Вести бухгалтерский учёт — значит фиксировать каждый факт хозяйственной жизни на специальных бухгалтерских счетах. В итоге получается бухгалтерская отчётность: её сдают в налоговую каждый год до 31 марта и используют для расчёта дивидендов.
В самой Эльбе вы не увидите счетов или проводок — все они скрыты под документами, платежами в разделе Деньги, зарплатой в разделе Сотрудники и другими действиями. Мы упростили задачу настолько, насколько можно — но она всё равно непростая, поэтому мы написали инструкцию к каждому шагу.
ИП освобождены от бухучёта, поэтому у них нет такой задачи в Эльбе
Термины
Хозяйственные операции. Каждый день компания продаёт товары, закупает материалы у поставщиков, оказывает услуги клиентам, выплачивает зарплату сотрудникам: это — хозяйственные операции. Каждая из них подтверждается документами — актами, накладными и платёжками.
Счета. Хозяйственные операции происходят с чем-то: с товарами, расчётными счетами, задолженностью контрагентов, вашей задолженностью. Это и есть счета в бухгалтерском смысле. У счетов есть стандартные номера, например, товары — 41 счёт, расчёты с поставщиками — 60 счёт.
Проводки. Каждая хозяйственная операция меняет остатки на двух счетах — это называется проводкой. Она показывает переход денег с одного бухгалтерского счёта на другой. Например, поступили товары от поставщика на 50 000 рублей — на основании входящей накладной нужно сделать проводку «Дебет 41 — Кредит 60». Дебет — поступление на счёт, кредит — списание со счёта.
Оборотно-сальдовая ведомость. Таблица с данными, которая показывает остатки по счетам на начало и конец периода, а также обороты.
Укажите данные бухотчётности за позапрошлый год
Шаг для тех, кто сдал прошлую бухотчётность не в Эльбе. Выберите способ:
- Загрузить файл в формате xml — если сдавали в электронном виде.
- Перенести данные из бумажной формы. Указывайте данные в тысячах рублей. Если ваша выручка 500 тысяч рублей, напишите в соответствующей графе просто «500».
- Подготовить данные за два года. Если потеряли бухотчётность, придётся составить её заново. Нажмите на ссылку на плашке справа.
В первых двух случаях у вас появятся дополнительные шаги, на которых надо указать остатки на 1 января прошлого года. Они есть в оборотно-сальдовой ведомости — в Эльбе будут подсказки, куда смотреть.
Остатки на 1 января — это отправная точка для новой бухотчётности. И они должны совпадать с остатками по итогам позапрошлого года, иначе в Эльбе появится «кирпич» с предупреждением ⛔ и вкладка с расхождениями.
Чтобы указать уставные капиталы учредителей, сначала добавьте учредителей в разделе «Сотрудники». Чтобы заполнить оставшиеся выплаты по кредитам — узнайте сумму, которую вы должны были банку на 1 января прошлого года, — если у вас, конечно, были кредиты для бизнеса.
Проверьте данные по зарплате сотрудников
В течение года вы рассчитывались с сотрудниками и сдавали отчёты в контролирующие органы. Этих сведений хватит для бухотчётности. Эльба подготовит проводки, а вы проверьте, что ничего не забыли:
- Закрыли задачи по сотрудникам за прошлый год в разделе Отчётность.
- Отразили больничные и отпускные в разделе Сотрудники → Карточка сотрудника → Больничные или Отпуска.
- Учли налоговые вычеты, которые сотрудники получили через организацию. В разделе Сотрудники → Карточка сотрудника → Вычеты. Обычно сотрудники получают вычеты за детей, подробности читайте в статье.
- Указали, кого нанимали по ГПХ. Всех подрядчиков тоже добавляют в разделе Сотрудники, в личных данных указывают «ГПХ». Выплаты отражают в разделе Деньги с типом операции «Выплата сотруднику».
Статья про трудовой договор и ГПХ
Возможно, в процессе вы найдёте ошибки:
— Если занизили суммы налогов и взносов, доплатите. Контролирующие органы получат деньги с опозданием, поэтому начислят штраф и пени.
— Если переплатили, излишки перейдут на следующий год. Чтобы не ждать, напишите заявление в налоговую и получите переплату на счёт компании. Вот шаблон заявления.
— Пересдайте отчётность за сотрудников в обоих случаях. Например, если забыли о налоговом вычете в сентябре, пересдайте 6-НДФЛ за третий квартал.
Бывает, компании выдают зарплату за декабрь в январе. В последний день года компания должна сотрудникам, и эта сумма попадает в отчётность. С первой зарплатой долг закрывается. Поэтому «долг по зарплате за год» — нормальная ситуация, с которой сталкивается большинство работодателей.
Разберитесь с товарами
В течение года в разделе Товары отражайте всё, что покупаете для перепродажи, переработки, использования в бизнесе или хозяйстве — в том числе рабочие компьютеры, бумагу для принтера, офисные стулья.
А если при подготовке бухотчётности Эльба увидит, что в товарах беспорядок, у вас появится специальный шаг. Например, надо будет указать единицы измерения, добавить документы о поступлении и списании и объединить одинаковые товары.
Если сдавали прошлую бухотчётность не в Эльбе, добавьте товары, которыми владели на 1 января прошлого года. У вас для этого будет шаг «Укажите остатки по товарам и материалам». Не учитывайте основные средства и имущество, которое внесли в уставный капитал.
Как добавлять товары
- По входящей накладной — если купили товар у поставщика. Не забудьте отразить оплату в разделе «Деньги», иначе в бухотчётности будет долг перед поставщиком.
- По авансовому отчёту — если выдали сотруднику подотчётные. Не забудьте добавить списание с типом «Выдача денег под отчёт», иначе будет долг перед сотрудником.
- По акту приёмки — если вы сами изготовили товар или его возвращает покупатель.
Как добавить основное средство
Как списывать товары
- Продать другой компании: Товары → Отгрузить.
- Продать в розницу: Списать → Продали в розницу. Если это магазин, в конце дня списывайте проданный товар по отчёту о рознице.
- Списать испорченный товар: Списать → Использовали/Испортилось, тип расхода — испорчено.
- Списать использованный товар: Списать → Использовали/Испортилось, тип расхода — производственный или хозяйственный. Например, бумага для принтера — хозяйственные расходы, молоко для капучино в кофейне — производственные. Каждый раз создавать списание необязательно, достаточно делать это раз в месяц или квартал.
- Вернуть поставщику: Списать → Использовали/Испортилось, тип расхода — возврат поставщику.
Порой причина беспорядка в товарах — неправильное отражение инвентаризации: Товары → Другие действия → Провести инвентаризацию. Если во время инвентаризации вы нашли расхождения, не изменяйте остатки в Эльбе без обоснования — добавьте документы о продаже, порче и т.д.
Приберитесь в документах и деньгах
Какие документы добавлять
Самые важные документы для бухотчётности — акты, накладные, УПД и авансовые отчёты. Эти документы вы должны добавить в Эльбу по каждой сделке — как входящие, так и исходящие. Каких именно не хватает, поможет узнать акт сверки: создайте его в карточке контрагента в соответствующем разделе.
Недостающие закрывающие документы придётся запросить у контрагентов. Исключение — если вы с контрагентом договорились работать без закрывающих документов. Если всегда — найдите любой платёж, связанный с контрагентом, и выберите «Работаю с этим контрагентом без актов и накладных». Если в определённых случаях — придётся создать на эти случаи бухсправки на соответствующем шаге.
Статья: как работать с документами
Договоры и счета добавлять необязательно: они не являются первичными документами и не влияют на формирование бухгалтерской отчётности.
На бухотчётность влияют только документы со статусом «подписан». Статусы всех неподписанных документов Эльба предлагает проверить на шаге «Укажите актуальный статус у документов».
Как проверить типы операций
С платежами должно быть проще: вы наверняка проверяли список каждый квартал перед уплатой УСН. Напомним, что самый простой способ отразить платежи — настроить интеграцию с банком и онлайн-кассой в разделе Реквизиты.
Статья про интеграцию с банком
При интеграции и загрузке выписки Эльба распознаёт типы платежей автоматически — в том числе по «назначению платежа». Почти всегда получается правильно, но бывают исключения — поэтому советуем заглядывать в это поле. Если не понимаете смысл типа операции, посмотрите объяснение в таблице, там весь список.
Что делать, если остатки отрицательные
Остатки по кассе и банку в Эльбе расходятся с вашими реальными остатками в трёх случаях:
- Вы отразили платёж дважды: автоматически и вручную. «Ручной» платёж надо удалить, в списке денег вы узнаете его по символу карандашика.
- Вы сверяете остатки на разные даты. Проверьте строку под списком платежей «остаток на...»
- Неправильно указали начальный остаток при загрузке самой первой выписки. Выберите в фильтре «за период» дату, после которой начинается первая выписка, и отредактируйте «остаток на...»
Один из способов выяснить, почему разошлись остатки — в фильтре «за период» уменьшать конечную дату, пока остаток не станет правильным.
Укажите информацию об учредителях
Шаг появится, если вы зарегистрировались в прошлом году или прибираетесь в документах за 2 года.
Добавьте всех учредителей в разделе «Сотрудники»:
- Если учредитель не является сотрудником, поставьте галочку «Учредитель получает дивиденды» и в качестве даты приёма укажите день регистрации ООО. Даже если учредителем является не физлицо, а другая организация.
- Если учредитель и директор одно лицо, поставьте две галочки: «Учредитель получает дивиденды» и «Трудовой договор» и укажите дату оформления договора.
Статья: налоги директора-учредителя
Заплатите налог и отчитайтесь по УСН
Налог УСН всегда платят перед бухотчётностью. Дело в том, что налоги тоже отражаются в бухучёте.
Если вы почему-то решили сделать отложить налоговую декларацию, найдите в разделе Отчётность специальную задачу «Заплатите налог и отчитайтесь по УСН» и дойдите до последнего шага, но не нажимайте «отправить отчёт». В результате в задаче по бухотчётности пропадёт соответствующий шаг, и у вас получится её закончить.
Напомним: вы должны сдать отчёт по УСН, даже если не вели предпринимательскую деятельность в прошлом году.
Оформите бухгалтерские справки
Эльба незаметно для вас создаёт бухгалтерские проводки для стандартных операций: выплат сотрудникам, вознаграждений от контрагентов, арендной платы и так далее. На все нестандартные ситуации вам надо оформить бухгалтерские справки. Справка содержит сумму и счета бухучёта, по которым произошли изменения.
Примеры:
- Считаете амортизацию основных средств. Основное средство — имущество дороже 40 000 ₽, а амортизация — постепенное списание его стоимости. Основное средство надо добавить как обычный товар и указать в Эльбе дату ввода в эксплуатацию: Товары → Списать → Использовали/Испортилось → Другое → Счёт бухучёта «01 Основные средства».
Амортизацию надо посчитать самостоятельно по правилам из статьи, затем создать по бухсправке на конец каждого месяца. Тип операции — «Начисление амортизации по основным средствам». - Работаете без актов и накладных. Когда вы получаете деньги от клиента, бухучёт показывает, что вы должны оказать ему ответную услугу или поставить товары. Если нет закрывающих документов, надо закрыть этот «долг» бухсправкой. Тип операции — «Списание долга перед клиентом». Если вы были заказчиком, то наоборот — «Списание долга поставщика».
- Контрагент заплатил банковской картой. Создайте бухсправку «Оплата от клиентов банковской картой и электронными деньгами». Если клиент является физлицом и вы не выставляли акты и накладные, бухсправка не нужна, Эльба учтёт операцию сама.
- Продаёте товары или услуги через агента: курьерскую службу или платёжный сервис. Создайте бухсправки:
— «Продажа через агента товаров и услуг населению». Если ваши покупатели — физлица, которым вы не выставляли акты и накладные в Эльбе.
— «Продажа через агента товаров и услуг клиентам». Если вы выставляли клиентам акты и накладные и добавляли их в Эльбу. Контрагент по счёту 76 — ваш агент, а по счёту 62 — покупатель, которому выставляли закрывающие документы.
— «Списание себестоимости товаров, проданных агентом». Если отгружали товары агенту по акту списания в Эльбе, выберите тип расхода Другое → счёт 45. Бухсправкой вы спишете себестоимость проданных товаров в расходы. Если не создавали акт, спишите проданные товары отчётом о рознице в разделе Товары. - Продаёте товары или услуги как агент — например, у вас турагентство. Создайте бухсправку с типом операции «Продажа товаров и услуг принципала по агентскому договору». В первой проводке укажите принципала и сумму агентского вознаграждения. Во второй — клиента, принципала и сумму полученных от клиента денег.
- Покупаете товары и услуги как агент — например, размещаете рекламу клиентов. Создайте бухсправку с типом операции «Покупка товаров и услуг для принципала по агентскому договору». В первой проводке укажите принципала и сумму вознаграждения, во второй — сколько вы заплатили поставщику за покупку для принципала.
Как учитывать агентскую схему в Деньгах
В Эльбе есть возможность создать произвольную справку: выберите тип «Другое» и укажите любые счета бухучёта. Но только если точно знаете, какие счета нужны.
Сверьте долги
На прошлых шагах бухотчётности вы подтвердили документами все хозяйственные операции за год. Теперь Эльба посчитала по всем контрагентам и сотрудникам итоговые суммы: сколько вам должны и сколько вы должны. Сверка поможет убедиться, что суммы на бумаге соответствует реальному состоянию бизнеса.
Если вы обнаружили несуществующие долги, кликните по названию контрагента в списке и посмотрите расчёты по категориям. Также нажмите «Показать документы». Всплывающие подсказки помогут разобраться.
На шаге сверки есть ещё один способ закрыть долги на бумаге — нажать в карточке сверки с контрагентом «списать этот долг или его часть».
Сформируйте бухотчётность
Нажмите на кнопку «Сформировать» — и Эльба превратит ваши данные в готовую бухотчётность. Посмотрите в оборотно-сальдовую ведомость — и, возможно, вы увидите счета с ошибками, они будут выделены красным.
Самая популярная проблема на этом шаге — минус по 57 счёту «Переводы в пути». В Эльбе все внутренние операции с вашими деньгами надо отразить дважды: как поступления и как списания. Если отразить только что-то одно — остаток по счёту будет некорректным.
Т. е. в разделе Деньги всегда должны быть пары операций: «Пополнение счёта наличными» — «Внесение наличных в банк», «Получение наличных из банка» — «Снятие наличных со счёта», поступление «Перевод между счетами» — списание «Перевод между счетами».
Например, вы перевели 10 000 ₽ между своими счетами из банка А в банк Б. Отразили только поступление в банк Б. На 57 счёте будет отрицательный остаток. На бумаге произошёл парадокс: вы взяли с 57 счёта несуществующие деньги.
Отрицательные остатки по другим счетам возникают гораздо реже, но их тоже нужно исправить. Нажмите на номер счёта, чтобы узнать, в какой момент возникло расхождение.
...Вот и всё! Вы хорошо поработали и прошли по всем шагам бухотчётности. Всё, что осталось сделать — отправить этот действительно занудный отчёт в налоговую. Копия в Росстат не нужна: её не сдают с 2020 года.