Сотрудник увольняется. Как платить компенсацию за отпуск?

Сотрудники имеют право на 28 дней отпуска в год, но не всегда пользуются этим правом. Кто-то не хочет, потому что не умеет планировать личный бюджет, кто-то просто трудоголик. По этим и другим причинам копятся неотгуленные дни.

Когда работники увольняются, им выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск. Это обязанность работодателя, и она не зависит от причины увольнения. В статье расскажем, как рассчитать компенсацию и когда её выплачивать.

Кому не положена компенсация за неиспользованный отпуск

  • исполнителям с гражданско-правовыми договорами (ГПД, ГПХ): отношения с ними регулирует Гражданский кодекс, а не Трудовой;
  • тем, кто отработал меньше половины месяца на трудовом договоре.

Кому положена компенсация за отпуск

Работодатель выплачивает компенсацию всем, кто проработал не менее половины месяца, включая совместителей и тех, кто заключил срочный трудовой договор.‎

Допустим, Василий устроился на работу 23 июля 2019 года, но через две недели понял, что не готов продолжать. В трудовом договоре был установлен испытательный срок. По всем правилам за три дня Василий написал заявление и покинул компанию 9 августа. С момента трудоустройства прошло 17 дней, поэтому Василий получит компенсацию за 2,33 дня неиспользованного отпуска. Почему именно 2,33 дня — расскажем ниже.

Если бы Василий одумался на неделю раньше и проработал только 10 дней, компенсацию он бы не получил.

Правило половины месяца прописано в очень старом, но все еще действующем документе — пункте 35 «Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930 № 169».

Может показаться нелогичным, что право на первый отпуск возникает только через полгода работы, а компенсация положена уже через полмесяца, но это действительно так. Нужно принять, смириться и выплатить.

Сотрудник не прошёл испытательный срок — нужно ли платить компенсацию

Да, нужно. Исключений для тех, кто на испытательном сроке нет. Право на компенсацию возникает, если сотрудник отработал хотя бы половину месяца на трудовом договоре.

Можно ли заменить компенсацию отпуском

Да, сотрудник может взять отпуск на все неизрасходованные дни, а затем сразу уволиться. На бухгалтерском языке это называется «‎очередной отпуск с последующим увольнением». ‎Заплатить всё равно придётся, но не компенсацию, а отпускные. Возможно, вам так удобнее, хотя в деньгах выигрыша нет.

Основание для расчёта и выплаты компенсации

При увольнении сотруднику не нужно писать заявление на оплату неиспользованного отпуска. Основанием для расчёта и выплаты будет заявление на увольнение и приказ руководителя организации об увольнении.

Суммы окончательного расчёта с сотрудником отразите в записке-расчете по форме № Т-61 или по самостоятельно разработанной форме.

Как рассчитать компенсацию

Расчёт не сложный, но утомительный из-за нескольких переменных, поэтому проще всего посчитать на калькуляторе.

Если считаете сами, умножьте средний дневной заработок (СДЗ) на количество дней неиспользованного отпуска. Это и будет сумма компенсации.

Компенсация = СДЗ × Количество дней неиспользованного отпуска

Ниже пошаговый алгоритм, который объясняет расчёт компенсации, когда отпуск предоставляется в календарных днях.

Шаг 1: определите расчётный период

Если сотрудник работал у вас больше года, расчётный период — 12 месяцев перед месяцем увольнения. Если меньше года, возьмите период с даты приёма на работу до последнего дня месяца перед увольнением.

В коллективном договоре можно установить другой расчётный период, при этом важно не ухудшить положение сотрудников. Каждый расчёт по локальным документам придётся сравнивать со стандартным способом.

Из расчетного периода исключите периоды, когда сотрудник получал средний заработок: отпускные, больничные, командировки.

Если весь расчётный период попадает в исключение, берите 12 месяцев перед ним. Об этом говорит п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Шаг 2: определите заработок за расчётный период

Учитывайте:

  • зарплату с учётом районного коэффициента;
  • надбавки и доплаты;
  • компенсации за тяжелые и вредные условия труда;
  • работу в ночное время;
  • вознаграждения;
  • премии — с ними есть особенности.

Не учитывайте:

  • выплаты по гражданско-правовым договорам;
  • оплачиваемые отпуска;
  • командировки;
  • больничные пособия;
  • пособия по беременности и родам;
  • отпуска без сохранения зарплаты.

Шаг 3: посчитайте средний дневной заработок (СДЗ)

СДЗ, когда сотрудник отработал расчётный период перед увольнением полностью = Заработок за расчетный период / 12 месяцев / 29,3.

СДЗ, когда сотрудник отработал расчётный период увольнением неполностью = Заработок за расчетный период / (29,3 × Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью).

Неполностью — значит, что в расчётном периоде сотрудник ходил в отпуск, на больничный, был в командировке или устроился на работу меньше, чем за год до увольнения.

29,3 — среднемесячное число календарных дней, оно прописано в ст. 139 Трудового кодекса. Число постоянное, берём его как константу.

Шаг 4: посчитайте количество неиспользованных дней отпуска

За каждый год работы сотруднику полагается 28 календарных дней отпуска.

У некоторых отпуск длиннее, потому что работа сложнее и опаснее. Вот кто имеет право на дополнительные оплачиваемые отпуска:

  • занятые на работах с вредными и опасными условиями труда,
  • работники с ненормированным рабочим днём,
  • работающие в условиях Крайнего Севера.

За каждый отработанный месяц сотрудник накапливает 2,33 дня (28 дней / 12 месяцев). Если по закону сотрудник имеет право на большее количество дней отпуска, то цифра будет не 2,33 дня, а больше.

В стаж для отпуска не включаются:

  • прогулы;
  • отпуска по уходу за ребенком до трёх лет;
  • отпуска без сохранения зарплаты, если их накопилось более 14 календарных дней.

Если сотрудник отработал более половины месяца, округляйте стаж до полного месяца. Если меньше — отбрасывайте эти дни из расчёта. Учитывайте время с момента приёма на работу до этого же числа в следующем месяце.

Например, сотрудник принят 19 сентября 2019 года, а уволен 9 октября 2019 года. Отработан 21 календарный день — в стаже нужно учесть полный месяц.

Шаг 5: считаем компенсацию за неиспользованный отпуск

Компенсация = СДЗ х Количество дней неиспользованного отпуска

Пример расчёта компенсации за неиспользованный отпуск

Предположим, Рома устроился на работу в январе 2018 года. Он решил уволиться 2 сентября 2019 года. В 2018 году Рома брал отпуск с 3 по 17 сентября 2018 года.

Расчётный период — с 1 сентября 2018 по 31 августа 2019 года. Из него вычитаем 2 недели отпуска, поэтому расчетный период отработан не полностью.

В расчётном периоде у него 11 полных отработанных месяцев.

Сентябрь 2018 года отработан неполностью, поэтому расчёт такой: 29,3 / 30 × (30 − 14) = 15,63 дня.

За расчётный период Рома заработал 750 000 ₽.

СДЗ = 750 000 / (29,3 ×11 + 15,63) = 2 219,39 ₽.

Стаж для отпуска у Ромы — 18 месяцев. 

Общее количество дней отпуска = 18 месяцев × 2,33 дня = 41,94 дня. По правилам округления получаем целое число — 42 дня.

Рома уже ходил в отпуск на 14 календарных дней. Значит, количество неиспользованных дней = 42 — 14 = 28.

Компенсация = 2 219,39 ₽ × 28 дней = 62 142,92 ₽.

Когда выплачивать компенсацию

Работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск в день увольнения сотрудника.

Если сотрудник в этот день не работал — не позднее следующего дня после того, как тот попросит расчет. Об этом написано в ст. 140 ТК РФ.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за неиспользованный отпуск

НДФЛ и страховые взносы с компенсации начисляются в общем порядке, как с любого другого дохода. Налог перечисляют в бюджет самое позднее на следующий день после выплаты сотруднику, взносы — как обычно, до 15 числа следующего месяца.

Сгорают ли неиспользованные дни отпуска

Не сгорают. Компенсацию нужно заплатить за все дни неиспользованного отпуска, даже если сотрудник не ходил в отпуск пять лет. Об этом написано в Постановлении Конституционного Суда.

Ответственность

О нарушениях трудовая инспекция может узнать во время проверки. Или когда сотрудник сам обратится в инспекцию или в суд.

За невыплату компенсации трудовая инспекция может оштрафовать:

  • организацию на сумму от 30 000 до 50 000 ₽;
  • должностное лицо (например, руководителя организации) — от 1000 до 5000 ₽;
  • предпринимателя — от 1000 до 5000 ₽.

Штраф за повторное нарушение:

  • для организаций — от 50 до 70 000 ₽;
  • должностных лиц и предпринимателей — от 10 000 до 20 000 ₽;

За повторное нарушение директора могут дисквалифицировать на срок до трёх лет.

Как в Эльбе добавить компенсацию за неиспользованный отпуск

В Эльбе аванс сотруднику можно указать в рублях от оклада, а можно — в процентах. В месяце увольнения переведите аванс из процентов в рубли. Это нужно для правильного расчёта.

Затем перейдите в «Сотрудники» → ФИО → нажмите на «Работает» справа от фамилии → «Уволить».

Эльба спросит, все ли отпуска добавлены в сервис. Если добавлены не все, придётся указать количество неиспользованных дней вручную. После этого Эльба рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и предложит скачать справку-расчёт.

Для выплаты сервис создаст отдельную задачу во вкладке «Отчетность».

Когда увольняете последним днём месяца, появляются особенности. О том, что с ними делать, читайте в Частых вопросах. Там есть подробная инструкция с картинками.

Коротко

  1. Всем сотрудникам с трудовыми договорами положено 28 календарных дней отпуска в год.
  2. Работодатель обязан выплатить компенсацию всем, кто отработал не менее половины календарного месяца с даты приёма на работу.
  3. Компенсация — это среднедневной заработок за расчётный период, умноженный на количество неиспользованных дней отпуска. Расчётный период —12 месяцев до месяца увольнения.
  4. Неиспользованные дни рассчитываются исходя из стажа для отпуска. Каждый отработанный месяц даёт сотруднику право на 2,33 дня отпуска. Если сотрудник отработал более половины месяца, месяц считается отработанным полностью. Если менее половины — дни для стажа не учитываются.
  5. Выплатите компенсацию за неиспользованный отпуск в день увольнения сотрудника.
  6. НДФЛ с компенсации перечислите не позднее следующего дня после выплаты сотруднику, страховые взносы — до 15 сентября следующего месяца.
Статья актуальна на 01.08.2019

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
3 МЕСЯЦА
ЭЛЬБЫ
В ПОДАРОК

Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

Сотрудник увольняется. Как платить компенсацию за отпуск?

Сотрудники имеют право на 28 дней отпуска в год, но не всегда пользуются этим правом. Кто-то не хочет, потому что не умеет планировать личный бюджет, кто-то просто трудоголик. По этим и другим причинам копятся неотгуленные дни.

Когда работники увольняются, им выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск. Это обязанность работодателя, и она не зависит от причины увольнения. В статье расскажем, как рассчитать компенсацию и когда её выплачивать.

Кому не положена компенсация за неиспользованный отпуск

  • исполнителям с гражданско-правовыми договорами (ГПД, ГПХ): отношения с ними регулирует Гражданский кодекс, а не Трудовой;
  • тем, кто отработал меньше половины месяца на трудовом договоре.

Кому положена компенсация за отпуск

Работодатель выплачивает компенсацию всем, кто проработал не менее половины месяца, включая совместителей и тех, кто заключил срочный трудовой договор.‎

Допустим, Василий устроился на работу 23 июля 2019 года, но через две недели понял, что не готов продолжать. В трудовом договоре был установлен испытательный срок. По всем правилам за три дня Василий написал заявление и покинул компанию 9 августа. С момента трудоустройства прошло 17 дней, поэтому Василий получит компенсацию за 2,33 дня неиспользованного отпуска. Почему именно 2,33 дня — расскажем ниже.

Если бы Василий одумался на неделю раньше и проработал только 10 дней, компенсацию он бы не получил.

Правило половины месяца прописано в очень старом, но все еще действующем документе — пункте 35 «Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930 № 169».

Может показаться нелогичным, что право на первый отпуск возникает только через полгода работы, а компенсация положена уже через полмесяца, но это действительно так. Нужно принять, смириться и выплатить.

Сотрудник не прошёл испытательный срок — нужно ли платить компенсацию

Да, нужно. Исключений для тех, кто на испытательном сроке нет. Право на компенсацию возникает, если сотрудник отработал хотя бы половину месяца на трудовом договоре.

Можно ли заменить компенсацию отпуском

Да, сотрудник может взять отпуск на все неизрасходованные дни, а затем сразу уволиться. На бухгалтерском языке это называется «‎очередной отпуск с последующим увольнением». ‎Заплатить всё равно придётся, но не компенсацию, а отпускные. Возможно, вам так удобнее, хотя в деньгах выигрыша нет.

Основание для расчёта и выплаты компенсации

При увольнении сотруднику не нужно писать заявление на оплату неиспользованного отпуска. Основанием для расчёта и выплаты будет заявление на увольнение и приказ руководителя организации об увольнении.

Суммы окончательного расчёта с сотрудником отразите в записке-расчете по форме № Т-61 или по самостоятельно разработанной форме.

Как рассчитать компенсацию

Расчёт не сложный, но утомительный из-за нескольких переменных, поэтому проще всего посчитать на калькуляторе.

Если считаете сами, умножьте средний дневной заработок (СДЗ) на количество дней неиспользованного отпуска. Это и будет сумма компенсации.

Компенсация = СДЗ × Количество дней неиспользованного отпуска

Ниже пошаговый алгоритм, который объясняет расчёт компенсации, когда отпуск предоставляется в календарных днях.

Шаг 1: определите расчётный период

Если сотрудник работал у вас больше года, расчётный период — 12 месяцев перед месяцем увольнения. Если меньше года, возьмите период с даты приёма на работу до последнего дня месяца перед увольнением.

В коллективном договоре можно установить другой расчётный период, при этом важно не ухудшить положение сотрудников. Каждый расчёт по локальным документам придётся сравнивать со стандартным способом.

Из расчетного периода исключите периоды, когда сотрудник получал средний заработок: отпускные, больничные, командировки.

Если весь расчётный период попадает в исключение, берите 12 месяцев перед ним. Об этом говорит п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Шаг 2: определите заработок за расчётный период

Учитывайте:

  • зарплату с учётом районного коэффициента;
  • надбавки и доплаты;
  • компенсации за тяжелые и вредные условия труда;
  • работу в ночное время;
  • вознаграждения;
  • премии — с ними есть особенности.

Не учитывайте:

  • выплаты по гражданско-правовым договорам;
  • оплачиваемые отпуска;
  • командировки;
  • больничные пособия;
  • пособия по беременности и родам;
  • отпуска без сохранения зарплаты.

Шаг 3: посчитайте средний дневной заработок (СДЗ)

СДЗ, когда сотрудник отработал расчётный период перед увольнением полностью = Заработок за расчетный период / 12 месяцев / 29,3.

СДЗ, когда сотрудник отработал расчётный период увольнением неполностью = Заработок за расчетный период / (29,3 × Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью).

Неполностью — значит, что в расчётном периоде сотрудник ходил в отпуск, на больничный, был в командировке или устроился на работу меньше, чем за год до увольнения.

29,3 — среднемесячное число календарных дней, оно прописано в ст. 139 Трудового кодекса. Число постоянное, берём его как константу.

Шаг 4: посчитайте количество неиспользованных дней отпуска

За каждый год работы сотруднику полагается 28 календарных дней отпуска.

У некоторых отпуск длиннее, потому что работа сложнее и опаснее. Вот кто имеет право на дополнительные оплачиваемые отпуска:

  • занятые на работах с вредными и опасными условиями труда,
  • работники с ненормированным рабочим днём,
  • работающие в условиях Крайнего Севера.

За каждый отработанный месяц сотрудник накапливает 2,33 дня (28 дней / 12 месяцев). Если по закону сотрудник имеет право на большее количество дней отпуска, то цифра будет не 2,33 дня, а больше.

В стаж для отпуска не включаются:

  • прогулы;
  • отпуска по уходу за ребенком до трёх лет;
  • отпуска без сохранения зарплаты, если их накопилось более 14 календарных дней.

Если сотрудник отработал более половины месяца, округляйте стаж до полного месяца. Если меньше — отбрасывайте эти дни из расчёта. Учитывайте время с момента приёма на работу до этого же числа в следующем месяце.

Например, сотрудник принят 19 сентября 2019 года, а уволен 9 октября 2019 года. Отработан 21 календарный день — в стаже нужно учесть полный месяц.

Шаг 5: считаем компенсацию за неиспользованный отпуск

Компенсация = СДЗ х Количество дней неиспользованного отпуска

Пример расчёта компенсации за неиспользованный отпуск

Предположим, Рома устроился на работу в январе 2018 года. Он решил уволиться 2 сентября 2019 года. В 2018 году Рома брал отпуск с 3 по 17 сентября 2018 года.

Расчётный период — с 1 сентября 2018 по 31 августа 2019 года. Из него вычитаем 2 недели отпуска, поэтому расчетный период отработан не полностью.

В расчётном периоде у него 11 полных отработанных месяцев.

Сентябрь 2018 года отработан неполностью, поэтому расчёт такой: 29,3 / 30 × (30 − 14) = 15,63 дня.

За расчётный период Рома заработал 750 000 ₽.

СДЗ = 750 000 / (29,3 ×11 + 15,63) = 2 219,39 ₽.

Стаж для отпуска у Ромы — 18 месяцев. 

Общее количество дней отпуска = 18 месяцев × 2,33 дня = 41,94 дня. По правилам округления получаем целое число — 42 дня.

Рома уже ходил в отпуск на 14 календарных дней. Значит, количество неиспользованных дней = 42 — 14 = 28.

Компенсация = 2 219,39 ₽ × 28 дней = 62 142,92 ₽.

Когда выплачивать компенсацию

Работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск в день увольнения сотрудника.

Если сотрудник в этот день не работал — не позднее следующего дня после того, как тот попросит расчет. Об этом написано в ст. 140 ТК РФ.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за неиспользованный отпуск

НДФЛ и страховые взносы с компенсации начисляются в общем порядке, как с любого другого дохода. Налог перечисляют в бюджет самое позднее на следующий день после выплаты сотруднику, взносы — как обычно, до 15 числа следующего месяца.

Сгорают ли неиспользованные дни отпуска

Не сгорают. Компенсацию нужно заплатить за все дни неиспользованного отпуска, даже если сотрудник не ходил в отпуск пять лет. Об этом написано в Постановлении Конституционного Суда.

Ответственность

О нарушениях трудовая инспекция может узнать во время проверки. Или когда сотрудник сам обратится в инспекцию или в суд.

За невыплату компенсации трудовая инспекция может оштрафовать:

  • организацию на сумму от 30 000 до 50 000 ₽;
  • должностное лицо (например, руководителя организации) — от 1000 до 5000 ₽;
  • предпринимателя — от 1000 до 5000 ₽.

Штраф за повторное нарушение:

  • для организаций — от 50 до 70 000 ₽;
  • должностных лиц и предпринимателей — от 10 000 до 20 000 ₽;

За повторное нарушение директора могут дисквалифицировать на срок до трёх лет.

Как в Эльбе добавить компенсацию за неиспользованный отпуск

В Эльбе аванс сотруднику можно указать в рублях от оклада, а можно — в процентах. В месяце увольнения переведите аванс из процентов в рубли. Это нужно для правильного расчёта.

Затем перейдите в «Сотрудники» → ФИО → нажмите на «Работает» справа от фамилии → «Уволить».

Эльба спросит, все ли отпуска добавлены в сервис. Если добавлены не все, придётся указать количество неиспользованных дней вручную. После этого Эльба рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и предложит скачать справку-расчёт.

Для выплаты сервис создаст отдельную задачу во вкладке «Отчетность».

Когда увольняете последним днём месяца, появляются особенности. О том, что с ними делать, читайте в Частых вопросах. Там есть подробная инструкция с картинками.

Коротко

  1. Всем сотрудникам с трудовыми договорами положено 28 календарных дней отпуска в год.
  2. Работодатель обязан выплатить компенсацию всем, кто отработал не менее половины календарного месяца с даты приёма на работу.
  3. Компенсация — это среднедневной заработок за расчётный период, умноженный на количество неиспользованных дней отпуска. Расчётный период —12 месяцев до месяца увольнения.
  4. Неиспользованные дни рассчитываются исходя из стажа для отпуска. Каждый отработанный месяц даёт сотруднику право на 2,33 дня отпуска. Если сотрудник отработал более половины месяца, месяц считается отработанным полностью. Если менее половины — дни для стажа не учитываются.
  5. Выплатите компенсацию за неиспользованный отпуск в день увольнения сотрудника.
  6. НДФЛ с компенсации перечислите не позднее следующего дня после выплаты сотруднику, страховые взносы — до 15 сентября следующего месяца.
Статья актуальна на 01.08.2019

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

3 МЕСЯЦА ЭЛЬБЫ В ПОДАРОК
Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
Оставить комментарий
Комментарии (0)
Представьтесь через
Войдите через соцсети
фейсбук контакте
Написать комментарий
Написать

Устали от предпринимательской рутины?

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно