Оплачивать товары, аренду или работу подрядчиков картой физлица не запрещено, поставить эту оплату в расходы на УСН — можно. Но у налоговой появятся вопросы, а у предпринимателя — задача доказать, что трата нужна бизнесу, а не лично ему.
Требования к тратам на УСН «Доходы минус расходы»
На расходной упрощёнке налог платят с разницы между доходом и тратами на бизнес. Больше потратили — меньше заплатили. Поэтому расходы должны быть:
- Из списка ч.1 ст. 346.16 НК РФ. В списке есть почти все нужные бизнесу траты: закупка товара, расходников и сырья, аренда, зарплата, обслуживание касс, бензин.
- Обоснованными. То есть нужные для получения прибыли. Допустим, у нас есть магазин. Аренда склада для хранения товара — нужная трата. Аренда бара для корпоратива — нет. А вот если у нас бизнес по организации праздников, то аренда бара — нужная трата. В споре с налоговой связь расходов с бизнесом будет доказывать предприниматель.
- Оплачены. Траты, которые только в планах, списать в расходы нельзя. Расходы на товары для перепродажи списывают по мере их продажи — ч. 2 ст. 346.17 НК РФ.
- Подтверждены документами: чеком, квитанцией, платежным поручением. У документа должны быть реквизиты: наименование продавца, дата, содержание операции, сумма оплаты. По реквизитам должно быть понятно, куда именно ушли деньги предпринимателя — ч. 1 ст. 252 НК РФ и ч. 2 ст. 9 Закона о бухучёте.
Расходы записывают в книгу учёта доходов и расходов — КУДиР.
Эльба сформирует и заполнит КУДиР. Все возможности сервиса 30 дней бесплатно
Платить картой физлица не запрещено
Предприниматели используют в бизнесе расчётный счёт. Но в законах нет запрета оплатить расходы личной картой физлица, онлайн-переводом или наличными. Например, купить в рознице недостающий товар. Или перевести оплату самозанятому таргетологу. У ИП не разделены личные и коммерческие деньги. Получать оплаты на личную карту налоговая напрямую разрешает — письма от 20.06.2018 № ЕД-3-2/4043@ и от 17.10.2019 № БС-3-11/9055@.
Главное, чтобы по оплате было видно, что именно и по какой цене оплатили. А покупка должна быть нужна бизнесу, а не лично предпринимателю или его семье.
Что и по какой цене оплатили картой подтверждает кассовый чек — бумажный или электронный. В банковской выписке по карте нет графы о товаре, поэтому её недостаточно. У чека есть все нужные реквизиты из ч. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
Если продавец на патенте и его бизнесу не нужна онлайн-кассы, покупку подтверждает квитанция. К примеру, без кассы работают фотографы, арендодатель, программисты — письмо Минфина от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028.
Что и почём купили у самозанятого, подтвердит его чек из «Мой налог».
Если платил работник деньгами ИП — это другая ситуация. На расходы нужен авансовый отчёт. Вот подробная инструкция, как его составить.
Не ищите, мы всё пришлем: как выбрать систему налогообложения и накопить на пенсию
Почему налоговая может не принять расходы по карте
Налоговая тщательно проверит расходы бизнеса на камеральной проверке декларации УСН — так делают каждый год. Либо на выездной — с ней приходят в бизнес раз в три года. Смотреть будут КУДиР и платёжные документы. Если расходы не примут, налог по УСН добавят, а к нему выпишут штраф в 20% от недоплаты и насчитают пени.
Мы посмотрели судебные споры, где налоговая не приняла расходы бизнеса, оплаченные картой физлица. В основном, дело в чеках и назначении товара:
- Товар оплатили чужой картой, например, жены предпринимателя. Непонятно, пошла покупка в бизнесе или нет.
- Нет кассового чека или квитанции. Товарный чек без отметки об оплате не подходит.
- Чек нечитаем. Например, выцвел и не видно суммы и наименования товара.
- Купленный товар или услуга не соответствуют бизнесу ИП. Либо покупка нужна только дома и на отдыхе. К примеру, у ИП кондитерская, а купил он горнолыжный костюм.
ИП собирал мебель на УСН «Доходы минус расходы». К нему пришла налоговая с выездной проверкой за два последних года. Часть расходов ИП оплачивал наличкой или своей картой, но чеки не сохранил — налоговая не приняла их. Также ИП списал в расходы траты на плащ-дождевик, запчасти на УАЗ и карту памяти, но не смог объяснить, где приладил эти вещи в бизнесе. Предпринимателю доначислили налог на сумму 3 615 382 ₽, оштрафовали на 723 076 ₽ и насчитали 1 132 352 ₽ пени — дело № А48-10207/2019.
Ошибки в расходах на УСН «Доходы минус расходы»
Сервис напомнит, что пора платить налоги, подготовит уведомления и декларации
Как быть предпринимателю
Единственный способ подтвердить расход по карте — сохранить читаемый чек или квитанцию с наименованием товара и ценой.
К каждому расходу нужно припасти документ, который подтвердит, что товар или услугу пустили на бизнес. Например, договор ИП с таргетологом подтвердит связь оплаты с бизнесом.
Списать в расход личные траты не получится.
