Бухучет отслеживает каждую операцию в жизни организации, и на каждый «шаг» нужен первичный документ: акт, накладная, авансовый отчет, договор, квитанция, отчет агента или другой. На основании документа в бухучете создаются проводки, которые отражают что произошло в учете.

Бухгалтеры обучаются несколько лет, чтобы знать все счета, проводки и правила бухучета. Мы постарались сделать в Эльбе доступный бухучет небольших ООО с простыми операциями, в которых сможет разобраться даже директор без специальных знаний. Для самых распространенных хозяйственных сделок Эльба автоматически делает проводки на основании документов. Например, по исходящей накладной признает доход от продажи и списывает в расходы себестоимость товара, по платежке поставщику гасит долг предприятия по оплате и уменьшает остаток на расчетном счете.

Некоторые проводки пока не поддались автоматизации в Эльбе. Например, начисление агентского вознаграждения по отчету агента или признание дохода в бухучете по договору оферты. Такие операции нужно отразить в бухучете «ручными» проводками. По правилам для ручных проводок существует отдельный документ — бухгалтерская справка. 

Что такое бухсправка?

У этого документа простая форма, в которой содержится хозяйственная операция, сумма и счета бухучета, где отражаются изменения. Бухсправка создается только по документальному основанию и описывает, как в учете отражена операция по документу, для которого пока не предусмотрено автоматической  проводки в Эльбе.

Самое сложное в бухсправке — указать счета бухучета, потому что для этого нужно разбираться в проводках и знать правила. Но вам совсем не обязательно становиться бухгалтером — Эльба поможет с самыми распространенными ситуациями.

Бухсправки в Эльбе: когда и как создавать

После того, как вы заведете в  все документы, поступления и списания и приберётесь в товарах, следует обратить внимание на операции, которые нужно отразить бухгалтерскими справками.

Начисление амортизации по основным средствам

Основным средством является имущество для бизнеса дороже 40 000 рублей, со сроком использования больше года и не предназначенное для перепродажи. Например, автомобиль, оборудование, офис. В бухучете стоимость такого имущества списывается в расходы частями — это называется амортизацией. 

По правилам амортизацию нужно рассчитать за каждый месяц, как описано в статье, и в Эльбе добавить бухсправки на последнюю дату каждого месяца с типом операции «Начисление амортизации по основным средствам».

Списание долга, если работаете без закрывающих документов

Иногда хочется упростить работу с контрагентами и избавиться от закрывающих документов.  Для этого в договоре или счет-договоре указывается условие: после истечения определённого срока с момента оплаты заказчиком, услуги считаются оказанными, а работы — принятыми.

Чтобы в бухгалтерской отчетности у вас не было долга пред клиентом, нужно сформировать бухсправку с типом операции «Списание долга перед клиентом» на сумму оплаты от клиента. А если, наоборот, вы были заказчиком — для списания долга поставщика нужно создать бухсправку с типом операции «Списание долга поставщика» на сумму вашей оплаты.

Оплата от клиентов по банковским картам и электронными деньгами

Такие способы оплаты ведутся через посредников (банк, платежную систему или агрегатор платежей), и бухсправки помогают правильно отразить доход и начислить комиссию. Причем отражение дохода зависит от того, выставляли вы в Эльбе акты и накладные покупателям или нет. 

Если вашими покупателями являются обычные физ.лица, которым вы не формировали акты и накладные: 
Нужно создать бухсправку с типом операции «Оплата от населения по банковским картам и электронными деньгами». Контрагентом по счету 76 укажите посредника, который перечислял вам деньги от клиентов — банк, платежную систему или агрегатор платежей. А в суммах — комиссию и сумму оплаты клиентами без удержания комиссии посредника. Чтобы все сложилось правильно, не забудьте у поступлений по банку от такого контрагента выбрать тип операции “Реализация по агентскому договору”.

Среди ваших покупателей физ.лица и компании, которым вы выставляли в Эльбе акты и накладные:
Бухсправки нужно создать с типом операции «Оплата от клиентов по банковским картам и электронными деньгами». Контрагентом по счету 76 укажите посредника, который перечислял вам деньги от клиентов — банк, платежную систему или агрегатор платежей. Контрагентом по 62 счету выберите вашего клиента. А в суммах заполните комиссию и сумму оплаты клиентами без удержания комиссии посредника.

Работа по агентскому договору

Сделки по агентскому договору требуют особого подхода, из-за того, что в привычный процесс «покупатель — продавец» вмешивается третья сторона — агент. При отражении сделок обязательно нужно учитывать все условия работы.

Вы продаете через агента товары или услуги
Например, работаете с курьерской службой

Бухсправки нужны, чтобы начислить вознаграждение агенту, отразить доход от продажи через агента и списать себестоимость проданных товаров. 

Тип операции бухсправки «Продажа через агента товаров и услуг населению» предназначен для отражения операций, если среди ваших покупателей — обычные физлица, которым вы не выставляли акты и накладные в Эльбе. 
А при выставлении клиентам актов и накладных подойдет тип операции «Продажа через агента товаров и услуг клиентам». 
Контрагентом по счету 76 укажите вашего агента, а контрагентом по счету 62 — покупателя, которому выставляли закрывающие документы.
При указании суммы обратите внимание, что в доходах признается вся сумма, которую оплатил клиент без вычета комиссии агента. 

Если товары агенту вы отгружали по акту списания в Эльбе, для учета себестоимости в расходах не забудьте создать бухсправку с типом операции «Списание себестоимости товаров, проданных агентом». Если такой акт списания не создавался, то спишите реализованные товары отчетом о рознице.

🎁

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Вы — агент и продаете товары или услуги принципала
Например, у вас туристическое агентство

Бухгалтерская справка поможет признать доход в виде агентского вознаграждения и отразить, что клиент получил товар от вашего принципала. Для этого нужно выбрать тип операции бухсправки «Продажа товаров и услуг принципала по агентскому договору».

Вы — агент и покупаете товары или услуги принципала
Например, вы как агент размещаете контекстную рекламу своих клиентов на Яндекс.Директе

В таких сделках также нужно признать в доходах ваше агентское вознаграждение и учесть, что товар или услуга переданы принципалу — вашему заказчику. Для этого создан тип операции бухсправки «Покупка товаров и услуг для принципала по агентскому договору».

Статья актуальна на