Дистант и хоум-офис стали привычной частью нашей жизни. Рассказываем, как оформить на удалёнку нового сотрудника, как перевести уже работающего и как оформить приказ о переводе на дистант в чрезвычайной ситуации. Ещё в статье будет про работника-релоканта.
Читайте также:
Что считается удалённой работой
Удалённая или дистанционная работа — это когда работник делает свою работу вне стационарного рабочего места. А с директором и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работник необязательно находится дома за компьютером, работу можно делать откуда угодно, даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.
Удалённая работа бывает следующих видов:
Постоянная — когда работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома.
Временная — когда офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис.
Периодическая — когда удалёнка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис.
Временная в опасной ситуации — когда всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.
Удалёнку оформляют по документам — про них следующий раздел. Но бывает, что сотрудника отправили из офиса домой, а документы не оформили. Формально такой работник работает в офисе в установленные часы, а на деле получает задачи по электронке, делает работу на домашнем ноутбуке и отсылает руководству отчёты. Верховный Суд считает, что не оформленного должным образом удалёнщика нельзя уволить за прогул в офисе — Определение № 5-КГ19-106.
Как оформить удалённую работу
Удалёнку оформляют:
- трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удалённый формат;
- дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удалёнке договорились уже в процессе работы;
- приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.
Как оформить нового сотрудника
При приёме на удаленку с работником заключают трудовой договор и в нём оговаривают:
Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо — Письмо ГИТ Москвы.
Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время.
Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Плюс сроки: например, что стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день.
Порядок вызова в офис — например, что работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания.
Порядок передачи отчётов о работе — пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.
Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования. Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на всём своём — тогда ему полагается компенсация. Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2 000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.
Шаблон трудового договора с дистанционным сотрудником
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко. Тогда работодатель вносит запись о работе. Если у работника книжки нет или запись ему не нужна, сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Совсем не делать запись в трудовую нельзя.
Как вести электронную трудовую книжку
Как вести бумажную трудовую книжку
Как обмениваться документами
При найме сотрудника передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет.
По почте
В бумажном виде отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении.
- Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета. Если нужно — ещё справку об отсутствии судимости. СНИЛС работник должен получить самостоятельно.
С каких работников берут справку об отсутсвии судимости - Отправьте должностную инструкцию, приказы о приёме на работу и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.
- Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.
Через интернет
Вы должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. А работник такую же или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок. Получение и отправка одного документа через Диадок по стоит около 10 рублей. Электронная подпись для сотрудников — от 2 000 ₽.
Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Отправьте сотруднику бумажную версию договора в течение трех дней, если он просит — ст. 312.2 ТК РФ.
Как перейти на электронный кадровый документооборот
Как сотрудника перевести на удаленку
Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удалёнщика.
Шаблон дополнительного соглашения к трудовому договору
Как перевести работника на дистант в опасной ситуации
Работника или вообще весь штат можно перевести домой из-за опасности. И это не только эпидемия коронавируса, но и пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определённого процента штата на дистант.
В опасной ситуации на дистант отправляют на весь срок обстоятельств, ограничения в шесть месяцев нет.
Согласие работника не нужно, допсоглашение к трудовому договору тоже.
Работодатель выносит приказ о переводе на удаленку. Каждого работника знакомят с приказом — под живую или электронную подпись. Но если работники уже не могут прийти в офис, а электронных подписей у них нет, можно ознакомить с приказом любым другим способом: в общем чате или электронной рассылкой. Важно только, чтобы каждый работник отписался, что приказ прочитал — ст. 312.9 ТК РФ.
В приказе о переводе на дистант надо написать:
- что за опасная ситуация;
- список работников, переводимых на дистант;
- срок перевода — до момента окончания обстоятельств;
- порядок обеспечения оборудованием или возмещения расходов за своё;
- режим работы, порядок приёма задач, проверки электронной почты, созвонов, выезда в офис и сдачи отчётов.
Работать из дома бухгалтеру или дизайнеру не проблема. А вот водитель или аниматор детской комнаты делать свою работу на дистанте не смогут. Таким работникам на время действия опасной ситуации оформляют простой с оплатой в размере не менее двух третей оклада — ст. 312.9 и 157 ТК РФ.
Простой: отвечаем на вопросы работодателей
Удалёнщики из других городов и командировки
Если работник живёт в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные — Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1.
Если удалённый работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой — ст. 312.6 ТК РФ.
Статья: как отправить сотрудника в командировку
Трудовые гарантии на удаленке
На удалёнке у работника есть все обычные трудовые гарантии, как будто он ходит в офис: зарплата не ниже МРОТ два раза в месяц, отпуск 28 дней, больничные. Работодатель, как обычно, платит за сотрудника страховые взносы и налоги. Платить зарплату на удалёнке ниже нельзя — ст. 312.5 ТК РФ.
Если работник делает работу в городе, где по закону положены районный коэффициент и северная надбавка, то работодатель обязан доплатить их. Даже если организация находится в ином городе, где таких климатических надбавок нет. Например, дизайн-агентство зарегистрировано и находится в Москве. А его работник верстает макеты из Архангельска. Значит, дизайн-агенство обязано доплачивать дизайнеру коэффициент и надбавку, несмотря на то, что само оно к северу никакого отношения не имеет.
Статья: как считать районный коэффициент и северную надбавку
Заявление на отпуск, ознакомление с графиком отпусков и приказ об отпуске на конкретного работника можно оформить электронно с электронной подписью либо на бумаге по почте.
Чтобы получить больничный, в том числе по беременности, дистанционный работник направляет работодателю оригинал больничного листа по почте заказным письмом с уведомлением либо сообщает серию и номер электронного больничного — ст. 312.3 ТК РФ.
Удаленка из-за границы
Трудовой кодекс это не запрещает. Но Минтруд, считает, что так нельзя.
По мнению Минтруда, на удалёнку нельзя принять человека, живущего за границей: ни иностранца, ни соотечественника. Страны ЕАЭС, например, Беларусь — не исключение. Всё потому что наши законы не работают на чужой территории. Но сотрудничать по гражданско-правовому договору с таким человеком можно — Письма № 14-2/ООГ-245 и № 17-3/В-292.
Работник уехал из России
Бывает вот как. Удалённый работник жил в России, а потом уехал и стал постоянно жить за границей. Для сохранения сотрудничества Роструд говорит делать так:
- Расторгнуть с работником трудовой договор по п. 9 ст. 77 ТК РФ. Сделать это надо с даты его выезда за границу.
- На время проживания работника за границей заключить с ним договор ГПХ. По договору ГПХ у работника нет трудовых гарантий: отпуска, выходных, больничного. Но и быть на связи по восемь часов в день он не обязан.
- Когда работник вернётся — заключить с ним новый трудовой договор.
Роструд отмечал, что если не переоформить релоканта, работодателя могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для ИП — от 1 000 до 5 000 ₽, для компании — от 30 000 до 50 000 ₽. Мы не нашли дел, где за такое реально штрафовали.
Бывший сотрудник-релокант не может сотрудничать как самозанятый
По договору ГПХ с бывшим работником работодатель платит НДФЛ, страховые и социальные взносы — почти так же, как с зарплаты работника. К оплате это будет плюс 30%.
Самозанятый платит все налоги за себя сам. А заказчик за него — ни рубля. Чтобы сотрудничать с бывшим работником как с самозанятым должно пройти два года после его увольнения — п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.
Налоговики считают, что трудиться из-за границы можно
Минфин и ФНС не считают, что по трудовому договору нельзя работать за границей. Главное для налоговой — заплатить налоги за работника.
До 2024 года НДФЛ удалённого работника не удерживали и не платили, при условии, что он живёт за границей и стал нерезидентом.
С 2024 НДФЛ с такого дохода надо удерживать и платить, если работодатель — российская организация. Ставка — от 13 до 22% — ч. 1 п. 6.2 ст. 208 НК РФ.
Страховые и социальные взносы за удаленного работника работодатель платит всегда. В какой стране живёт работник — неважно.
Как все-таки быть с работником за границей
Рекомендуем перевести удаленщика на договор ГПХ — как говорит Минтруд. Так вы точно не нарушите закон.
