий кассовый аппарат.
12 вопросов про разносную и развозную торговлю →
Вендинг и автоматы самообслуживания
Торговые автоматы, кофейни самообслуживания и другие автоматизированные точки продаж могут быть подключены к одной облачной кассе. Это упрощает фискализацию и снижает затраты на оборудование.
Сфера ЖКХ, телекоммуникации и страхование
Компании, работающие в этих сферах, часто принимают платежи удалённо — через сайты, приложения или банковские переводы. Облачная касса помогает соблюдать законы при расчётах.
Когда облачная касса не подходит
Если ведёте офлайн-торговлю с обязательной выдачей бумажных чеков — например, в розничном магазине, ресторане или салоне красоты, облачная касса не подойдёт. В таких случаях необходима стационарная ККТ, зарегистрированная по адресу точки продаж.
Если совмещаете оба направления, то одной облачной кассы не хватит. Например, если продаете аксессуары для смартфонов в розничной точке или через интернет-магазин. Даже при наличии ОК для второго, для первого нужно приобрести и установить физическую онлайн-кассу.
Плюсы и минусы облачных касс
У ОК много плюсов, но есть и особенности, о которых стоит узнать заранее.
Преимущества:
- Не нужно приобретать и обслуживать физическую кассу. Облачная размещается в дата-центре провайдера, что снижает затраты на техническое обслуживание и обновление оборудования.
- Одна касса может обрабатывать заказы с сайта, соцсетей, приложения и от разных сотрудников. Это удобно, если у вас, например, интернет-магазин или курьерская доставка.
- Провайдер размещает кассу в дата-центре с хорошим интернетом и резервным питанием. Это значит, что касса «не отвалится» в самый неподходящий момент.
- Облачные кассы легко интегрируются с сайтами (CMS), CRM, платёжными системами и сервисами бухгалтерии — например, с Эльбой.
- При росте бизнеса можно добавить кассы без установки нового оборудования.
Недостатки:
- Облачные кассы не подходят для стационарных торговых точек, где требуется выдача бумажного чека. В таких случаях необходима физическая ККТ.
- За облачную кассу нужно ежемесячно платить провайдеру. В долгосрочной перспективе это дороже разовой покупки аппарата.
- Без стабильного интернета касса не сможет работать. Если связь пропадёт, возникнут задержки с чеками или передачей данных в налоговую.
Если у вас онлайн-бизнес или часто работаете вне офиса — облачная касса станет отличным помощником. Главное — заранее подумать, насколько она подходит под вашу ситуацию.
Как подключить облачную кассу
Подключить облачную кассу можно самому — это несложно, если следовать пошаговой инструкции.
Шаг 1. Выберите провайдера
Для начала выберите сервис, через который будете пользоваться облачной кассой. На рынке их много, поэтому сравнивайте условия.
Обратите внимание на:
- Тарифы. Сравните, сколько стоит аренда кассы и фискального накопителя. У разных компаний цены могут отличаться.
- Что входит в тариф. Хорошо, если в стоимость уже включено подключение к оператору фискальных данных, регистрация кассы в налоговой и техническая поддержка.
- Интеграции. Проверьте, есть ли у провайдера готовые модули для подключения к сайту, CRM или платёжной системе. Это сэкономит время на настройку.
- Поддержка. Лучше выбрать сервис с круглосуточной поддержкой — на случай, если что-то пойдёт не так в выходной или вечером.
Среди популярных провайдеров — CloudKassir, Атол Онлайн, Первый ОФД и LIFE PAY. Выбирайте того, чьи условия и сервис понравились больше всего.
| Сервис | Цена за месяц |
|---|---|
|
CloudKassir |
По запросу |
|
Атол Онлайн |
От 1199 ₽ |
|
Первый ОФД |
2300 ₽ |
|
LIFE PAY |
От 834 ₽ |
Шаг 2. Заключите договор
Когда определились с провайдером, нужно оформить договор. Это обычный этап — без него кассу просто не подключат.
Сначала подписываете договор на ККТ. Иногда отдельно оформляется аренда фискального накопителя — уточните, нужно ли это у выбранного сервиса.
Также спросите, входят ли услугу регистрация кассы в налоговой и подключение к ОФД. Часто провайдер берёт эти задачи на себя — они должны быть прописаны в соглашении.
Шаг 3. Зарегистрируйте кассу в ФНС
Облачную кассу нужно зарегистрировать в налоговой. Это делается онлайн и занимает до 20 — 30 минут. Вот здесь подробно описан алгоритм для физической ККТ, но для облачной особых отличий нет.
Сначала получите квалифицированную электронную подпись (КЭП), если её ещё нет. Без неё не получится отправлять заявления в личном кабинете ИП.
В разделе «Услуги. Сервисы» откройте раздел «Мои кассы», нажмите «Зарегистрировать ККТ». Далее сервис предложит пройти пошаговый алгоритм — он интуитивно понятный, есть подсказки, поэтому проблем не возникнет.
После отправки заявки и проверки налоговая присвоит кассе регистрационный номер, если нет проблем и ошибок. С этого момента касса считается зарегистрированной и может использоваться в работе.
Шаг 4. Настройте интеграции
Подключите облачную кассу к сайту, приложению или CRM — чтобы данные о продажах передавались автоматически. Используйте готовые модули провайдера. Если таких нет — настраивайте через API, но для этого понадобится помощь специалиста.
Шаг 5. Протестируйте кассу
Перед приёмом платежей от покупателей посмотрите, как работает касса. Сделайте тестовую покупку — посмотрите, формируется ли чек и приходит ли он покупателю — например, по email или в СМС.
После этого проверьте, передаются ли данные в ОФД и отображаются ли они в личном кабинете. Это важно, чтобы всё было в порядке при проверке налоговой. Если ОК работает как надо, можно переходить к продажам.
Коротко
- Облачная касса позволяет регистрировать продажи онлайн без установки оборудования — всё работает удалённо через интернет.
- Система автоматически формирует и передаёт фискальные чеки в налоговую, а покупатель получает их по email или через SMS.
- ОК удобна для интернет-магазинов, выездных услуг, автоматов самообслуживания и компаний с удалёнными платежами.
- Преимущества — отсутствие физической кассы, лёгкая настройка, удалённый доступ и простая интеграция с сайтом или CRM.
- Минусы — зависимость от интернета, абонентская плата и невозможность выдачи бумажных чеков в офлайн-торговле.
- Подключение облачной кассы включает выбор провайдера, заключение договора, регистрацию в ФНС и настройку интеграций.
- Перед стартом продаж нужно протестировать кассу: провести оплату, проверить чек и убедиться, что данные уходят в налоговую.
Обложка — TopFotography / Shutterstock.сom / Fotodom
