Перейдите на страницу реквизитов. Для этого нажмите на фамилию предпринимателя или название организации в правом верхнем углу экрана.
Если вы ведете несколько ИП или организаций в одной учетной записи, то перейдите на главную страницу, найдите блок «Реквизиты» и нажмите на значок «Изменить».
Найдите блок «Сотрудники», поставьте отметку «Да, у меня есть сотрудники» и заполните данные для работы с ними.
Затем добавьте сотрудников в разделе «Сотрудники».
И заполните их личные данные.
Эльба сформирует отчеты, рассчитает налоги и страховые взносы на основании начислений, которые вы покажете в разделе «Сотрудники».
Инструкция «Как принять сотрудника на работу»
Сотрудники по трудовому договору
С зарплаты таких сотрудников нужно платить НДФЛ и страховые взносы. С 2023 года взносы на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование объединились во взносы по единому тарифу. Теперь нужно их все складывать и платить одной большой платежкой. Взносы на травматизм по-прежнему платят отдельно.
Ставка НДФЛ зависит от статуса сотрудника: резидент или нерезидент. А ставка страховых взносов — от ваших льгот.
С 2023 года удерживать НДФЛ нужно и с зарплаты, и с аванса. Также изменился период расчета НДФЛ и сроки перечисления:
- НДФЛ, который удержали за период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца, нужно перечислить не позднее 28 числа текущего месяца.
- В январе удержанный НДФЛ, с 1 января по 22 января нужно заплатить не позже 28 января.
- В декабре налог за период с 23 декабря по 31 декабря надо заплатить не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Эльба рассчитает НДФЛ и страховые взносы автоматически, если правильно указать все реквизиты, зарплату, льготы и вычеты.
Начисления показывают в личной карточке сотрудника. Там же можно посмотреть подробный расчет налога и взносов.
Под конец месяца в разделе «Задачи и отчётность» появятся задачи с готовыми платежками по зарплате, НДФЛ и страховым взносам.
Постепенно будут появляться задачи по отчетам. Ближайшие вы увидите внизу раздела «Задачи и отчётность» → «Задачи на будущее».
Если сотрудников нет, а в разделе «Задачи и отчётность» много ненужных задач по ним, уберите галочку напротив поля «Да, у меня есть сотрудники» в разделе «Реквизиты».
Как добавить аванс
По Трудовому кодексу зарплату работникам нужно выплачивать два раза в месяц — иначе никак. Установите дату выплаты аванса в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Дополнительно».
А его размер укажите в личной карточке каждого работника в разделе «Сотрудники» → карточка сотрудника → «Зарплата».
В разделе «Задачи и отчётность» будут появляться задачи по выплате аванса.
Работники по договору подряда или ГПХ
В Эльбе добавьте таких исполнителей в разделе «Сотрудники» с типом договора «Гражданско-правовой».
Если сотрудник переходит с трудового договора на ГПХ, читайте статью «Как изменить тип договора».
В карточке сотрудника появится подраздел «ГПХ» — в нем и нужно будет начислять вознаграждение работника. День начисления — это день выплаты вознаграждения.
За сотрудников на договоре подряда нужно платить НДФЛ и страховые взносы + в ФСС на травматизм, если это предусмотрено договором.
Эльба предложит заплатить взносы в общей задаче за сотрудников.
Задача не появится, если вы начислите вознаграждение задним числом. Эльба будет считать, что вы уже рассчитались с работником, поэтому платежки придется подготовить самостоятельно.
НДФЛ нужно заплатить до 28 числа после расчета с сотрудником.
А если расплачиваетесь с исполнителями по договору ГПХ в день зарплаты остальных сотрудников, то при начислении выберите «Вместе с зарплатой за…». Платежки на выплату будут в общей задаче «Заплатить НДФЛ за...».
.png)
Как добавить арендодателя — физлицо
Если арендуете помещение у физлица, не забудьте удержать НДФЛ с арендной платы. Вы должны это сделать как налоговый агент.
В Эльбе добавьте арендодателя в раздел «Сотрудники» с типом договора «Аренды у физлица».
Затем покажите выплаты по аренде в подразделе «ГПХ».
Эльба автоматически рассчитает НДФЛ с этих сумм и предложит заплатить в разделе «Задачи и отчётность» в общем задаче по выплате НДФЛ.
Задача не появится, если вы начислите аренду задним числом. Эльба будет считать, что вы уже рассчитались с сотрудником, поэтому платежки придется подготовить самостоятельно.
НДФЛ нужно уплатить до 28 числа месяца со дня расчета с арендодателем.
А если расплачиваетесь с физлицом вместе с зарплатой остальных сотрудников, то при начислении выберите «Вместе с зарплатой за…» — платежки на выплату будут в задаче «Заплатить НДФЛ за…».
Как добавить вычет по НДФЛ
В разделе «Сотрудники» → карточка сотрудника → «Вычеты» → «Добавить вычет».
В Эльбе можно добавить только стандартные вычеты по НДФЛ: за себя или за ребенка. Остальные вычеты и для работодателя, и для сотрудника легче получить в налоговой самостоятельно.
Вычет на ребенка автоматически перестанет предоставляться, если доход сотрудника превысит 350 000₽.
Вычет не переходит автоматически на следующий год, поэтому не забывайте добавлять вычеты ежегодно и проверять, имеет ли сотрудник до сих пор право на них. Например, не исполнилось ли ребенку 18 или 24.
Как добавить больничный
В разделе «Сотрудники» → карточка сотрудника → «Больничные/пособия». Здесь же можно добавить декретные пособия.
Эльба не умеет рассчитывать больничные автоматически, но при добавлении будет ссылка на калькулятор, который поможет с расчетом.
Если сотруднику продлили больничный, измените у первичного больничного в Эльбе дату конца на дату выписки. Такой способ подойдет, если вы еще не выплачивали больничный и он принес все больничные листы сразу.
Если больничный уже выплачивали, а продление оплачиваете дополнительно, то заведите его как новый больничный. Чтобы расчет по страховым взносам сформировался правильно, обнулите сумму за счет работодателя вручную.
Как добавить отпуск
В разделе «Сотрудники» → карточка сотрудника → «Отпуска».
Укажите даты отпуска, а Эльба рассчитает сумму отпускных из данных по начисленной зарплате.
По Трудовому кодексу выплатить отпускные работнику нужно не позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска, поэтому добавьте отпуск в Эльбу заранее. После этого в разделе «Задачи и отчётность» появится задача по выплате отпускных.
Отпускные можно выдать и раньше чем за 3 дня. Часто работодатели выплачивают отпускные вместе с зарплатой, если даты близко друг к другу. Например, сотрудник уходит в отпуск 15 августа, а зарплату в организации выдают 10 августа.
В Эльбе так тоже можно сделать — поставьте галочку напротив поля «Выдать вместе с зарплатой» и она предложит заплатить все вместе в задаче «Заплатить НДФЛ за…».
Если добавите отпуск сегодняшним днем или днем из прошлого, задача по выплате отпускных в разделе «Задачи и отчётность» не появится. Эльба будет считать, что вы уже рассчитались с сотрудником, поэтому платежки придется подготовить самостоятельно.
Чтобы добавить отпуск без содержания, поставьте галочку рядом с полем «Без содержания».
Как уволить сотрудника
Зайдите в личную карточку сотрудника в разделе «Сотрудники» → «Работает» → «Уволить». Если показывали в Эльбе все отпуска, больничные и зарплату — компенсация за неиспользованный отпуск рассчитается автоматически. Если не показывали — придется считать вручную.
.png)
В месяце увольнения переведите аванс из процентов в рубли. Это нужно для правильного расчета.
Если увольняете сотрудника последним днем месяца, авторасчет может быть неправильным, потому что в расчете среднего дневного заработка Эльба не учтет доход этого месяца.
Чтобы это исправить, нужно:
- Выбрать вариант «Да, все»
— поставить дату увольнения — последний день месяца,
— скопировать число дней неиспользованного отпуска.
2. Выбрать вариант «Нет, не все»
— указать дату увольнения — первый день следующего месяца,
— ввести скопированные выше дни неиспользованного отпуска,
— скопировать авторассчитанную сумму компенсации.
3. Вернуть корректную дату увольнения — последний день месяца
— подставить скопированную сумму компенсации.
Отдельная задача появится в разделе «Задачи и отчетность», если указать текущую дату увольнения или дату из будущего.
Если уволили сотрудника задним числом, задача не появится и платежки придется подготовить вручную.
Сумма в задаче включает полный расчет при увольнении. Это компенсация за неиспользованный отпуск и зарплата за отработанную часть месяца.
О том, какие документы оформить при увольнении, читайте в статье «Как уволить сотрудника».
Как принять сотрудника повторно
- Сотрудник уволился в прошлом году и в новом году снова устраивается на работу → заведите дубль карточки сотрудника, укажите в личных данных новую дату приема.
- Сотрудник уволился и устраивается повторно в рамках одного года — действуйте по инструкции.