Разбираемся, как предпринимателям учитывать наличные в бизнесе, чтобы избежать проверок и штрафов.
Наличные расчёты — часть повседневной работы предпринимателя. Но именно с ними чаще ошибаются в документах, превышают лимиты и путаются в учёте. Чтобы избежать проблем, соблюдайте кассовую дисциплину.
Что нужно знать о правилах учёта наличных
Учёт наличных — это обязанность предпринимателей. Нарушение кассовой дисциплины приводит к кражам и штрафам. Чтобы избежать неприятностей, ознакомьтесь с основными нормативно-правовыми документами.
Правила Центробанка
Указание ЦБ РФ № 3210‑У — базовый документ по кассовым операциям. В нём описано, как оформлять поступления и выдачу наличных, вести кассовую книгу и рассчитывать остаток в кассе.
Наличные расчёты между компаниями и ИП не должны превышать 100 000 ₽ по одному договору. Это и другие правила установлены Указанием ЦБ РФ № 5348-У.
Онлайн-кассы и бланки строгой отчётности
Расчёты с клиентами регулирует Закон № 54-ФЗ. Он обязывает применять онлайн-кассу при оплате наличными, картой или переводом. Некоторый бизнес освобождён от ККТ и работает с бланками строгой отчётности (БСО). Например, при оказании бытовых услуг или сдаче помещений в аренду.
БСО равносилен чеку, поэтому его оформляют по общим требованиям. Для работы с бланками устанавливают специальные аппараты БСО-ККТ. Если не выдаёте чеки или БСО, получите штраф.
Упрощения для малого бизнеса
Если в компании работает до 100 человек и годовая выручка не превышает 800 млн ₽, можно не устанавливать лимит кассы. Для этого оформляют внутренний приказ. Без него лимит считают нулевым, при котором всю наличность в конце дня сдают в банк.
Бизнес на упрощёнке и патенте освобождён от ведения кассовой книги и бумажных ордеров. Но правила применения онлайн-кассы и выдачи чеков нарушать нельзя.
Зачем и как устанавливать лимиты кассы
Лимит кассы — это сумма наличных, которую можно оставить в конце дня. Деньги сверх лимита инкассируют в банк. Лимит нужен не только для соблюдения законов, но и для предотвращения кражи денег.
Микро- и малый бизнес могут работать без лимита. Для этого издают приказ о его отмене. В средних и крупных фирмах лимит обязателен. Подробнее рассказали в отдельной статье.
Лимит рассчитывают по поступлениям или расходам. В первом случае используют формулу:
Л = V / P х Nc, где:
- V — сумма поступлений за период,
- P — число рабочих дней,
- Nc — интервал между сдачами денег в банк.
Если чаще выдаёте наличные, рассчитывайте по расходам. Формула такая же, но вместо поступлений подставьте сумму выдач.
Например, за 60 рабочих дней в кассу поступило 600 000 ₽. ИП сдаёт деньги в банк каждые 5 дней. Считаем: 600 000 / 60 × 5 = 50 000 ₽ — в конце дня в кассе не должно оставаться больше 50 000 ₽.
Лимит можно превышать, если наличные нужны для выплаты зарплаты, отпускных или стипендий. Также в исключение попадают выходные и праздники, когда банки не работают. Деньги сверх лимита разрешают сдать в ближайший рабочий день.
Лимит утверждают приказом, в котором указывают расчёт, формулу и срок действия. Если хотите отменить ограничение, издайте приказ в свободной форме с формулировкой: «Отменить лимит остатка наличных на основании Указания ЦБ № 3210‑У».
Расчёты через QR-код и мобильное приложение банка — не наличные, поэтому на них не распространяется ограничение по сумме.
Как правильно оформлять операции с наличными
Документальное оформление наличных операций — основа кассовой дисциплины. Когда наведёте порядок, защититесь от споров с налоговой и возьмёте бизнес под контроль.
Приход и расход оформляют ордерами
Поступление наличных оформляйте бумажным или электронным приходным ордером по форме КО‑1, а выдачу — расходным по форме КО‑2.
Документы заполняйте в день операции. Указывайте сумму, получателя и назначение — например, «оплата по договору» или «выдача под отчёт». Деньги сотрудникам выдавайте под их подпись. Исправлять кассовые документы после оформления нельзя. Чтобы упростить работу, создайте шаблоны и автоматизированные формы.
Операции отражают в кассовой книге
Операции из ордеров записывайте в кассовую книгу по форме КО‑4. Это журнал, в котором фиксируют оборот наличных за день: приход, расход и остаток.
Страницы в бумажной книге пронумеруйте по порядку, прошнуруйте и подпишите. Электронную книгу заверьте ЭП и храните в защищённом виде.
Рабочий день заканчивайте после сверки кассы и заполнения книги, чтобы не потерять наличные деньги. Потом потратите больше времени, чтобы восстановить данные.
Храните документы минимум пять лет
Приходные и расходные ордера, кассовую книгу, БСО и чеки храните не менее пяти лет. Если документы связаны с выплатами сотрудникам — до 75 лет. Чтобы не потерять информацию, создайте реестр и сортируйте документы по годам. В электронном виде настройте регулярное резервное копирование.
Когда разрешено применять БСО
Бланк строгой отчётности (БСО) используют вместо чека, если оказывают услуги населению. Например, при аренде помещений или бытовом обслуживании.
БСО приравнивается к кассовому чеку, его оформляют через автоматизированную систему. Бумажную копию выдают клиенту, электронную — отправляют на почту или в мессенджер. Самостоятельно печатать шаблон нельзя — бланк должен быть защищён и содержать реквизиты организации.
Если перешли на ЭДО
Для электронных кассовых документов получите квалифицированную электронную подпись, которая подтверждает подлинность записей и заменяет личную подпись.
Ограничьте доступ к кассовой системе. Настройте пароли, ведите журнал входов и создайте график резервного копирования. Это поможет избежать сбоев и защитить данные.
Как упростить работу с кассой
- Назначьте ответственного за оформление ордеров.
- Каждый день проверяйте остаток в кассе.
- Убедитесь, что кассовая книга заполнена и подписана.
- Раз в месяц формируйте архив документов.
- Проведите инструктаж сотрудников по кассовой дисциплине.
Наличные расчёты между ИП и юрлицами
Когда платите другому ИП или организации наличными, соблюдайте лимит в 100 000 ₽. Он применяется к каждому соглашению, заключённому с контрагентом.
Лимит считают не за одну операцию, а по сумме всех платежей по договору. Например, если сначала заплатили 60 000 ₽, а потом ещё 50 000 ₽ — это уже превышение.
Если расплачиваетесь наличными с ИП или юрлицом, оформите документы, чтобы избежать штрафов:
- Договор — подтверждает, за что и на каких условиях передаёте деньги.
- Акт или накладная — показывает, что товар или услуга переданы.
- Расходный кассовый ордер — если вы платите.
- Приходный кассовый ордер — если получаете деньги.
- Кассовый чек или БСО — если работаете с онлайн-кассой.
Иногда предприниматели оформляют несколько договоров, чтобы каждый из них был меньше лимита. Но при проверке такие соглашения объединяют, если видно, что они касаются одной сделки. Тогда инспекторы признают нарушение правил и оштрафуют.
Чтобы избежать рисков, не платите наличными по договору более 100 000 ₽. Если сделка дороже, оставшуюся часть проводите по расчётному счёту.
За нарушение лимита обе стороны штрафуют по ст. 15.1 КоАП РФ. ИП и ответственные сотрудники платят 4000-5000 ₽, а организации — от 40 000 до 50 000 ₽.
Советы для предпринимателей
Чтобы не ошибаться в учёте наличных, не нужно быть бухгалтером. Усвойте простые правила, которые помогут навести порядок.
Подготовьте шаблоны документов. Скачайте и настройте формы ПКО (КО-1), РКО (КО-2) и кассовой книги (КО-4). Если хотите перейти на ЭДО и сократить объём бумажной документации, получите квалифицированную ЭП.
Проверяйте остаток каждый день. В конце рабочего дня пересчитывайте наличные, сравнивайте с кассовой книгой и проверяйте соблюдение лимита. На этой уйдёт 10-15 минут, но поможет вовремя заметить ошибки и избежать штрафов.
Проводите инвентаризацию раз в месяц. Пересчитывайте деньги, сверяйтесь с документами и составляйте акт. Лучше, если проверять будет комиссия из двух-трёх человек. Состав утверждайте приказом.
Обучите кассира. Объясните ему, как заполнять документы, когда подписывать и где хранить. Даже короткий инструктаж поможет избежать ошибок.
Автоматизируйте процессы. Онлайн-кассы, электронные БСО и ЭП позволяют оформлять документы за пару кликов. Это полезно в рознице и сфере услуг — меньше ручной работы и путаницы.
Коротко
- Оформляйте документы по наличным операциям: поступления — приходным ордером, выдачи — расходным. Записывайте в кассовую книгу, сколько получили и потратили.
- На конец дня остаток в кассе не должен превышать лимит. Если у вас микро- или малый бизнес, можете отказаться от лимита и не инкассировать остатки в банк.
- Если продаёте товары или услуги за наличные, выдавайте покупателям чек с онлайн-кассы. В редких исключениях разрешено использовать бланки строгой отчётности.
- Наличные расчёты с другими ИП и фирмами не должны превышать 100 000 ₽ по одному договору. Нельзя делить соглашения на части, чтобы вписаться в лимит.
- Храните кассовые документы не менее 5 лет. Документы по зарплате — до 75 лет. Надёжнее использовать электронный архив с резервным копированием.
- Назначьте ответственного за кассу, ежедневно проверяйте остаток, раз в месяц проводите инвентаризацию.
- Автоматизируйте процессы. Онлайн-кассы, электронные формы и квалифицированная ЭП помогут быстрее оформлять документы и снизить риски.
