Как сдать бухотчетность в Эльбе

Вести бухгалтерский учет — значит фиксировать каждый факт хозяйственной жизни на специальных бухгалтерских счетах. На их основе формируется бухгалтерская отчетность: ее сдают в налоговую каждый год до 31 марта и используют для расчета дивидендов. 

Мы упростили работу с бухгалтерской отчетностью. В течение года вам не нужно разбираться со сложными счетами и проводками — в Эльбе они создаются автоматически, пока вы занимаетесь привычными делами: работаете с документами, добавляете платежи в разделе «Деньги», начисляете зарплату в разделе «Сотрудники» и выполняете задачи по уплате налогов и взносов.

Но бухгалтерия требует особого внимания к деталям. Поэтому раз в год нужно проверить данные бухучета, а для нестандартных ситуаций внести ручные правки. Поэтому мы подготовили подробную инструкцию к каждому шагу задачи «Подготовить и отправить бухгалтерскую отчётность».

Термины

Хозяйственные операции. Каждый день компания продает товары, закупает материалы у поставщиков, оказывает услуги клиентам, выплачивает зарплату сотрудникам: это — хозяйственные операции. Каждая из них подтверждается документами — актами, накладными и платежками.

Счета. Хозяйственные операции происходят с чем-то: с товарами, расчетными счетами, задолженностью контрагентов, вашей задолженностью. Это и есть счета в бухгалтерском смысле. У счетов есть стандартные номера, например, товары — 41 счет, расчеты с поставщиками — 60 счет.  

Проводки. Каждая хозяйственная операция меняет остатки на двух счетах — это называется проводкой. Она показывает переход денег с одного бухгалтерского счета на другой.  Например, поступили товары от поставщика на 50 000 рублей — на основании входящей накладной нужно сделать проводку «Дебет 41 — Кредит 60». Дебет — поступление на счет, кредит — списание со счета.

Оборотно-сальдовая ведомость. Таблица с данными, которая показывает остатки по счетам на начало и конец периода, а также обороты.

Укажите данные бухотчетности за позапрошлый год

Шаг для тех, кто сдал прошлую бухотчетность не в Эльбе.

Выберите один из трех способов заполнения.

1. Загрузить файл в формате XML — если сдавали в электронном виде.
2. Перенести данные из бумажной формы. Указывайте данные в тысячах рублей. Например, если ваша выручка 500 тысяч рублей — напишите в соответствующей графе просто «500».
3. Подготовить данные за два года. Если потеряли бухотчетность, придется составить ее заново. Нажмите на ссылку на плашке справа. 

В первых двух случаях у вас появятся дополнительные шаги, на которых надо указать остатки на 1 января прошлого года. Они есть в оборотно-сальдовой ведомости — в Эльбе будут подсказки, куда смотреть.

Остатки на 1 января — это отправная точка для новой бухотчетности. И они должны совпадать с остатками по итогам позапрошлого года, иначе в Эльбе появится «кирпич» с предупреждением ⛔ и вкладка с расхождениями.

Чтобы указать уставные капиталы учредителей, сначала добавьте учредителей в разделе «Сотрудники». Чтобы заполнить оставшиеся выплаты по кредитам — узнайте сумму, которую вы должны были банку на 1 января прошлого года, — если у вас, конечно, были кредиты для бизнеса. 

Проверьте данные по зарплате сотрудников

В течение года вы рассчитывались с сотрудниками и сдавали отчеты в контролирующие органы. Этих сведений хватит для бухотчетности. Эльба подготовит проводки, а вы проверьте, что ничего не забыли:

1. Закрыли задачи по сотрудникам за прошлый год в разделе «Задачи и отчётность».
2. Отразили больничные и отпускные в разделе «Сотрудники» → Карточка сотрудника → Больничные или Отпуска.
3. Учли налоговые вычеты, которые сотрудники получили через организацию. В разделе «Сотрудники» → Карточка сотрудника → Вычеты. Обычно сотрудники получают вычеты за детей, подробности читайте в статье. 
4. Указали, кого нанимали по ГПХ. Всех подрядчиков тоже добавляют в разделе «Сотрудники», в личных данных указывают «ГПХ». Выплаты отражают в разделе «Деньги» с типом операции «Выплата сотруднику».

Статья про трудовой договор и ГПХ

Возможно, в процессе вы найдете ошибки:

— Если занизили суммы налогов и взносов, доплатите. Контролирующие органы получат деньги с опозданием, поэтому начислят штраф и пени.
— Если переплатили, излишки перейдут на следующий год. Чтобы не ждать, напишите заявление в налоговую и получите переплату на счет компании — на этот случай мы тоже подготовили статью.
— Пересдайте отчетность за сотрудников в обоих случаях. Например, если забыли о налоговом вычете в сентябре, пересдайте 6-НДФЛ за третий квартал.

Бывает, компании выдают зарплату за декабрь в январе. В последний день года компания должна сотрудникам, и эта сумма попадает в отчетность. С первой зарплатой долг закрывается. Поэтому «долг по зарплате за год» — нормальная ситуация, с которой сталкивается большинство работодателей.

Разберитесь с товарами

В течение года в разделе «Товары» отражайте все, что покупаете для перепродажи, переработки, использования в бизнесе или хозяйстве — в том числе рабочие компьютеры, бумагу для принтера, офисные стулья.

А если при подготовке бухотчетности Эльба увидит, что в товарах беспорядок, у вас появится специальный шаг. Например, надо будет указать единицы измерения, добавить документы о поступлении и списании или объединить одинаковые товары.

Если сдавали прошлую бухотчетность не в Эльбе, добавьте товары, которыми владели на 1 января прошлого года. У вас для этого будет шаг «Укажите остатки по товарам и материалам». Не учитывайте основные средства и имущество, которое внесли в уставный капитал. 

Как добавлять товары

1. По входящей накладной — если купили товар у поставщика. Не забудьте отразить оплату в разделе «Деньги», иначе в бухотчетности будет долг перед поставщиком.
2. По авансовому отчету — если выдали сотруднику подотчетные. Не забудьте добавить списание с типом «Выдача денег под отчет», иначе будет долг перед сотрудником.
3. По акту приемки — если вы сами изготовили товар или его возвращает покупатель.

Как добавить основное средство

Как списывать товары

1. Продать другой компании: «Товары» → Отгрузить.
2. Продать в розницу: Списать → Продали в розницу. Если это магазин, в конце дня списывайте проданный товар по отчету о рознице.
3. Списать испорченный товар: Списать → Использовали/Испортилось, тип расхода — испорчено.
4. Списать использованный товар: Списать → Использовали/Испортилось, тип расхода — производственный или хозяйственный. Например, бумага для принтера — хозяйственные расходы, молоко для капучино в кофейне — производственные. Каждый раз создавать списание необязательно, достаточно делать это раз в месяц или квартал.
5. Вернуть поставщику: Списать → Использовали/Испортилось, тип расхода — возврат поставщику.

Порой причина беспорядка в товарах — неправильное отражение инвентаризации: «Товары» → Другие действия → Провести инвентаризацию. Если во время инвентаризации вы нашли расхождения, не изменяйте остатки в Эльбе без обоснования — добавьте документы о продаже, порче и т.д.

Приберитесь в документах и деньгах

Какие документы добавлять

Самые важные документы для бухотчетности — акты, накладные, УПД и авансовые отчеты. Эти документы вы должны добавить в Эльбу по каждой сделке — как входящие, так и исходящие. Каких именно не хватает, поможет узнать акт сверки: создайте его в карточке контрагента в соответствующем разделе. 

Недостающие закрывающие документы придется запросить у контрагентов.

Если работаете без закрывающих документов только по некоторым сделкам, то придется вручную создать на эти случаи бухсправки на соответствующем шаге. Единственное исключение — если вы с контрагентом договорились всегда работать без закрывающих документов. Тогда найдите любой платеж, связанный с контрагентом, и выберите «Работаю с этим контрагентом без актов и накладных».

Статья: как работать с документами

Договоры и счета добавлять необязательно: они не являются первичными документами и не влияют на формирование бухгалтерской отчетности.  

Как проверить типы операций 

С платежами должно быть проще: вы наверняка проверяли список каждый квартал перед уплатой УСН. Напомним, что самый простой способ отразить платежи — настроить интеграцию с банком и онлайн-кассой в разделе «Реквизиты». 

Статья про интеграцию с банком

При интеграции и загрузке выписки Эльба распознает типы платежей автоматически — в том числе по «назначению платежа». Почти всегда получается правильно, но бывают исключения — поэтому советуем заглядывать в это поле. Если не понимаете смысл типа операции, посмотрите объяснение в таблице, там весь список. 

Что делать, если остатки отрицательные

Остатки по кассе и банку в Эльбе могут разойтись с вашими реальными остатками в трех случаях:

1. Вы отразили платеж дважды: автоматически и вручную. «Ручной» платеж надо удалить, в списке денег вы узнаете его по символу карандашика.
   
2. Вы сверяете остатки на разные даты. Проверьте строку под списком платежей «Остаток на...».
3. Неправильно указали начальный остаток при загрузке самой первой выписки. Выберите в фильтре «за период» дату, после которой начинается первая выписка, и отредактируйте «Остаток на...». 

Один из способов выяснить, почему разошлись остатки — в фильтре «за период» уменьшать конечную дату, пока остаток не станет правильным.

Укажите информацию об учредителях

Шаг появится, если вы зарегистрировались в прошлом году или прибираетесь в документах за 2 года.

Добавьте всех учредителей в разделе «Сотрудники»:

• Если учредитель не является сотрудником, поставьте галочку «Учредитель получает дивиденды» и в качестве даты приема укажите день регистрации ООО. Даже если учредителем является не физлицо, а другая организация. 
• Если учредитель и директор одно лицо, поставьте две галочки: «Учредитель получает дивиденды» и «Трудовой договор» и  укажите дату оформления договора.

Статья: налоги директора-учредителя

Заплатите налог и отчитайтесь по УСН

Налог УСН всегда платят перед бухотчетностью. Дело в том, что налоги тоже отражаются в бухучете.

Если вы почему-то решили отложить налоговую декларацию, найдите в разделе «Задачи и отчётность» специальную задачу «Заплатите налог и отчитайтесь по УСН» и дойдите до последнего шага, но не нажимайте «Отправить отчёт». В результате в задаче по бухотчетности пропадет соответствующий шаг, и у вас получится ее закончить. 

Напомним: вы должны сдать отчет по УСН, даже если не вели предпринимательскую деятельность в прошлом году. 

Оформите бухгалтерские справки

Эльба незаметно для вас создает бухгалтерские проводки для стандартных операций: выплат сотрудникам, вознаграждений от контрагентов, арендной платы и так далее. На все нестандартные ситуации вам надо оформить в Эльбе бухгалтерские справки. Справка содержит сумму и счета бухучета, по которым произошли изменения.

Примеры:

1. Отражаете распределение денег с ЕНС на конкретный налог или взнос, если временно не работает интеграция с ФНС или надо исправить сумму вручную.

Чтобы отразить уплату налога, выберите тип операции Другое и укажите в дебете нужный налог (счет 68) или взнос (счет 69), а в кредите — ЕНП (счет 68). Бухгалтерскую справку надо добавить для каждого налога и взноса.

2. Считаете амортизацию основных средств. Основное средство — имущество дороже 40 000 ₽, а амортизация — постепенное списание его стоимости. Основное средство надо добавить как обычный товар и указать в Эльбе дату ввода в эксплуатацию: Товары → Списать → Использовали/Испортилось → Другое → Счет бухучета «01 Основные средства». 
Амортизацию надо посчитать самостоятельно по правилам из статьи, затем учесть в бухсправке на конец каждого месяца. Тип операции — «Начисление амортизации по основным средствам».

3. Работаете без актов и накладных. Когда вы получаете деньги от клиента,вы должны оказать ему ответную услугу или поставить товары, иначе возникнет долг перед контрагентом. И наоборот. Если закрывающих документов нет — закройте этот «долг» бухсправкой. Тип операции — «Списание долга перед клиентом». Если вы были заказчиком, то наоборот — «Списание долга поставщика».

4. Контрагент заплатил банковской картой. Создайте бухсправку «Оплата от клиентов банковской картой и электронными деньгами». Если клиент является физлицом и вы не выставляли акты и накладные, бухсправка не нужна, Эльба учтет операцию сама. 

5. Продаете товары или услуги через агента: курьерскую службу или платежный сервис. Создайте бухсправки:
— «Продажа через агента товаров и услуг населению». Если ваши покупатели — физлица, которым вы не выставляли акты и накладные в Эльбе. 
— «Продажа через агента товаров и услуг клиентам». Если вы выставляли клиентам акты и накладные и добавляли их в Эльбу. Контрагент по счету 76 — ваш агент, а по счету 62 — покупатель, которому выставляли закрывающие документы. 
— «Списание себестоимости товаров, проданных агентом». Если отгружали товары агенту по акту списания в Эльбе, выберите тип расхода Другое → счет 45. Бухсправкой вы спишете себестоимость проданных товаров в расходы. Если не создавали акт, спишите проданные товары отчётом о рознице в разделе Товары.

6. Продаете товары или услуги как агент — например, у вас турагентство. Создайте бухсправку с типом операции «Продажа товаров и услуг принципала по агентскому договору». В первой проводке укажите принципала и сумму агентского вознаграждения. Во второй — клиента, принципала и сумму полученных от клиента денег.

7. Покупаете товары и услуги как агент — например, размещаете рекламу клиентов. Создайте бухсправку с типом операции «Покупка товаров и услуг для принципала по агентскому договору». В первой проводке укажите принципала и сумму вознаграждения, во второй — сколько вы заплатили поставщику за покупку для принципала.

Как учитывать агентскую схему в Деньгах

В Эльбе есть возможность создать произвольную справку: выберите тип «Другое» и укажите любые счета бухучета. Но только если точно знаете, какие счета нужны. 

Сверьте долги

На прошлых шагах бухотчетности вы подтвердили документами все хозяйственные операции за год. Теперь Эльба посчитала по всем контрагентам и сотрудникам итоговые суммы: сколько вам должны и сколько вы должны. Сверка поможет убедиться, что суммы на бумаге соответствует реальному состоянию бизнеса. 

Если вы обнаружили несуществующие долги, нажмите на название контрагента в списке и посмотрите расчеты по категориям. Также нажмите «Показать документы». Всплывающие подсказки помогут разобраться.

На шаге сверки есть еще один способ закрыть долги на бумаге — нажать в карточке сверки с контрагентом «списать этот долг или его часть». 

Сформируйте бухотчетность

Нажмите на кнопку «Сформировать» — и Эльба превратит ваши данные в готовую бухотчетность.

Посмотрите в оборотно-сальдовую ведомость — и, возможно, вы увидите счета с ошибками, они будут выделены красным.

Самая популярная проблема на этом шаге — минус по 57 счету «Переводы в пути».Все движения денег между вашими собственными счетами или кассой нужно отразить от начала и до конца. В разделе Деньги всегда должны быть пары операций: «Пополнение счёта наличными» — «Внесение наличных в банк», «Получение наличных из банка» — «Снятие наличных со счета», поступление «Перевод между счетами» — списание «Перевод между счетами».

Схожая проблема — минус по 51 счету «Расчетный счет». Он возникнет, если по данным бухучета с расчетного счета списано больше денег, чем на нем было. Откройте счет в ведомости и проверьте историю операций. Отрицательные значения подсвечиваются красным.

• Если понять, когда именно возникла ошибка, с ходу не получилось — сравните с банком остатки по 51 счету в ведомости и в разделе Деньги в Эльбе. В качестве контрольных точек можно использовать, например, начало прошлого года, середину и конец года.
• Если разошлись остатки в банке и разделе деньги, воспользуйтесь инструкцией.
• Если некорректен только начальный остаток в бухотчетности, то дело в прошлогоднем отчете.
• Если сдавали его в Эльбе — вернитесь в задачу прошлого года и переформируйте бухотчетность. Если же делаете отчет впервые, то некорректные остатки были введены на прошлом шаге.

Отрицательные остатки по другим счетам возникают гораздо реже, но их тоже нужно исправить. Нажмите на номер счета, чтобы узнать, в какой момент возникло расхождение. 

Особенности ЕНС в бухотчетности

С 2023 года почти все налоги и взносы в ФНС уплачиваются на единый налоговый счет. Само пополнение ЕНС учитывается на счете 68.енп. А списание с ЕНС в счет конкретного налога или взноса отражается проводкой: в дебете нужный налог (счет 68)или взнос(счет 69), а в кредите — ЕНП (счет 68).

Эльба автоматически сформирует такие проводки по информации с вашего единого налогового счета.

Если распределение налогов и взносов нужно исправить вручную, создайте бухгалтерскую справку по инструкции.

...Вот и все! Вы хорошо поработали и прошли по всем шагам бухотчетности. Все, что осталось сделать — отправить этот действительно занудный отчет в налоговую. Копия в Росстат не нужна: ее не сдают с 2020 года.

Для любознательных: расшифровка бухотчетности