Бухгалтерские справки в Эльбе: инструкция по применению

Бухучет отслеживает каждую операцию в жизни организации, и на каждый «шаг» нужен первичный документ: акт, накладная, авансовый отчет, договор, квитанция, отчет агента или другой. На основании документа в бухучете создаются проводки, которые отражают что произошло в учете.

Бухгалтеры обучаются несколько лет, чтобы знать все счета, проводки и правила бухучета. Мы постарались сделать в Эльбе доступный бухучет небольших ООО с простыми операциями, в которых сможет разобраться даже директор без специальных знаний. Для самых распространенных хозяйственных сделок Эльба автоматически делает проводки на основании документов. Например, по исходящей накладной признает доход от продажи и списывает в расходы себестоимость товара, по платежке поставщику гасит долг предприятия по оплате и уменьшает остаток на расчетном счете.

Некоторые проводки пока не поддались автоматизации в Эльбе. Например, начисление агентского вознаграждения по отчету агента или признание дохода в бухучете по договору оферты. Такие операции нужно отразить в бухучете «ручными» проводками. По правилам для ручных проводок существует отдельный документ — бухгалтерская справка. 

Что такое бухсправка?

У этого документа простая форма, в которой содержится хозяйственная операция, сумма и счета бухучета, где отражаются изменения. Бухсправка создается только по документальному основанию и описывает, как в учете отражена операция по документу, для которого пока не предусмотрено автоматической  проводки в Эльбе.

Самое сложное в бухсправке — указать счета бухучета, потому что для этого нужно разбираться в проводках и знать правила. Но вам совсем не обязательно становиться бухгалтером — Эльба поможет с самыми распространенными ситуациями.

Бухсправки в Эльбе: когда и как создавать

После того, как вы заведете в Эльбе все документы, поступления и списания и приберётесь в товарах, следует обратить внимание на операции, которые нужно отразить бухгалтерскими справками.

Начисление амортизации по основным средствам

Основным средством является имущество для бизнеса дороже 40 000 рублей, со сроком использования больше года и не предназначенное для перепродажи. Например, автомобиль, оборудование, офис. В бухучете стоимость такого имущества списывается в расходы частями — это называется амортизацией. 

По правилам амортизацию нужно рассчитать за каждый месяц, как описано в статье, и в Эльбе добавить бухсправки на последнюю дату каждого месяца с типом операции «Начисление амортизации по основным средствам».

Списание долга, если работаете без закрывающих документов

Иногда хочется упростить работу с контрагентами и избавиться от закрывающих документов.  Для этого в договоре или счет-договоре указывается условие: после истечения определённого срока с момента оплаты заказчиком, услуги считаются оказанными, а работы — принятыми.

Чтобы в бухгалтерской отчетности у вас не было долга пред клиентом, нужно сформировать бухсправку с типом операции «Списание долга перед клиентом» на сумму оплаты от клиента. А если наоборот вы были заказчиком, для списания долга поставщика нужно создать бухсправку с типом операции «Списание долга поставщика» на сумму вашей оплаты.

Оплата от клиентов по банковским картам и электронными деньгами

Такие способы оплаты ведутся через посредников (банк, платежную систему или агрегатор платежей), и бухсправки помогают правильно отразить доход и начислить комиссию. Причем отражение дохода зависит от того, выставляли вы в Эльбе акты и накладные покупателям или нет. 

Если вашими покупателями являются обычные физ.лица, которым вы не формировали акты и накладные: 
Нужно создать бухсправку с типом операции «Оплата от населения по банковским картам и электронными деньгами». Контрагентом по счету 76 укажите посредника, который перечислял вам деньги от клиентов — банк, платежную систему или агрегатор платежей. А в суммах — комиссию и сумму оплаты клиентами без удержания комиссии посредника. Чтобы все сложилось правильно, не забудьте у поступлений по банку от такого контрагента выбрать тип операции “Реализация по агентскому договору”.

Среди ваших покупателей физ.лица и компании, которым вы выставляли в Эльбе акты и накладные:
Бухсправки нужно создать с типом операции «Оплата от клиентов по банковским картам и электронными деньгами». Контрагентом по счету 76 укажите посредника, который перечислял вам деньги от клиентов — банк, платежную систему или агрегатор платежей. Контрагентом по 62 счету выберите вашего клиента. А в суммах заполните комиссию и сумму оплаты клиентами без удержания комиссии посредника.

Работа по агентскому договору

Сделки по агентскому договору требуют особого подхода, из-за того, что в привычный процесс «покупатель — продавец» вмешивается третья сторона — агент. При отражении сделок обязательно нужно учитывать все условия работы.

Вы продаете через агента товары или услуги
Например, работаете с курьерской службой

Бухсправки нужны, чтобы начислить вознаграждение агенту, отразить доход от продажи через агента и списать себестоимость проданных товаров. 

Тип операции бухсправки «Продажа через агента товаров и услуг населению» предназначен для отражения операций, если среди ваших покупателей — обычные физлица, которым вы не выставляли акты и накладные в Эльбе. 
А при выставлении клиентам актов и накладных подойдет тип операции «Продажа через агента товаров и услуг клиентам». 
Контрагентом по счету 76 укажите вашего агента, а контрагентом по счету 62 — покупателя, которому выставляли закрывающие документы.
При указании суммы обратите внимание, что в доходах признается вся сумма, которую оплатил клиент без вычета комиссии агента. 

Если товары агенту вы отгружали по акту списания в Эльбе, для учета себестоимости в расходах не забудьте создать бухсправку с типом операции «Списание себестоимости товаров, проданных агентом». Если такой акт списания не создавался, то спишите реализованные товары отчетом о рознице.

Вы — агент и продаете товары или услуги принципала
Например, у вас туристическое агентство

Бухгалтерская справка поможет признать доход в виде агентского вознаграждения и отразить, что клиент получил товар от вашего принципала. Для этого нужно выбрать тип операции бухсправки «Продажа товаров и услуг принципала по агентскому договору».

Вы — агент и покупаете товары или услуги принципала
Например, вы как агент размещаете контекстную рекламу своих клиентов на Яндекс.Директе

В таких сделках также нужно признать в доходах ваше агентское вознаграждение и учесть, что товар или услуга переданы принципалу — вашему заказчику. Для этого создан тип операции бухсправки «Покупка товаров и услуг для принципала по агентскому договору».

Статья актуальна на 08.03.2016
11 комментариев
Представьтесь через
фейсбук твиттер
Написать комментарий
  • Мария 17 марта, 14:47
    Здравсвуйте! Возникла проблема при сверке долгов.
    Я создала бухсправки с типом операции «Оплата от населения по банковским картам и электронными деньгами», везде все поставила как в инструкции, сумму указала без комиссии(только не нашла куда вписывать саму удержанную комиссию). В поступлениях от банка поменяла “Реализация по агентскому договору” вместо "оплата товаров и услуг населением". Но при сверке у меня долг перед посредником сумма с бухсправок и поступлений.

    Может еще что-то надо создать? Покупатели физ.лица и никаких актов и накладных я не формировала.

    Буду благодарна за любую подсказку! Спасибо
    Ответить
    • Tribuleva Alisa 21 марта, 10:05
      Попробуйте позвонить Эльбе на горячую линию: 8 800 500 0275
      Это, наверно, самый быстрый способ найти ошибку (вероятно, сумма указывается с комиссией, то есть нужно сложить их и внести в поле то, что получилось. Но это может быть не единственная сложность).
      Если становится очень тяжело (по личному опыту), попросите на время сдачи отчётности помощи у бухгалтера! Удачи!
      Ответить
    • Isheev Kirill 21 марта, 17:26
      Вопрос действительно можно решить быстрее, обратившись в техподдержку. Ребята вам точно подскажут причину расхождений
      Ответить
  • Олег Солдатов 23 марта, 22:57
    Скажите, пожалуйста, а как учитывать оплату в пользу СКБ Контур за пользование Эльбой? Поскольку закрывающих документов нет, то получается, то это нужно бухсправкой оформлять? Будет ли это списанием долга поставщику?
    Ответить
    • Орловский Павел 28 марта, 13:54
      Можно бухсправкой сделать или, если ни одного документа с контрагентом СКБ Контур нет, то у любого списания на оплату Эльбы поставить в лайтбоксе списания галку "я работаю с этим контрагентом без актов и накладных". Тогда все списания на СКБ Контур автоматически будут признаваться в расходах.
      Ответить
  • Ирина 28 марта, 12:04
    " Например, по исходящей накладной признает доход от продажи и списывает в расходы себестоимость товара"
    Я такую операцию делаю в ручную за весь 2015 год!!!! как же это происходит в Эльбе? расскажите???
    УСН Доходы минус расходы!!! Что бы не мучится в 2016 году!!! Пожалуйста!!!!
    Ответить
    • Орловский Павел 28 марта, 13:57
      Вы создаете одну исходящую накладную на весь реализованный за год товар?
      Вероятно, вы торгуете в розницу? Для розничной деятельности у нас предусмотрен тип операции в Кассе "Оприходование розничной выручки - признается доход. А себестоимость реализованных в розницу товаров отражается отчетом о рознице в складе.
      Ответить
  • Виктория 12 апреля, 14:57
    Здравствуйте, скажите можно ли списать бензин по бухсправки?
    Ответить
  • Павел 17 июля, 06:03
    Здравствуйте! Как в Эльбе производится учет при работе ооо на усн по договору доверительного управления недвижимостью, если владелец недвижимости - иностранец, плательщик ндс (соответственно ооо - налоговый агент этого иностранца)? Схема: учредитель дду (иностранец) доверяет ооо сдавать от своего имени недвижимость, оплачивать эксплуатационные расходы, платить налоги и чистую прибыль перечислять на счет учредителя за границей. По сути ооо ведет мини бухгалтерию ветви деятельности учредителя, связанной с этой недвижимостью. Акцент вопроса в том числе на факте отсутствия в Эльбе ОСНО.
    Ответить
    • Пономарев Роман 21 июля, 12:40
      Добрый день. Основная сложность в том, что в Эльбе нельзя завести карточку иностранного контрагента. Соответственно никак не сформировать журналы и не отчитаться по НДС.
      Ответить

Устали от предпринимательской рутины?

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно

Справочная / Бухучет на спецрежимах

Бухгалтерские справки в Эльбе: инструкция по применению

Бухучет отслеживает каждую операцию в жизни организации, и на каждый «шаг» нужен первичный документ: акт, накладная, авансовый отчет, договор, квитанция, отчет агента или другой. На основании документа в бухучете создаются проводки, которые отражают что произошло в учете.

Бухгалтеры обучаются несколько лет, чтобы знать все счета, проводки и правила бухучета. Мы постарались сделать в Эльбе доступный бухучет небольших ООО с простыми операциями, в которых сможет разобраться даже директор без специальных знаний. Для самых распространенных хозяйственных сделок Эльба автоматически делает проводки на основании документов. Например, по исходящей накладной признает доход от продажи и списывает в расходы себестоимость товара, по платежке поставщику гасит долг предприятия по оплате и уменьшает остаток на расчетном счете.

Некоторые проводки пока не поддались автоматизации в Эльбе. Например, начисление агентского вознаграждения по отчету агента или признание дохода в бухучете по договору оферты. Такие операции нужно отразить в бухучете «ручными» проводками. По правилам для ручных проводок существует отдельный документ — бухгалтерская справка. 

Что такое бухсправка?

У этого документа простая форма, в которой содержится хозяйственная операция, сумма и счета бухучета, где отражаются изменения. Бухсправка создается только по документальному основанию и описывает, как в учете отражена операция по документу, для которого пока не предусмотрено автоматической  проводки в Эльбе.

Самое сложное в бухсправке — указать счета бухучета, потому что для этого нужно разбираться в проводках и знать правила. Но вам совсем не обязательно становиться бухгалтером — Эльба поможет с самыми распространенными ситуациями.

Бухсправки в Эльбе: когда и как создавать

После того, как вы заведете в Эльбе все документы, поступления и списания и приберётесь в товарах, следует обратить внимание на операции, которые нужно отразить бухгалтерскими справками.

Начисление амортизации по основным средствам

Основным средством является имущество для бизнеса дороже 40 000 рублей, со сроком использования больше года и не предназначенное для перепродажи. Например, автомобиль, оборудование, офис. В бухучете стоимость такого имущества списывается в расходы частями — это называется амортизацией. 

По правилам амортизацию нужно рассчитать за каждый месяц, как описано в статье, и в Эльбе добавить бухсправки на последнюю дату каждого месяца с типом операции «Начисление амортизации по основным средствам».

Списание долга, если работаете без закрывающих документов

Иногда хочется упростить работу с контрагентами и избавиться от закрывающих документов.  Для этого в договоре или счет-договоре указывается условие: после истечения определённого срока с момента оплаты заказчиком, услуги считаются оказанными, а работы — принятыми.

Чтобы в бухгалтерской отчетности у вас не было долга пред клиентом, нужно сформировать бухсправку с типом операции «Списание долга перед клиентом» на сумму оплаты от клиента. А если наоборот вы были заказчиком, для списания долга поставщика нужно создать бухсправку с типом операции «Списание долга поставщика» на сумму вашей оплаты.

Оплата от клиентов по банковским картам и электронными деньгами

Такие способы оплаты ведутся через посредников (банк, платежную систему или агрегатор платежей), и бухсправки помогают правильно отразить доход и начислить комиссию. Причем отражение дохода зависит от того, выставляли вы в Эльбе акты и накладные покупателям или нет. 

Если вашими покупателями являются обычные физ.лица, которым вы не формировали акты и накладные: 
Нужно создать бухсправку с типом операции «Оплата от населения по банковским картам и электронными деньгами». Контрагентом по счету 76 укажите посредника, который перечислял вам деньги от клиентов — банк, платежную систему или агрегатор платежей. А в суммах — комиссию и сумму оплаты клиентами без удержания комиссии посредника. Чтобы все сложилось правильно, не забудьте у поступлений по банку от такого контрагента выбрать тип операции “Реализация по агентскому договору”.

Среди ваших покупателей физ.лица и компании, которым вы выставляли в Эльбе акты и накладные:
Бухсправки нужно создать с типом операции «Оплата от клиентов по банковским картам и электронными деньгами». Контрагентом по счету 76 укажите посредника, который перечислял вам деньги от клиентов — банк, платежную систему или агрегатор платежей. Контрагентом по 62 счету выберите вашего клиента. А в суммах заполните комиссию и сумму оплаты клиентами без удержания комиссии посредника.

Работа по агентскому договору

Сделки по агентскому договору требуют особого подхода, из-за того, что в привычный процесс «покупатель — продавец» вмешивается третья сторона — агент. При отражении сделок обязательно нужно учитывать все условия работы.

Вы продаете через агента товары или услуги
Например, работаете с курьерской службой

Бухсправки нужны, чтобы начислить вознаграждение агенту, отразить доход от продажи через агента и списать себестоимость проданных товаров. 

Тип операции бухсправки «Продажа через агента товаров и услуг населению» предназначен для отражения операций, если среди ваших покупателей — обычные физлица, которым вы не выставляли акты и накладные в Эльбе. 
А при выставлении клиентам актов и накладных подойдет тип операции «Продажа через агента товаров и услуг клиентам». 
Контрагентом по счету 76 укажите вашего агента, а контрагентом по счету 62 — покупателя, которому выставляли закрывающие документы.
При указании суммы обратите внимание, что в доходах признается вся сумма, которую оплатил клиент без вычета комиссии агента. 

Если товары агенту вы отгружали по акту списания в Эльбе, для учета себестоимости в расходах не забудьте создать бухсправку с типом операции «Списание себестоимости товаров, проданных агентом». Если такой акт списания не создавался, то спишите реализованные товары отчетом о рознице.

Вы — агент и продаете товары или услуги принципала
Например, у вас туристическое агентство

Бухгалтерская справка поможет признать доход в виде агентского вознаграждения и отразить, что клиент получил товар от вашего принципала. Для этого нужно выбрать тип операции бухсправки «Продажа товаров и услуг принципала по агентскому договору».

Вы — агент и покупаете товары или услуги принципала
Например, вы как агент размещаете контекстную рекламу своих клиентов на Яндекс.Директе

В таких сделках также нужно признать в доходах ваше агентское вознаграждение и учесть, что товар или услуга переданы принципалу — вашему заказчику. Для этого создан тип операции бухсправки «Покупка товаров и услуг для принципала по агентскому договору».

Статья актуальна на 08.03.2016
Оставить комментарий
Комментарии (11)
  • Мария 17 марта, 14:47
    Здравсвуйте! Возникла проблема при сверке долгов.
    Я создала бухсправки с типом операции «Оплата от населения по банковским картам и электронными деньгами», везде все поставила как в инструкции, сумму указала без комиссии(только не нашла куда вписывать саму удержанную комиссию). В поступлениях от банка поменяла “Реализация по агентскому договору” вместо "оплата товаров и услуг населением". Но при сверке у меня долг перед посредником сумма с бухсправок и поступлений.

    Может еще что-то надо создать? Покупатели физ.лица и никаких актов и накладных я не формировала.

    Буду благодарна за любую подсказку! Спасибо
    Ответить
    • Tribuleva Alisa 21 марта, 10:05
      Попробуйте позвонить Эльбе на горячую линию: 8 800 500 0275
      Это, наверно, самый быстрый способ найти ошибку (вероятно, сумма указывается с комиссией, то есть нужно сложить их и внести в поле то, что получилось. Но это может быть не единственная сложность).
      Если становится очень тяжело (по личному опыту), попросите на время сдачи отчётности помощи у бухгалтера! Удачи!
      Ответить
    • Isheev Kirill 21 марта, 17:26
      Вопрос действительно можно решить быстрее, обратившись в техподдержку. Ребята вам точно подскажут причину расхождений
      Ответить
  • Олег Солдатов 23 марта, 22:57
    Скажите, пожалуйста, а как учитывать оплату в пользу СКБ Контур за пользование Эльбой? Поскольку закрывающих документов нет, то получается, то это нужно бухсправкой оформлять? Будет ли это списанием долга поставщику?
    Ответить
    • Орловский Павел 28 марта, 13:54
      Можно бухсправкой сделать или, если ни одного документа с контрагентом СКБ Контур нет, то у любого списания на оплату Эльбы поставить в лайтбоксе списания галку "я работаю с этим контрагентом без актов и накладных". Тогда все списания на СКБ Контур автоматически будут признаваться в расходах.
      Ответить
  • Ирина 28 марта, 12:04
    " Например, по исходящей накладной признает доход от продажи и списывает в расходы себестоимость товара"
    Я такую операцию делаю в ручную за весь 2015 год!!!! как же это происходит в Эльбе? расскажите???
    УСН Доходы минус расходы!!! Что бы не мучится в 2016 году!!! Пожалуйста!!!!
    Ответить
    • Орловский Павел 28 марта, 13:57
      Вы создаете одну исходящую накладную на весь реализованный за год товар?
      Вероятно, вы торгуете в розницу? Для розничной деятельности у нас предусмотрен тип операции в Кассе "Оприходование розничной выручки - признается доход. А себестоимость реализованных в розницу товаров отражается отчетом о рознице в складе.
      Ответить
  • Виктория 12 апреля, 14:57
    Здравствуйте, скажите можно ли списать бензин по бухсправки?
    Ответить
    • Isheev Kirill 8 мая, 19:49
      Вы хотите отразить в системе расход этого бензина, так?
      Ответить
  • Павел 17 июля, 06:03
    Здравствуйте! Как в Эльбе производится учет при работе ооо на усн по договору доверительного управления недвижимостью, если владелец недвижимости - иностранец, плательщик ндс (соответственно ооо - налоговый агент этого иностранца)? Схема: учредитель дду (иностранец) доверяет ооо сдавать от своего имени недвижимость, оплачивать эксплуатационные расходы, платить налоги и чистую прибыль перечислять на счет учредителя за границей. По сути ооо ведет мини бухгалтерию ветви деятельности учредителя, связанной с этой недвижимостью. Акцент вопроса в том числе на факте отсутствия в Эльбе ОСНО.
    Ответить
    • Пономарев Роман 21 июля, 12:40
      Добрый день. Основная сложность в том, что в Эльбе нельзя завести карточку иностранного контрагента. Соответственно никак не сформировать журналы и не отчитаться по НДС.
      Ответить
8 800 500-02-75