Компенсацию за временную нетрудоспособность получают граждане, за которых платят страховые взносы. Это официально трудоустроенные сотрудники и подрядчики-физлица без статуса ИП или самозанятости, которые работали с организациями или предпринимателями по гражданско-правовому договору.

Выплату получают за болезни, травмы, реабилитацию после лечения и протезирование в стационаре. Также к временной нетрудоспособности приравнивают уход за больным ребёнком или другим родственником.

Основание для начисления и выплаты больничного сотруднику — электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Его открывают в лицензированных медицинских учреждениях и отправляют в СФР. Сотрудник не должен ничего сдавать или говорить номера, работодатели получают информацию в ЕИИС «Соцстрах».

Для работодателей

Эльба подготовит документы и отчёты за сотрудников в два клика

Попробовать бесплатно

Работодатели компенсируют первые три дня нетрудоспособности по обычным болезням. Например, если сотрудник простудился или заразился вирусной инфекцией. Остальное компенсирует Социальный фонд России.

СФР оплачивает все дни нетрудоспособности, когда ЭЛН оформляют из-за беременности и родов, ухода за ребёнком или другим родственником, травмы на производстве, протезирования в стационаре, долечивания в санатории или карантина.

Фирмы и ИП не оплачивают первые три дня нетрудоспособности, если болезнь пришлась на:

  • отпуск за свой счёт или учебный отпуск;
  • отпуск по уходу за ребёнком;
  • неоплачиваемое отстранение от работы;
  • простой, начавшийся до больничного;
  • период ареста;
  • время проведения судебно-медицинской экспертизы.

Если работнику не открыли ЭЛН, информации нет в системе «Соцстрах», работодатель может не оплачивать первые три дня больничного.

Иногда сотруднику приносят справку и настаивают, что им оплатили больничный. Но её недостаточно для назначения выплаты. Справка подходит только для подтверждения уважительной причины отсутствия на работе.

Чтобы получить информацию о больничных сотрудников, организации и ИП регистрируются в ЕИИС «Соцстрах».

Для этого в Социальный фонд подают заявление через ЭДО. Потребуется электронная подпись руководителя или сотрудника с доверенностью. После проверки СФР подключает работодателя к личному кабинету, где можно посмотреть больничные сотрудников.

Когда работнику сделают листок нетрудоспособности, информация попадёт в Социальный фонд. Ведомство передаст её работодателю, который в течение трёх рабочих дней должен направить в СФР сведения о заработке сотрудника для расчёта пособия.

Чтобы рассчитать больничный, нужно знать заработок сотрудника за последние два года и трудовой стаж. Если ведёте бухгалтерию в специальной программе или сервисе, компенсация рассчитается автоматически.

Если ещё не наладили учёт, воспользуйтесь онлайн-калькулятором.

Выбрать расчётный период

Расчётный период — это два года, предшествующих году, в котором оформлен больничный. Например, в 2025 году — 2024 и 2023 гг.

Если сотрудник был в декрете, период смещается на предшествующие два года. Допустим, Ирина в 2023 и 2024 гг. занималась новорождённым ребёнком, не получала зарплату. Тогда для расчёта пособия возьмут два предшествующих года — 2022 и 2021.

Определить заработок

Каждый день больничного оплачивают исходя из среднедневного заработка. Чтобы рассчитать, суммируют выплаты сотруднику за расчётный период — то есть за два предшествующих года.

Учитывают зарплату, премии и прочий доход, с которого организация платила взносы на травматизм в СФР. Пособия по беременности и родам, уходу за ребёнком не включают в расчёт.

Для примера возьмём Дениса, который работает финансовым директором в компании «ЭП-Трейд». В 2023 году он заработал 1 440 000 ₽, в 2024 году — 1 800 000 ₽. Всего за два года — 3 240 000 ₽.

Рассчитать среднедневной заработок

Чтобы определить среднедневной заработок для больничного, доход сотрудника за два года делят на количество дней в расчётном периоде — 730.

3 240 000 / 730 = 4 438,36 ₽

Полученное значение сравнивают с минимальным и максимальным размером пособия.

Минимальное рассчитывают по МРОТ, который действует в год больничного. С 1 января 2025 года минимальный размер оплаты труда — 22 440 ₽. База для расчёта среднедневного заработка: 22 440 х 24 = 538 560 ₽.

Эта сумма меньше дохода Дениса, поэтому среднедневной заработок рассчитывается по фактическим данным. Если бы Денис за два года заработал меньше 538 560 ₽, среднедневной заработок рассчитывали по МРОТ.

Максимальный размер определяют по предельной базе страховых взносов. В 2023 году — 1 917 000 ₽, в 2024 — 2 225 000 ₽. Доходы Дениса ниже, поэтому пособие рассчитывается по фактическим показателям.

Если бы он заработал в 2024 году 2,5 млн ₽, для расчёта среднедневного заработка взяли 2 225 000 ₽.

Н3 — Определить сумму компенсации

Представим, что Денису оформили больничный на 10 дней. За временную нетрудоспособность начислят 44 383,6 ₽. С выплаты удержат НДФЛ по ставке, действующей для работника по прогрессивной шкале. В нашем случае — 13%.

Перед начислением смотрят стаж специалиста. Пока он меньше 8 лет, выплачивают не всю сумму:

  • стаж меньше 5 лет — 60%;
  • стаж от 5 до 8 лет — 80%.

Если стаж меньше полугода, пособие рассчитывают по МРОТ.

Денис работает 12 лет, поэтому ему начислят 100%. После удержания НДФЛ он получит 38 613,73 ₽.

Работодатель оплачивает первые три дня больничного — 13 315,08 ₽. После удержания налога сотруднику выплатят 11 584,12 ₽.

НДФЛ не удерживают с больничного по беременности и родам, но это целиком забота Социального фонда. Страховые взносы с пособия по временной нетрудоспособности не платят.

30 дней Эльбы за 0 ₽

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно

Работодатели выбирают способ выплаты по своему усмотрению: наличными или на банковскую карту.

Срок выплаты — в ближайший день аванса или зарплаты. По желанию можно выплатить раньше — например, на следующий день после закрытия листка нетрудоспособности.

За нарушение сроков выплаты штрафуют по п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: предпринимателей — на 1-5 тысяч ₽, должностных лиц — на 10-20 тысяч ₽, организации — на 30-50 тысяч ₽.

  1. Пособие по временной нетрудоспособности положены официально трудоустроенным сотрудникам или подрядчикам-физлицам, которые работают по ГПХ без ИП или самозанятости.

  2. Сумму больничных рассчитывают исходя из среднедневного заработка за два года, предшествующих году оформления ЭЛН.

  3. Минимальный среднедневной заработок для расчёта пособия в 2025 году — 736,74 ₽, максимальный — 5666,21 ₽.

  4. Работодатели оплачивают из своих средств первые три дня больничного, остальной период ложится на Социальный фонд России. С начисленной выплаты удерживают НДФЛ по общим правилам.

  5. Работодатели выплачивают пособие не позже ближайшего дня зарплаты или аванса. По желанию можно перечислить средства раньше срока.