Как рассчитать отпускные в 2025 году: калькулятор и примеры

Что такое отпускные и кому они положены

Отпускные потому так называются, что платятся за те дни, пока человек был в отпуске. И положены они всем — так говорится в ст.114 ТК РФ.

Поскольку считают отпускные по среднему заработку за последние 12 месяцев, сумма выплаты может отличаться от ежемесячного оклада — быть больше и даже меньше.

Как посчитать отпускные: пошаговый порядок

Шаг 1. Формула расчёта отпускных

Отпускные рассчитывают по формуле:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Средний дневной заработок = База для отпускных / Количество отработанных дней за расчётный период

Шаг 2. Как посчитать количество дней отпуска

За каждый отработанный рабочий год человеку положен оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней. Не путайте рабочий год с календарным. Календарный — с 1 января по 31 декабря, а рабочий для каждого работника индивидуален. По-другому его называют отпускной стаж.

Отсчёт ведётся с даты приема сотрудника на работу. По закону до первого отпуска ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. Но по просьбе сотрудника вы можете разрешить ему уйти в отпуск и раньше.

Кроме фактически отработанных дней в отпускной стаж включается время, когда человек не работал — выходные и праздничные дни, отпуск, больничный. Полный список таких дней перечислен в ч.1 ст.121 ТК РФ.

Исключите дни из стажа, если сотрудник отсутствовал без уважительной причины или был в отпуске по уходу за ребёнком.

Количество дней отпуска за неполный рабочий год считается по формуле:

Количество дней отпуска, положенных работнику за полный год / 12 месяцев × Количество отработанных месяцев.

Отработанные месяцы считаются так же, как и рабочий год, со дня приема на работу.

Не полностью отработанные месяцы учитываются следующим образом:

• месяц засчитывается как полностью отработанный, если работник отработал половину месяца или больше;
• месяц не учитывается в расчете, если работник отработал меньше половины месяца.

Накопившиеся с прошлого года дни можете предоставить по частям или присоединить к текущему отпуску.

Неполный рабочий день на расчёт отпускного стажа никак не влияет.

Шаг 3. Как определить расчётный период

12 календарных месяцев перед отпуском — расчётный период. Если человек работает меньше года, расчетный период считают с даты трудоустройства.

Для отпуска с 14 мая 2025 года, период расчёта — с 1 мая 2024 по 30 апреля 2025 года.

Если весь расчётный период полностью выпадает на декрет или отпуск по уходу за ребёнком, замените его на предыдущие 12 месяцев. Если частично — ничего не меняйте.

Количество отработанных дней в расчётном периоде — все рабочие, выходные и праздничные дни, пока с работником действовал трудовой договор. Периоды, которые нужно исключить из расчётного, перечислены в п.5 Положения из Постановления Правительства №540 от 24.04.2025. Это:

1. Дни, когда за работником сохранялся средний заработок, кроме перерывов для кормления ребёнка.
2. Время на больничном.
3. Простой по не зависящим от работника причинам.
4. Дни забастовки, в которой сотрудник не участвовал, но работать из-за неё не мог.
5. Дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребёнком-инвалидом или инвалидом с детства.
6. Другие дни, когда работник освобождался от работы с сохранением зарплаты или без оплаты.

Дни в не полностью отработанном месяце посчитайте по формуле:

Количество отработанных дней в месяце / Число календарных дней в месяце × 29,3.

Отработанными днями считаются даже выходные и праздники. Не учитывайте только те, которые выпадают на периоды исключений.

Шаг 4. Как посчитать средний дневной заработок

Правила расчёта среднего заработка описаны в Положении об особенностях порядка исчисления. До 31 августа 2025 года действует Положение из Постановления Правительства №922 от 24.12.2007, с 1 сентября — новое Положение из Постановления Правительства №540 от 24.04.2025. В документе есть небольшие изменения, но основной принцип расчёта остался прежним.

Средний дневной заработок считают по формуле:

Выплаты в расчётном периоде / Количество отработанных дней за это же время.

Учитывайте зарплату со всеми надбавками и коэффициентами, а премии — по правилам из пункта 15 Положения из Постановления Правительства от 24.04.2025 №540.

Если в расчётном периоде вы исключали какие-то дни по правилам п.5 Положения, уберите выплаты за это время.

А, если массово повышали оклады в организации, филиале или подразделении, проиндексируйте средний заработок работника по правилам из пункта 16 Положения из Постановления Правительства от 24.04.2025 №540.

Полученную сумму выплат разделите на количество отработанных дней.

О расчете среднего дневного заработка есть отдельная статья.

Когда заплатить отпускные

Выплатить отпускные человеку вы обязаны не позднее трёх календарных дней перед отпуском. Иначе — трудовая инспекция может оштрафовать по п.6 ст.5.27 КоАП РФ:

• организацию — от 30 тыс.₽ до 50 тыс.₽,
• ИП — от 1 тыс.₽ до 5 тыс.₽.

Для должностного лица, например, директора, инспекция вправе ограничиться предупреждением или оштрафовать на 10 тыс.₽ – 20 тыс.₽.

Чтобы избежать наказания, доплатите работнику компенсацию по формуле:

1/150 ставки Центробанка за каждый день просрочки.

Например, за каждый день задержки выплаты 50 000 ₽ придётся заплатить 60₽.

(50 000 * 18 %) / 150 = 60.

Статья. Как отправить сотрудника в отпуск

Какие заплатить налоги

НДФЛ

При выплате отпускных удержите НДФЛ. Срок его перечисления в бюджет такой же, что и при обычной зарплате. Если удержали налог:

• с 1 по 22 число месяца — 28 число;
• с 23 по конец месяца — 5 число;
• с 23 по конец декабря — последний рабочий день года.

Чтобы ФНС правильно разнесла деньги перед платежом 3 или 25 числа, направьте уведомление.

Страховые взносы

Поскольку отпускные — часть заработной платы, начислите и заплатите страховые взносы.

Примеры расчёта в разных ситуациях

Пример 1. Расчёт в стандартном случае

Мария оформляет отпуск с 15 по 28 сентября 2025 года. Расчётный период с 1 сентября 2024 года по 31 августа 2025 года отработан полностью. С сентября по декабрь Мария зарабатывала 50 000 ₽ в месяц, всего — 200 000 ₽. С января по август — 55 000 ₽ в месяц, всего — 440 000 ₽. Поскольку, оклады были увеличены не всем сотрудникам отдела, повышающий коэффициент не используем. Годовой заработок — 640 000 ₽. Средний дневной заработок:

640 000 / (29,3 *12) = 1 820,25

Отпускные за 14 дней: 1 820,25 * 14 = 25 483,50.

НДФЛ — 3 313.

Мария получит на руки 22 170,50 ₽.

Пример 2. Расчёт при повышении оклада

Изменим предыдущий пример. Пусть оклады увеличили всем работникам отдела. Тогда оклад Марии с сентября по декабрь нужно умножить на коэффициент повышения.

Годовой заработок для расчёта отпускных и, как следствие, средний дневной заработок увеличатся.

660 000 / (29,3 * 12) = 1 877,13

Отпускные за 14 дней: 1 877,13 * 14 = 26 279,82.

НДФЛ — 3 416.

Мария получит на руки 22 863,82 ₽.

Пример 3. Расчёт при не полностью отработанных месяцах в расчётном периоде

Андрей идёт в отпуск в октябре 2025 года на 10 дней. Расчётный период — с 1 октября 2024 года по 30 сентября 2025. Доход для расчёта — 800 000 ₽. В марте Андрей был пять дней на больничном, в апреле — 14 дней в отпуске. Из 12 месяцев расчётного периода 10 отработаны полностью.

29,3 * 10 = 293 дня

Посчитаем количество дней в неполных месяцах:

март: (31 — 5) * 29,3 / 31 = 24,57

апрель: (30 — 14) * 29,3 /30 = 15,63

Всего дней в расчётном периоде:

293 + 24,57 +15,63 = 333,20

800 000 / 333,20 = 2 400,96

Отпускные за 10 дней: 2 400,96 * 10 = 24 009,60.

НДФЛ — 3 121.

Андрей получит на руки 20 888,60 ₽.

Пример 4. При неполном рабочем режиме

Владимир идёт в отпуск в октябре 2025 года на 28 дней. Расчётный период — с 1 октября 2024 года по 30 сентября 2025. В 2024 году он работал на полную ставку с окладом 100 000 ₽. В 2025 году Владимиру установлена четырёхдневная неделя, его оклад уменьшился на 20% — 80 000 ₽.

Годовой заработок для расчёта отпускных:

100 000 * 3 + 80 000 * 9 = 1 020 000.

Средний дневной:

1 020 000 / (29,3 * 12) = 2 901,02.

Отпускные за 28 дней: 2 901,02 * 28 = 81 228,56.

НДФЛ — 10 560

Андрей получит на руки 70 668,56 ₽.

Калькулятор отпускных

Для облегчения трудоёмкой работы по расчёту отпускных предлагаем воспользоваться калькулятором.

Как пользоваться калькулятором

1. Укажите даты начала и окончания отпуска. Первую возьмите из заявления сотрудника, вторую подберите сами. Убедитесь, что количество дней отпуска совпадает с количеством из заявления. Праздничные дни не учитываются как отпускные, поэтому отпуск по календарю может оказаться длиннее.
2. Расчётный период определится автоматически. Добавьте периоды исключений, если они есть — это отпуска, больничные, командировки или пропуск работы по другим причинам. Если в расчётный период вы массово повышали оклад всем сотрудникам организации или подразделения, поставьте галочку. Она не нужна, если увеличивали зарплату только одному или нескольким сотрудникам.
3. Перейдите на следующий шаг и укажите выплаты сотруднику за период расчёта. Это зарплата с надбавками и премии, которые учитываются по правилам из пункта 15 Положения из Постановления Правительства от 24.04.2025 №540. Не учитывайте отпускные, больничные, командировочные и другие выплаты по среднему заработку, а также материальную помощь и компенсацию расходов на питание.

30 дней Эльбы за 0 ₽

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно