Частые вопросы   Как работать с сотрудниками

Как работать с сотрудниками

Перед началом работы заполните раздел Реквизиты → Сотрудники.

Эльба сформирует отчёты, рассчитает налоги и страховые взносы на основании начислений, которые вы покажете в разделе Сотрудники.

Сотрудники по трудовому договору

С зарплаты таких сотрудников нужно платить НДФЛ и страховые взносы: на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование + взносы на травматизм в ФСС. Ставка НДФЛ зависит от статуса сотрудника: резидент не резидент. А ставка страховых взносов — от ваших льгот.

Эльба рассчитает НДФЛ и страховые взносы автоматически, если правильно указать все реквизиты, зарплату, льготы и вычеты.

Начисления показывают в личной карточке сотрудника. Там же можно посмотреть подробный расчёт налога и взносов. 

 

Под конец месяца в разделе Отчётность появятся задачи с готовыми платёжками по зарплате, НДФЛ и страховых взносов.

Постепенно будут появляться задачи по отчётам, ближайшие вы увидите внизу раздела Отчётность — «Задачи на будущее».

Если сотрудников нет, а в разделе Отчётность много ненужных задач по ним, уберите галочку напротив поля «Я зарегистирован как работодатель» в разделе Реквизиты → Сотрудники.

Как добавить аванс

По Трудовому кодексу зарплату работникам нужно выплачивать два раза в месяц — иначе никак. Установите дату выплаты аванса в разделе Реквизиты → Сотрудники → Дополнительно.

 

А его размер укажите в личной карточке каждого работника в разделе Сотрудники → Нужный сотрудник → Зарплата.

В разделе Отчётность будут появляться задачи по выплате аванса. Помните: НДФЛ при выплате аванса не платят, поэтому платёжек на его уплату там не будет — они будут в задачах по выплате зарплаты по итогам месяца.

Работники по договору подряда или ГПХ

В Эльбе добавьте таких исполнителей в разделе Сотрудники по договору «ГПХ или подряда».

В карточке сотрудника появится подраздел ГПХ — в нём и нужно будет начислять вознаграждение работника. День начисления = день выплаты вознаграждения.

За сотрудников на договоре подряда нужно платить НДФЛ и страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование + в ФСС на травматизм, если это предусмотрено договором.

Эльба предложит заплатить взносы в общей задаче за сотрудников. 

А вознаграждение с НДФЛ — в отдельной задаче «Заплатить по договору подряда».

Важно: задача не появится, если вы начислите вознаграждение задним числом. Эльба будет считать, что вы уже рассчитались с работником, поэтому платёжки придётся подготовить самостоятельно.

НДФЛ нужно заплатить не позже следующего рабочего дня после расчёта с сотрудником.

А если расплачиваетесь с исполнителями по договору ГПХ в день зарплаты остальных сотрудников, то при начислении выберите «Вместе с зарплатой за…». Платёжки на выплату будут в общей задаче «Выдать зарплату и заплатить НДФЛ за…». 

Как добавить арендодателя — физлицо

Если арендуете помещение у физлица, не забудьте удержать НДФЛ с арендной платы. Вы должны это сделать как налоговый агент

В Эльбе добавьте арендодателя в раздел Сотрудники «по договору аренды имущества».

Затем покажите выплаты по аренде в подразделе ГПХ.

 

Эльба автоматически рассчитает НДФЛ с этих сумм и предложит заплатить в разделе Отчётность.

Важно: задача не появится, если вы начислите аренду задним числом. Эльба будет считать, что вы уже рассчитались с сотрудником, поэтому платёжки придётся подготовить самостоятельно.

НДФЛ нужно заплатить не позднее следующего рабочего дня после расчёта с арендодателем.

А если расплачиваетесь с физлицом в день зарплаты остальных сотрудников, то при начислении выберите «Вместе с зарплатой за…» — платёжки на выплату будут в задаче «Выдать зарплату и заплатить НДФЛ за…».

 

Как добавить вычет по НДФЛ

В разделе Сотрудники → Нужный сотрудник → Вычеты → Добавить вычет.

В Эльбе можно добавить только стандартные вычеты по НДФЛ: за себя или за ребёнка. Остальные вычеты и для работодателя, и для сотрудника легче получить в налоговой самостоятельно.

Вычет на ребёнка автоматически перестанет предоставляться, если доход сотрудника превысит 350 000₽.

Вычет не переходит автоматически на следующий год, поэтому не забывайте добавлять вычеты ежегодно и проверять, имеет ли сотрудник до сих пор право на них. Например, не исполнилось ли ребёнку 18 или 24. 

Как добавить больничный

В разделе Сотрудники → Нужный сотрудник → Больничные/пособия. Здесь же можно добавить декретные пособия.

Эльба не умеет рассчитывать больничные автоматически, но при добавлении будет ссылка на калькулятор, который поможет с расчётом.

 

Если сотруднику продлили больничный, измените у первичного больничного в Эльбе дату конца на дату выписки. Такой способ подойдёт, если вы ещё не выплачивали больничный и он принес все больничные листы сразу.

Если больничный уже выплачивали, а продление оплачиваете дополнительно, то заведите его как новый больничный. Чтобы расчёт по страховым взносам сформировался правильно, обнулите сумму за счет работодателя вручную.

Как добавить отпуск

В разделе Сотрудники → Нужный сотрудник → Отпуска.

Рассчитать отпускные поможет калькулятор.

По Трудовому кодексу выплатить отпускные работнику нужно не позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска, поэтому добавьте отпуск в Эльбу заранее. После этого в разделе Отчётность появится задача по выплате отпускных и НДФЛ с них.

Отпускные можно выдать и раньше чем за 3 дня. Часто работодатели выплачивают отпускные вместе с зарплатой, если даты близко друг к другу. Например, сотрудник уходит в отпуск 15 августа, а зарплату в организации выдают 10 августа.

В Эльбе так тоже можно сделать — поставьте галочку напротив поля «Выдать вместе с зарплатой» и она предложит заплатить всё вместе в задаче «Выдать зарплату и заплатить НДФЛ за…».

Если добавите отпуск сегодняшним днём или днём из прошлого, задача по выплате отпускных в разделе Отчётность не появится. Эльба будет считать, что вы уже рассчитались с сотрудником, поэтому платёжки придётся подготовить самостоятельно.

Когда добавляете отпуск в карточку сотрудника, в поле «Дата выплаты отпускных:» укажите реальную дату выплаты. Это важно для 6-НДФЛ, потому что срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором выплачены отпускные.

Чтобы добавить отпуск без содержания, поставьте галочку рядом с полем «Без содержания».

Как уволить сотрудника

Зайдите в личную карточку сотрудника в разделе Сотрудники → Работает → Уволить. Если показывали в Эльбе все отпуска, больничные и зарплату — компенсация за неиспользованный отпуск рассчитается автоматически. Если не показывали — придётся считать вручную. 

Если увольняете сотрудника последним днём месяца, авторасчёт может быть неправильным, потому что в расчете среднего дневного заработка Эльба не учтёт доход этого месяца.

Чтобы это исправить, нужно:

  1. Выбрать вариант «Да, все»
    — поставить дату увольнения — последний день месяца,
    — скопировать число дней неиспользованного отпуска.

 

2. Выбрать вариант «Нет, не все»
— указать дату увольнения — первый день следующего месяца,
— ввести скопированные выше дни неиспользованного отпуска,
— скопировать авторассчитанную сумму компенсации.

3. Вернуть корректную дату увольнения — последний день месяца
— подставить скопированную сумму компенсации.

Отдельная задача появится в разделе Отчетность, если указать текущую дату увольнения или дату из будущего.

Если уволили сотрудника задним числом, задача не появится и платёжки придётся подготовить вручную.

Сумма в задаче включает полный расчет при увольнении = компенсация за неиспользованный отпуск + зарплата за отработанную часть месяца.

О том, какие документы оформить при увольнении, читайте в статье «Как уволить сотрудника».

Как принять сотрудника повторно

  1. Сотрудник уволился в прошлом году и в новом году снова устраивается на работу → заведите дубль карточки сотрудника, укажите в личных данных новую дату приема.
  2. Сотрудник уволился и устраивается повторно в рамках одного года — действуйте по инструкции.